Regulamento

Regulamento n.º 255/2019

Regulamento de Cedência e Utilização de Espaços dos SASUC

Objeto

O presente Regulamento estabelece as condições gerais de cedência e de utilização dos espaços dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra (SASUC).

Artigo 2.º

Atividades

1 -Os espaços dos SASUC, cuja cedência se encontra definida no presente Regulamento, poderão ser utilizados para a realização de atividades/eventos da comunidade académica da Universidade de Coimbra (UC).
2 -Os espaços referidos no número anterior poderão, igualmente, ser requisitados para a realização de atividades/eventos a organizar por entidades que não pertençam à comunidade académica da UC.
3 -A cedência referida nos números anteriores encontra-se sujeita à autorização do/a Administrador/a dos SASUC, reservando-se os SASUC o direito de não autorizar a cedência de espaços.
4 -Sempre que seja solicitado pelo/a requerente, ao evento a realizar no espaço cedido poderá estar associada a prestação de serviços de catering pelos SASUC.
5 -O Centro Cultural Dom Dinis (CCDD) dispõe de regras de funcionamento próprias previstas no artigo 9.º e seguintes do presente Regulamento.

Artigo 3.º

Requisição

1 -Os pedidos de autorização para cedência dos espaços deverão ser efetuados com a antecedência mínima de 30 (trinta) dias sobre a data pretendida para utilização do espaço.
2 -Os pedidos referidos no n.º 1. deverão ser realizados por escrito e dirigidos ao/à Administrador/a dos SASUC, através do endereço de correio eletrónico [email protected], dele devendo constar os dados seguintes:
1. a)Identificação e contacto do/a responsável pela realização do evento;
2. b)Descrição do evento a realizar;
3. c)Identificação do espaço gerido pelos SASUC que pretende utilizar;
4. d)Data pretendida para a realização do evento, com especificação das horas de início e de termo;
5. e)Número estimado de participantes no evento;
6. f)Identificação da entidade a quem deverá ser faturado o serviço, com indicação do número de identificação fiscal e morada;

Artigo 4.º

Critérios e procedimentos a observar na análise do pedido

1 -Na análise do pedido efetuado nos termos do artigo anterior serão tidos em conta os seguintes aspetos:
1. a)Cumprimento do prazo estipulado n.º 1 do artigo anterior para apresentação do pedido;
2. b)Disponibilidade do espaço requisitado para as datas indicadas pelo/a requerente;
3. c)Adequabilidade do espaço ao número estimado de participantes no evento;
4. d)Capacidade de resposta dos SASUC, tendo em conta os meios a afetar ao pedido;
5. e)No caso de o/a requerente já ter requisitado anteriormente um espaço e de haver histórico de ter provocado danos no espaço ou ter tido responsabilidade pelos mesmos, será feita uma avaliação do risco associado a uma nova cedência, podendo a mesma ser negada.
2 -A autorização do pedido de cedência é comunicada ao/à requerente pela mesma via adotada no n.º 2 do artigo anterior, sendo este/a informado/a também das condições de cedência e utilização do espaço.
3 -O/A requerente deverá aceitar as condições da cedência, por escrito, no prazo de 48 horas após a comunicação referida no número anterior.
4 -No procedimento de requisição de espaços dos SASUC não há lugar a deferimento tácito.

Artigo 5.º

Condições de cedência e de utilização do espaço

1 -A utilização do espaço cedido ao abrigo do presente Regulamento deverá ser sempre efetuada com respeito pelas normas de boa conservação dos espaços e equipamentos que eventualmente lá existam.
2 -A cedência do espaço implica o pagamento de uma caução, cujos termos se encontram estabelecidos no artigo seguinte.
3 -Para além da caução prevista no número anterior, a cedência do espaço pressupõe ainda o pagamento de um montante de 30,00 (euro) por cada hora de utilização do mesmo, ao qual acresce IVA à taxa legal em vigor.
4 -Quando esteja em causa a realização de convívios públicos, que impliquem cobrança de entradas e/ou venda de bens alimentares pela organização do evento, será sempre aplicável a lei em vigor, nomeadamente a que diz respeito à instalação e funcionamento de recintos de espetáculos e licenciamento de recintos itinerantes e improvisados, designadamente o disposto: i) no Decreto-Lei n.º 309/2002, de 16 de dezembro, na sua redação atual, que regula a instalação e o funcionamento de recintos de espetáculos, no âmbito das competências das câmaras municipais, ii) no Decreto-Lei n.º 268/2009, de 29 de setembro, que estabelece o licenciamento dos recintos itinerantes e improvisados, iii) o Decreto Regulamentar n.º 34/1995, de 16 de dezembro, que aprova o Regulamento das Condições Técnicas e de Segurança dos Recintos de Espetáculos e Divertimentos Públicos e iv) o Decreto-Lei n.º 23/2014, de 14 de fevereiro, que aprova o regime de funcionamento dos espetáculos de natureza artística e de instalação e fiscalização dos recintos fixos destinados à sua realização bem como o regime de classificação de espetáculos de natureza artística e de divertimentos públicos.
5 -Nos casos previstos no número anterior, o/a requerente fica obrigado a contratualizar um seguro de responsabilidade civil para garantir a cobertura de danos que possam vir a ocorrer durante a realização do convívio.
6 -Sem prejuízo do pagamento da caução, em situações devidamente fundamentadas e autorizadas pelo/a Administrador/a dos SASUC, não será devido o pagamento do valor/hora estipulado no n.º 3, nomeadamente quando exista protocolo celebrado entre instituições e os SASUC que legitime tal exceção.
7 -A limpeza e arrumação do espaço cedido, bem como a remoção de equipamentos que lá tenham sido colocados pelo/a requerente, é da responsabilidade da entidade responsável pela organização do evento.

Artigo 6.º

Caução

1 -De forma a fazer face a eventuais prejuízos causados pelo evento, o/a requerente deverá entregar uma caução no montante estipulado no anexo ao presente Regulamento, a ser paga de uma das seguintes formas:
1. a)Através de transferência bancária, enviando o comprovativo da mesma para [email protected], identificando o evento para o qual foi feita a transferência;
2. b)Na Tesouraria dos SASUC, localizada na Rua Guilherme Moreira, n.º 12, em Coimbra.
2 -O montante a prestar a título de caução é diferenciado tendo em conta o número de participantes no evento e conforme sejam requerentes entidades/pessoas pertencentes à comunidade académica da UC ou entidades/pessoas externas à comunidade UC.
3 -No caso de o/a requerente não proceder ao pagamento do montante referido no número anterior até ao dia que antecede o evento, os SASUC reservam-se ao direito de proceder ao cancelamento da cedência do espaço.

Artigo 7.º

Inspeção do espaço cedido

1 -Autorizado o pedido de cedência, o/a requerente, acompanhado por um/a responsável dos SASUC, procederá à inspeção do espaço cedido, previamente à respetiva utilização no âmbito do evento.
2 -O/A requerente atestará a conformidade do espaço através da assinatura do Termo de Responsabilidade (SAS_Im0175_Termo_Responsabilidade_Utilizacao_Espacos).
3 -Com a assinatura do Termo de Responsabilidade previsto no número anterior, serão entregues ao/à requerente as chaves do espaço.
4 -O espaço e as respetivas chaves deverão ser devolvidos aos SASUC pelo/a requerente, após a realização do evento e respetiva limpeza e arrumação do espaço, a qual será efetuada de acordo com os termos de cedência do espaço nos termos do n.º 3 do artigo 4.º do presente Regulamento.
5 -Na data agendada para entrega das chaves, um/a responsável dos SASUC acompanhará o/a requerente na realização de nova inspeção ao espaço para atestar a conformidade do mesmo após a realização do evento, tendo em consideração o registo inicial no Termo de Responsabilidade previsto no n.º 2.
6 -Se o espaço cedido estiver nas mesmas condições em que foi inicialmente entregue ao/à requerente, o/a responsável pelos SASUC disso informa os Serviços, para que se proceda à devolução da caução prestada nos termos do artigo 5.º
7 -No caso de o espaço cedido não ter sido entregue devidamente limpo e arrumado, será retirado da caução o montante necessário à execução de trabalhos de limpeza do espaço, o qual será definido pelos SASUC considerando o estado geral do espaço e o valor/hora a cobrar pelos referidos trabalhos.

Artigo 8.º

Danos no espaço cedido

1 -Se, após realização da inspeção referida no n.º 5 do artigo anterior, forem detetados danos no espaço ou nos equipamentos lá existentes, os mesmos serão identificados e devidamente atestados, quer pelo/a responsável dos SASUC, quer pelo/a requerente, no Termo de Responsabilidade referido no n.º 2 do artigo anterior.
2 -Após a deteção dos danos, será feita uma avaliação dos mesmos pelo Núcleo de Manutenção e Conservação dos SASUC, para posterior orçamentação das reparações ou reposição de equipamento(s) a que deva haver lugar.
3 -Na sequência do disposto no número anterior, o/a requerente é notificado/a, por escrito, pelos SASUC, sendo informado/a do montante orçamentado para reparação dos danos detetados e de que irá ser acionada a caução entregue nos termos do artigo 5.º do presente Regulamento, para pagamento dos mesmos.
4 -No caso de o orçamento pela reparação dos danos provocados ser superior ao montante entregue a título de caução, conforme previsto no n.º 2 do artigo 5.º do presente Regulamento, o/a requerente será notificado/a pelos SASUC para proceder ao pagamento do montante remanescente, no prazo de 10 dias úteis a contar da receção da notificação.

Artigo 9.º

Centro Cultural Dom Dinis

1 -O CCDD é um espaço destinado à promoção de eventos de índole académica, cultural e formativa, sendo também admitida a realização de colóquios, debates, workshops, exposições, apresentações de livros e outras atividades, desde que previamente autorizadas pelo/a Administrador/a dos SASUC, dependendo também da disponibilidade do referido espaço.
2 -Dada a especificidade do CCDD, não é permitida a realização de convívios académicos no espaço em referência.
3 -À requisição do espaço do CCDD para realização dos eventos/atividades referidas no n.º 1 aplica-se o disposto nos artigos 3.º e 4.º do presente Regulamento.
4 -O CCDD dispõe de uma tabela de preços própria, disponível para consulta no site institucional dos SASUC, sendo certo que se aplica o disposto no artigo 6.º do Regulamento no que diz respeito à caução.
5 -Sempre que requerido, ao evento/atividade a realizar poderá estar associado serviço de catering, a fornecer pelos SASUC.
6 -Quando seja organizada uma atividade/evento no CCDD, não há lugar à entrega de chaves do referido espaço à entidade organizadora, sendo todo o apoio logístico assegurado pela Divisão de Oferta Integrada de Serviços (DOIS).
7 -À organização de eventos/atividades no CCDD aplica-se o disposto no n.º 4 do artigo 5.º do Regulamento, havendo ainda obrigatoriedade de, dependendo da natureza do evento/atividade, proceder à contratualização de um seguro de responsabilidade civil para garantir a cobertura de eventuais danos que ocorram.
8 -A limpeza do CCDD após a realização da atividade/evento é garantida pela DOIS, à exceção de eventos cuja organização implique o envolvimento de um número de participantes superior a 100, caso em que caberá à entidade organizadora providenciar pela limpeza e arrumação do espaço.
9 -Em alternativa, caberá à entidade organizadora da atividade/evento comparticipar a limpeza do espaço cedido.

Artigo 10.º

Horário de funcionamento do Centro Cultural Dom Dinis

1 -O CCDD funciona no período compreendido entre as 9h00 e as 17h00, de segunda a sexta-feira, em dias úteis.
2 -O horário referido no n.º 1 do presente artigo, é alargado sempre que haja lugar a eventos que, pela sua natureza, vão para além das 17h00.
3 -Sempre que requisitado, o CCDD estará aberto aos fins de semana e feriados, no horário que seja solicitado pelo/a requerente.

Artigo 11.º

Espaço Galeria do Centro Cultural Dom Dinis

1 -O espaço galeria poderá ser cedido para exposições, tendo em conta o horário de funcionamento do CCDD previsto no artigo anterior.
2 -A cedência do Espaço Galeria para exposições será gratuita quando o evento tiver como fim a mostra do espólio do(s) autor(es).
3 -No caso de a exposição ter cariz comercial, aplica-se a Tabela de Preços do CCDD, prevista no n.º 4 do artigo 9 do presente Regulamento.
4 -Tratando-se de período de exposição inferior a um mês, o valor a liquidar será proporcional ao período contratualizado.
5 -O(s) autor(es) do espólio, é(são) responsável(eis) por todo o material exposto, devendo assegurar a contratualização de seguro adequado, estando os SASUC livres de qualquer responsabilidade por danos e/ou furtos ocorridos.

Artigo 12.º

Entrada em vigor)

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

27 de fevereiro de 2019. - O Reitor, João Gabriel Silva.

ANEXO

(ver documento original)

312131656

Artigo 5.º

Condições de cedência e de utilização do espaço

1 -A utilização do espaço cedido ao abrigo do presente Regulamento deverá ser sempre efetuada com respeito pelas normas de boa conservação dos espaços e equipamentos que eventualmente lá existam.
2 -A cedência do espaço implica o pagamento de uma caução, cujos termos se encontram estabelecidos no artigo seguinte.
3 -Para além da caução prevista no número anterior, a cedência do espaço pressupõe ainda o pagamento de um montante de 30,00 (euro) por cada hora de utilização do mesmo, ao qual acresce IVA à taxa legal em vigor.
4 -Quando esteja em causa a realização de convívios públicos, que impliquem cobrança de entradas e/ou venda de bens alimentares pela organização do evento, será sempre aplicável a lei em vigor, nomeadamente a que diz respeito à instalação e funcionamento de recintos de espetáculos e licenciamento de recintos itinerantes e improvisados, designadamente o disposto: i) no Decreto-Lei n.º 309/2002, de 16 de dezembro, na sua redação atual, que regula a instalação e o funcionamento de recintos de espetáculos, no âmbito das competências das câmaras municipais, ii) no Decreto-Lei n.º 268/2009, de 29 de setembro, que estabelece o licenciamento dos recintos itinerantes e improvisados, iii) o Decreto Regulamentar n.º 34/1995, de 16 de dezembro, que aprova o Regulamento das Condições Técnicas e de Segurança dos Recintos de Espetáculos e Divertimentos Públicos e iv) o Decreto-Lei n.º 23/2014, de 14 de fevereiro, que aprova o regime de funcionamento dos espetáculos de natureza artística e de instalação e fiscalização dos recintos fixos destinados à sua realização bem como o regime de classificação de espetáculos de natureza artística e de divertimentos públicos.
5 -Nos casos previstos no número anterior, o/a requerente fica obrigado a contratualizar um seguro de responsabilidade civil para garantir a cobertura de danos que possam vir a ocorrer durante a realização do convívio.
6 -Sem prejuízo do pagamento da caução, em situações devidamente fundamentadas e autorizadas pelo/a Administrador/a dos SASUC, não será devido o pagamento do valor/hora estipulado no n.º 3, nomeadamente quando exista protocolo celebrado entre instituições e os SASUC que legitime tal exceção.
7 -A limpeza e arrumação do espaço cedido, bem como a remoção de equipamentos que lá tenham sido colocados pelo/a requerente, é da responsabilidade da entidade responsável pela organização do evento.