- 1 -Por deliberação do conselho geral a OSAE deve disponibilizar aos associados sistemas de arquivo digital dos documentos autenticados ou de importância similar, emitidos pelos associados ou por terceiros e depositados junto dos mesmos, em plataforma eletrónica, que garanta o acesso ao depósito e consulta dos documentos pelo associado credenciado para o efeito.
- 2 -O arquivo digital da OSAE permite a gestão de um conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma ou suporte material, produzidos ou recebidos pelo solicitador ou agente de Execução, no decurso das suas funções ou atividades.
- 3 -O arquivo digital deve garantir a preservação, fidedignidade, integridade, segurança, autenticidade, durabilidade e acessibilidade dos ficheiros nele depositados.
- 4 -A gestão do arquivo digital é da responsabilidade do conselho geral, que deve fixar as regras de acesso, forma de certificação, codificação e emolumentos aplicáveis.
- 5 -O depósito de documentos em arquivo digital deve ser acompanhado de recibo de entrega que deve conter a identificação dos ficheiros e os códigos correspondentes, devendo este ser assinado pelo solicitador requisitante.
- 6 -Pelo arquivo digital são devidos emolumentos.
Artigo 13.º — Arquivos digitais geridos pela OSAE
Vigente desde: 20/06/2017