Art.º 9 · Regulamento n.º 351/2017 — Condições das Remessas e Procedimentos

1 -Na transferência da documentação para o AM, os órgãos, serviços e departamentos municipais devem observar os seguintes procedimentos:
1. a)Enviar livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
2. b)Enviar livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
3. c)Enviar os documentos nos suportes originais, devidamente limpos, acomodados em pastas e ou caixas, numeradas e identificadas, adequadas às sua dimensões;
4. d)Enviar os documentos organizados, classificados e ordenados.
2 -A identificação de documentos reunidos em pastas ou caixas deve ser efetuada em impresso próprio e conter os seguintes elementos:
1. a)Identificação da instituição (ex. Câmara Municipal da Maia);
2. b)Identificação do Departamento/Divisão e/ou do Serviço (ex. Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade/Divisão de Finanças e Património/Unidade de Contratação Pública);
3. c)Série;
4. d)Assunto;
5. e)Código de Classificação (caso exista);
6. f)N.º de caixa ou pasta;
7. g)Datas extremas (ex. 01/01/2015 - 05/01/2015).
3 -Os processos e requerimentos deverão, sempre que possível, ser devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto do responsável do serviço de origem.
4 -A documentação a remeter deve ser sempre acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, caso estes existam.
5 -Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos, entre outros) são enviados com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
6 -Os processos devem ser individualizados em capas uniformes.
7 -Na preparação dos documentos a remeter, devem os serviços produtores diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente clipes, elásticos, agrafes, entre outros.
8 -Os conjuntos documentais remetidos devem manter a sua integridade.
9 -A documentação produzida em aplicações informáticas e/ou digitalizada deve transitar por via eletrónica para o AM.

Artigo 9.º — Condições das Remessas e Procedimentos

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