O pedido de utilização de um veículo deverá ser subscrito pelo responsável máximo do serviço em modelo próprio, contendo obrigatoriamente informação relativa ao serviço requisitante, data do pedido e assinatura do responsável, horário de utilização (dia e hora da saída e previsão de chegada), destino e eventual necessidade de motorista ou utilização em auto condução.