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Artigo 12.º — Estrutura e Competências da Área de Assuntos Institucionais

Vigente desde: 27/02/2024
  1. 1 -À Área de Assuntos Institucionais compete planear, executar e avaliar as iniciativas institucionais desenvolvidos na direta dependência do Presidente, em articulação com os restantes serviços, bem como a supervisão das componentes técnica, logística e administrativa associadas às atividades e projetos monitorizados no âmbito das diferentes Unidades de Coordenação e das Unidades de Missão do ISCSP-ULisboa.
  2. 2 -A Área de Assuntos Institucionais compreende os seguintes Núcleos e Serviços:
    1. a)Núcleo de Relações Públicas;
    2. b)Serviço de Apoio aos Órgãos de Gestão;
    3. c)Serviço de Apoio às Unidades de Coordenação;
    4. d)Serviço de Expediente e Arquivo;
  3. 3 -Ao Núcleo de Relações Públicas compete:
    1. a)Apoiar técnica, logística e administrativamente a organização de iniciativas académicas e científicas, internas e externas desenvolvidos na direta dependência do Presidente em articulação com os restantes serviços;
    2. b)Apoiar as atividades decorrentes das Unidades de Missão;
    3. c)Analisar a organização de iniciativas nas suas diversas dimensões, estabelecendo planos estratégicos que possibilitem criar e estreitar relações com toda a comunidade académica e demais intervenientes;
    4. d)Promover, junto dos docentes, dos investigadores, do pessoal não docente e dos estudantes a divulgação das várias iniciativas realizadas no ISCSP-ULisboa;
    5. e)Receber e instruir os processos de deslocação do Pessoal Docente, Investigadores e Pessoal não Docente do ISCSP-ULisboa;
    6. f)Gerir e manter atualizado os contactos com as instituições congéneres e parceiros com as quais o ISCSP-ULisboa mantém ligações;
    7. g)Providenciar ao Conselho de Gestão toda a informação decorrente das iniciativas, com vista à tomada de decisão;
    8. h)Controlar e registar nos suportes próprios a atribuição de espaços e salas;
    9. i)Assegurar a organização e boa conservação do arquivo específico deste Núcleo;
  4. 4 -Ao Serviço de Apoio aos Órgãos de Gestão compete:
    1. a)Prestar apoio direto ao Presidente e Diretor Executivo do ISCSP-ULisboa, cabendo-lhe monitorizar a agenda e todas as atividades desenvolvidas pelo Presidente e Diretor Executivo do ISCSP-ULisboa;
    2. b)Apoiar administrativamente os órgãos de gestão do Instituto, nomeadamente, Conselho de Escola, Conselho Científico e Conselho Pedagógico, em estreita colaboração com as Unidades de Coordenação, com as áreas operacionais e com os gabinetes autónomos;
    3. c)Apoiar as tarefas conducentes à comunicação entre os membros dos órgãos;
    4. d)Proceder ao envio das convocatórias para as respetivas reuniões;
    5. e)Organizar o expediente de cada órgão de gestão;
    6. f)Secretariar as reuniões e proceder à redação das respetivas atas;
    7. g)Organizar o expediente resultante das reuniões e proceder à respetiva distribuição pelos diferentes serviços;
    8. h)Assegurar a organização e boa conservação do arquivo específico do Secretariado de Apoio aos Órgãos de Gestão.
  5. 5 -Ao Serviço de Apoio às Unidades de Coordenação compete:
    1. a)Apoiar as atividades de gestão das Unidades de Coordenação, nomeadamente na elaboração e atualização de documentos estratégicos respeitantes às mesmas;
    2. b)Apoiar técnica, logística e administrativamente a organização de iniciativas que decorram pelas Unidades de Coordenação, em articulação com os restantes serviços;
    3. c)Providenciar ao Conselho de Gestão toda a informação decorrente das iniciativas das Unidades de Coordenação, com vista à tomada de decisão;
    4. d)Apoiar na elaboração de candidaturas de projetos a programas de financiamento nacional e internacional e na execução de outras atividades de ligação à sociedade e de valorização do ISCSP-ULisboa;
    5. e)Apoiar nas sessões de acolhimento aos novos estudantes;
    6. f)Apoiar na preparação dos relatórios de atividades das respetivas unidades;
    7. g)Apoiar na elaboração de propostas de contratação/ renovação de pessoal docente;
    8. h)Apoiar na gestão do orçamento/ realização de despesas respeitantes a cada Unidade de Coordenação;
    9. i)Assegurar a organização e boa conservação do arquivo específico do Serviço de Apoio às Unidades de Coordenação.
  6. 6 -Ao Serviço de Expediente e Arquivo compete:
    1. a)Rececionar, registar e classificar toda a correspondência recebida e expedida;
    2. b)Efetuar todo o expediente que lhe seja solicitado;
    3. c)Assegurar uma adequada circulação de documentos e respetivas normas com as restantes áreas operacionais e com os gabinetes autónomos;
    4. d)Assegurar a organização e boa conservação do arquivo geral do Instituto em tudo o que não incumba especialmente aos demais serviços;
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