Art.º 8 · Regulamento n.º 36/2020 — Formalidades da remessa

1 -As remessas dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada a identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa deve ser feita em duplicado, ficando um exemplar no serviço de arquivo, sendo o outro devolvido ao serviço de origem;
4. d)O duplicado da guia de remessa pode ser utilizado provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências e demais informação pertinente.
2 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo I e II, ao presente Regulamento.
3 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
4 -Nas remessas devem ser observados alguns procedimentos técnicos, designadamente:
1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentam na sua forma original ou quando as unidades documentais assim o exijam;
2. b)Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
3. c)No seu suporte original, devidamente acondicionada e identificada no exterior com os seguintes elementos:
  Designação da Divisão/Serviço/Gabinete;
  Identificação do conteúdo;
  Código de classificação
  Datas extremas;
  Número de caixa ou pasta.
5 -Toda a documentação a incorporar no Arquivo Municipal, nomeadamente, atas, contratos, escrituras, registos, processos e requerimentos, deverá ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, em suporte de papel e ou eletrónico, obrigatoriamente relacionados na guia.
6 -Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.

Artigo 8.º — Formalidades da remessa

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