A Divisão Administrativa e de Apoio Geral, Informática e Comunicação tem competências nas seguintes áreas de atuação:
1 - Setor de Serviços Gerais e Expediente;
2 - Gabinete Jurídico;
3 - Setor de Informática e Comunicação;
4 - Setor de Atendimento;
5 - Setor de Comunicação Social e Imagem.
1 - Setor de Serviços Gerais e Expediente
Ao Setor de Serviços Gerais e Expediente compete:
a) Assegurar a afixação de editais, anúncios, avisos e outros documentos a publicitar, nos locais e suportes a esse fim destinados;
b) Apoiar as operações de recenseamento eleitoral;
c) Apoiar a realização de eleições para os órgãos de soberania e do poder local;
d) Assegurar todas as tarefas de caráter administrativo, designadamente no que diga respeito a serviços militares, espetáculos ou outros;
e) Assegurar a organização de todos os processos e assuntos de caráter administrativo, quando não existam unidades orgânicas com essa vocação;
f) Organizar e manter atualizados os registos relativos a inumações, exumações, sepulturas perpétuas e jazigos;
g) Tratar dos processos de emissão de licenças de recinto;
h) Exercer as competências cometidas ao Município no âmbito dos transportes em veículos ligeiros de passageiros (transportes de aluguer) e ciclomotores;
i) Assegurar todo o apoio administrativo e logístico aos Órgãos da Autarquia designadamente, elaborar as atas das reuniões e sessões, tratamento e arquivo e divulgação e distribuição de informação;
j) Executar as tarefas administrativas necessárias para a realização de protocolos, contratos-programa e outros acordos;
k) Executar as tarefas administrativas necessárias para a realização de contratos a celebrar pelo funcionário que for designado como oficial público;
l) Assegurar a receção, digitalização, registo e classificação da correspondência e demais documentação recebida e enviada na autarquia e proceder à sua distribuição e arquivo;
m) Manter atualizados os ficheiros de suporte e controlo da correspondência recebida e enviada;
n) Assegurar a gestão processual de todas as candidaturas à concessão de apoio financeiro às atividades de interesse público municipal, desde a receção até à análise, aprovação e monitorização da execução, garantindo o cumprimento das normativas e critérios estabelecidos.
o) Fazer o registo centralizado de posturas, regulamentos e normas internas de serviço, organizando o respetivo arquivo e formulando propostas de atualização de taxas e tarifas;
p) Organizar e controlar o arquivo geral do Município;
q) Assegurar a limpeza do edifício da Câmara Municipal e respetivos mobiliário e equipamentos;
r) Assegurar outras tarefas ou serviços que lhe sejam determinados superiormente.
2 - Gabinete Jurídico
Ao Gabinete Jurídico compete:
a) Prestar apoio jurídico na elaboração de projetos de regulamentos e posturas, bem como de alteração das vigentes de forma a manter atualizado o ordenamento jurídico municipal;
b) Prestar apoio jurídico na análise de processos administrativos e dar os pareceres de natureza jurídica que lhe sejam superiormente solicitados;
c) Gerir e coordenar todos os processos de contraordenação, incluindo a instrução, análise e aplicação de coimas, nos casos em que a competência para a imposição da penalidade seja da responsabilidade da Câmara Municipal;
d) Assegurar a execução das ações fiscais, bem como todas as tarefas preparatórias e subsequentes;
e) Prestar apoio nos processos de expropriação até à sua conclusão;
f) Preparar, de acordo com orientações que lhe forem transmitidas, minutas de acordos, protocolos ou contratos a celebrar pelo município com outras entidades;
g) Acompanhar a negociação e execução de projetos envolvendo contrapartidas para o município, nomeadamente nos casos de permuta e de doações em cumprimento;
h) Elaborar regras de aplicação prática dos regimes legais que devam ser observadas pelos serviços municipais;
i) Promover a instrução e o desenvolvimento dos processos de inquérito e disciplinares a que houver lugar, por determinação do presidente ou pela Câmara Municipal;
j) Analisar e providenciar a divulgação, pelos membros do executivo municipal e pelos serviços municipais e pelo Setor de Comunicação Social e Imagem, da legislação publicada com interesse para a atividade da autarquia;
k) Informar e esclarecer na área da defesa do consumidor;
l) Assegurar o funcionamento do posto de atendimento do julgado de paz.
3 - Ao Setor de informática e Comunicação
1 - Ao setor de Informática e comunicação no âmbito dos sistemas informação e Comunicação de compete:
a) Elaborar, propor, implementar e rever o plano estratégico de aquisição, manutenção e atualização no que se refere a:
b) Software de gestão e administrativo;
c) Parque geral de equipamentos informáticos;
d) Redes de telecomunicações;
e) Redes de dados, interna e externa;
f) Gerir as infraestruturas e equipamentos incluídos no ponto anterior;
g) Definir a infraestrutura tecnológica base para todas as atividades relacionadas com os Sistemas de Informação;
h) Definir as características técnicas (avaliação e seleção) do hardware, software e outros componentes de informação afetos aos Sistemas de Informação;
i) Acompanhar mercados de tecnologia a nível de hardware e software e sensibilizar a estrutura organizativa para as potenciais vantagens da utilização dos meios tecnológicos analisados;
j) Assegurar o desenvolvimento de novas aplicações, de acordo com as necessidades e solicitações de informação dos serviços e com as evoluções registadas no software e hardware dos sistemas informáticos integrados nos sistemas de informação;
k) Disponibilizar serviços on-line por computador ou outras formas, permitindo a simplificação do acesso à informação aos munícipes, incluindo a uniformização de requerimentos e outros modelos de registo de informação;
l) Estabelecer e gerir contratos de manutenção e assistência a sistemas e/ou equipamentos informáticos integrados nos sistemas de informação e efetuar pequenas ações de manutenção de equipamentos informáticos;
m) Assegurar que os mecanismos de comunicação estão operacionais e estabelecer medidas de segurança do sistema informático;
n) Gerir recursos dos sistemas, nomeadamente as áreas de trabalho e acesso dos utilizadores;
o) Assegurar a realização de cópias de segurança;
p) Gerir e manter a rede de dados interna e externa e promover auditorias ao sistema;
q) Assegurar suporte, incluindo formação, aos utilizadores dos sistemas informáticos afetos aos Sistemas de informação;
r) Fornecer apoio técnico à informatização dos serviços no âmbito do SIG, de forma a garantir-se a existência de uma base de dados e a digitalização cartográfica.
s) Fornecer apoio técnico no âmbito do SIG Municipal, estabelecendo a necessária articulação informática com os demais serviços municipais igualmente responsáveis por produção de informação geográfica;
t) Fornecer apoio técnico no âmbito do SIG Municipal, estabelecendo a necessária articulação informática com as demais plataformas internas e externas, designadamente a desmaterialização de processos de operações urbanísticas, o WebSIG e o fornecimento de plantas de localização e extratos dos planos;
2 - Ao setor de Informática e comunicação no âmbito da Gestão da Qualidade, compete:
a) Identificar e caracterizar os setores e a forma de modernização e inovação dos serviços e, propor novos procedimentos e novas práticas de gestão, através da dinamização da implementação e gestão de um sistema de gestão da qualidade da Câmara;
b) Efetuar a gestão do controlo de regulamentos, procedimentos ou outros documentos do sistema de gestão da Câmara;
c) Dinamizar a realização de planos de auditorias internas e externas ao Sistema de Gestão da Câmara, com vista a analisar e avaliar, em termos de eficiência e eficácia a atividade prosseguida pelos serviços;
d) Coordenar e promover o cumprimento dos requisitos do sistema de gestão da qualidade aprovado;
e) Dinamizar a melhoria continua do sistema de gestão da Câmara através do estabelecimento de objetivos setoriais e da sua avaliação, através de ações do tratamento de não conformidade e da implementação de ações corretivas e preventivas;
f) Conjuntamente com o Setor de Atendimento, assegurar o acompanhamento das reclamações, sugestões e da satisfação dos munícipes relativamente aos requisitos da qualidade dos serviços prestados;
g) Propor e dinamizar em colaboração com restantes serviços, medidas de correção e de melhoria do serviço prestado, que se revelem necessárias à satisfação do munícipe, dos colaboradores ou que possam contribuir para uma melhoria da eficiência e eficácia dos serviços internos;
h) Promover iniciativas de divulgação de conceitos e práticas da qualidade, bem como ações de sensibilização para a qualidade junto dos colaboradores do município de Resende;
i) Promover a certificação de qualidade de serviços, na medida e nas áreas que reunirem condições para tal.
4 - Setor de Atendimento
Ao Setor de Atendimento compete:
a) Apoiar os munícipes no seu relacionamento com o município, ao nível do atendimento e informação geral quanto ao tratamento de assuntos do seu interesse;
b) Organizar e gerir o serviço permanente de atendimento, receção e encaminhamento de sugestões, reclamações e pedidos de informação, transmitindo aos munícipes interessados o resultado das diligências efetuadas;
c) Assegurar informação relativa à defesa do consumidor;
d) Recolher e difundir matéria informativa dos vários serviços para um efetivo esclarecimento dos munícipes;
e) Encaminhar os munícipes, que não possam ser atendidos no setor, para os diversos serviços municipais;
f) Facultar a consulta de regulamentos e posturas municipais;
g) Elaborar e submeter à apreciação um relatório anual de atividades desenvolvidas;
h) Proceder ao atendimento telefónico da linha verde e prestar todas as informações que sejam solicitadas por essa via;
i) Prestar informações específicas sobre assuntos concretos solicitados pelos munícipes;
j) Assegurar o correto esclarecimento, sobre a forma e processo, dos munícipes apresentarem as reclamações em matérias do âmbito das atividades da Câmara Municipal;
k) Coordenar as atividades dos gabinetes de apoio aos cidadãos existentes no município;
l) Receber e encaminhar todas as reclamações, críticas e sugestões apresentadas pelos munícipes;
m) Proceder periodicamente à auscultação dos munícipes de modo a conhecer as suas opiniões sobre os serviços prestados;
n) Elaborar e submeter a aprovação superior, propostas que visem melhorar o relacionamento entre os munícipes e os serviços da autarquia;
o) Controlar o acesso de pessoas ao edifício dos Paços do Concelho.
5 - Setor de Comunicação Social e Imagem
Ao Setor de Comunicação Social e Imagem compete:
a) Recolher, analisar e difundir toda a informação veiculada pelos órgãos de comunicação social e pelo Diário da República referentes ou de interesse para o concelho e para a ação municipal, manter organizado o arquivo de documentação de notícias com interesse para o concelho;
b) Proceder à recolha de propostas de inclusão no Boletim Municipal, sujeitando-as à apreciação e decisão do executivo autárquico;
c) Assegurar a correta edição e distribuição do Boletim Municipal e de outra documentação informativa e a atualização do site da Câmara Municipal;
d) Elaborar e editar comunicados, brochuras e outra documentação informativa destinada a manter a população informada sobre as atividades dos órgãos municipais e da autarquia;
e) Dar cobertura e apoiar, com recurso a meios fotográficos e audiovisuais e outros, as iniciativas organizadas pelo município e pelos seus serviços, e promover a sua divulgação;
f) Participar ativamente no desenvolvimento de ações de promoção do município e de divulgação da sua imagem, sempre que superiormente solicitado;
g) Planear, gerir e atualizar a presença institucional do município nas redes sociais e noutros canais digitais de comunicação, garantindo uma imagem coerente e atualizada;
h) Elaborar e executar planos de comunicação e campanhas institucionais, em articulação com os órgãos municipais e demais serviços;
i) Assegurar a resposta atempada e adequada a pedidos de informação dos órgãos de comunicação social, bem como a preparação de pontos de situação, notas e dossiês de imprensa;
j) Preparar discursos, mensagens, notas introdutórias e outros conteúdos de comunicação para os eleitos locais, sempre que solicitado;
k) Apoiar a organização e comunicação de cerimónias, sessões solenes, conferências de imprensa e outros eventos institucionais do município, em articulação com os serviços competentes;
l) Coordenar a publicidade do município nos órgãos de comunicação social;
m) Coordenar, em conjunto com as outras unidades orgânicas, a implantação de mobiliário urbano de publicidade e informação;
n) Assegurar a aquisição, leitura, análise e recorte de imprensa nacional e regional e organizar o respetivo arquivo;
o) Assegurar a organização e manutenção de um ficheiro de entidades e individualidades para expedição da informação municipal e outra documentação da Câmara Municipal;
p) Manter organizados os arquivos da documentação editada ou recolhida, registando-a;
q) Prestar apoio em material informativo aos outros serviços do município.