A atribuição de distinções honoríficas ou de galardão da chave de honra do município ou de homenagem póstuma, previstos no presente regulamento, será titulada por diploma individual encimado pelo brasão do Município de Baião, assinado pelo Presidente da Câmara Municipal ou por quem legalmente o represente, autenticado com o selo branco e onde constarão os elementos essenciais da distinção e as datas da deliberação e da assinatura do documento.