Compete ao Núcleo de Apoio, Gestão e Organização Administrativa:
- a)Apoiar os órgãos da Freguesia, designadamente:
- i)Dar apoio sobre assuntos específicos, conforme solicitação dos órgãos da Freguesia;
- ii)Propor a solicitação de pareceres jurídicos e sugerir soluções para melhorar o funcionamento administrativo da Autarquia;
- iii)Propor regulamentos e normas e zelar pelo seu cumprimento;
- iv)Coordenar a elaboração, execução e encerramento de processos de atribuição de apoios financeiros e não financeiros, nos termos do Regulamento de Atribuição de Apoios da Freguesia de Alvalade;
- v)Expedir e organizar as convocatórias, as ordens de trabalhos e a respetiva documentação relativa às matérias sujeitas a discussão e votação nas sessões dos órgãos da Freguesia;
- vi)Preparar e acompanhar as sessões dos órgãos da Freguesia;
- vii)Transcrever as atas das reuniões dos órgãos da Freguesia;
- viii)Coordenar e realizar todo o processo burocrático dos atos eleitorais, censos e recenseamento eleitoral;
- b)Prover à gestão e administração ordinária do património da Freguesia, designadamente:
- i)Identificar as necessidades de aquisição de bens móveis, nomeadamente materiais de consumo, equipamentos e viaturas, e propor a respetiva contratação;
- ii)Proceder ao armazenamento, conservação e reparação dos bens móveis da Freguesia, incluindo de toda a frota automóvel, propondo a implementação das respetivas medidas preventivas ou corretivas;
- iii)Coordenar e acompanhar a entrega ou cedência dos bens móveis da Freguesia;
- iv)Proceder à gestão do agendamento interno e externo de todos os serviços de transporte da Freguesia, desde a receção do pedido de transporte até à sua execução;
- v)Proceder à gestão e administração dos bens imóveis sob a responsabilidade da Freguesia, garantindo que se encontram em perfeitas condições de utilização, assegurando os respetivos contratos de manutenção, tais como limpeza e higienização, controlo de pragas e segurança contra a intrusão e incêndio;
- vi)Coordenar e acompanhar a cedência dos espaços integrados em edifícios sob a gestão da Freguesia;
- vii)Prover ao cumprimento de todas as obrigações legais ou regulamentares relativas aos bens móveis e imóveis da Freguesia, nomeadamente as concernentes a registos e inspeções obrigatórias;
- viii)Garantir a existência de contratos de seguro, procedendo à sua gestão, no que concerne a todos os bens imóveis da Freguesia e suas viaturas, bem como de todos os outros seguros relacionados com a atividade geral da Freguesia;
- c)Assegurar o tratamento do expediente geral e a organização do arquivo, designadamente:
- i)Proceder ao tratamento de toda a documentação, assegurando que se encontra atualizada, organizada e devidamente arquivada, procedendo, se for o caso, à respetiva publicitação;
- ii)Organizar o arquivo geral da Freguesia, compreendendo, para além da sua classificação e arrumação, a elaboração e atualização dos ficheiros de entrada e saída de documentação;
- iii)Executar as tarefas administrativas de caráter geral, não específicas de outros serviços ou de serviços que não disponham de apoio administrativo próprio.