Regulamento do Arquivo Municipal do Município de Torre de Moncorvo
Definição
Objeto
O Arquivo Municipal contém, sob sua responsabilidade, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
Missão
O Arquivo Municipal tem como missão assegurar a gestão da documentação à sua guarda e colaborar com os serviços competentes na transferência, avaliação, seleção, eliminação, comunicação e difusão da mesma, assegurando a sua preservação e tratamento.
Competências e atribuições
Compete ao Arquivo Municipal:
Enquadramento orgânico
O Arquivo Municipal encontra-se na dependência direta do Presidente da Câmara ou do vereador com competência delegada.
SUBCAPÍTULO I
Recolha de documentação
Transferência e receção da documentação
Prazos de incorporação
Formalidades da remessa
Designação da Divisão/Serviço/Gabinete;
Identificação do conteúdo;
Código de classificação
Datas extremas;
Número de caixa ou pasta.
Livros findos
Os livros findos, designadamente, atas, contratos, escrituras, registos, devem ser enviados ao Arquivo Municipal, com toda a documentação que lhe é inerente e respetivos índices.
Processos e requerimentos
Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, em sua substituição, deverá constar uma folha de desanexação de documentos, registando a paginação do mesmo e a assinatura e visto do responsável pelo respetivo serviço.
Processos de obras
Do incumprimento aos requisitos
O Arquivo Municipal poderá recusar todos os envios que não cumpram os requisitos estabelecidos.
Aquisição de documentação para Arquivo Histórico
SUBCAPÍTULO II
Organização, avaliação e seleção da documentação
Organização orçamental
A organização do património documental do Município é feita segundo as etapas do ciclo de vida dos documentos.
Avaliação documental
Comissão de avaliação
Seleção da documentação
SUBCAPÍTULO III
Eliminação da documentação
Proposta de eliminação
Compete ao Arquivo Municipal propor a eliminação dos documentos, depois de consultados os serviços respetivos e cumpridas as determinações legais.
Eliminação de documentos
Formalidades da eliminação
Modo de eliminação
SUBCAPÍTULO I
Tratamento
Tratamento documental
Instrumentos de descrição
O Arquivo Municipal elaborará os instrumentos de descrição que considere adequados: roteiros, guias, inventários, catálogos, registos e índices.
SUBCAPÍTULO II
Conservação
Conservação da documentação
Transferência de suportes
Plano de emergência
O Arquivo Municipal elaborará e manterá atualizado um plano de emergência para atuar rapidamente em caso de se produzir um sinistro, assim como um programa de documentos essenciais que garanta a segurança perante possíveis desastres que possam colocar em perigo a conservação da documentação e da informação que contém.
SUBCAPÍTULO I
Acessibilidade e comunicabilidade
Acessibilidade
Comunicabilidade
Reproduções
SUBCAPÍTULO II
Difusão
Consulta
Requisitos
Casos não contemplados
Os casos de consulta não contemplados deverão ser submetidos à apreciação do técnico superior de arquivo e autorizados mediante despacho do Presidente da Câmara ou vereador com competência delegada, com indicação dos seguintes elementos:
Requisição pelos serviços
Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas serão fornecidos mediante autorização escrita do Presidente da Câmara ou do vereador com competência delegada para o efeito, sem prejuízo das restrições impostas por lei.
Formalidades de requisição
Revalidação da requisição
Devolução da documentação
Empréstimos
Empréstimo para exposições
Deveres do utilizador
A fim de garantir a conservação dos documentos de arquivo, deve o utilizador cumprir os seguintes procedimentos:
Proibições
É expressamente proibido:
Sanções
Responsável técnico pelo Arquivo Municipal
Ao responsável pelo Arquivo Municipal, compete no âmbito das suas funções dirigir, orientar, controlar e executar toda a atividade arquivística inerente à função, nomeadamente:
Funcionários do Arquivo Municipal
Compete aos funcionários do Arquivo Municipal, consoante a sua formação e sob orientação do responsável:
Relatório e plano de atividades
Casos omissos
Revisão
O presente Regulamento será revisto com uma periodicidade de 5 anos ou sempre que se revele necessário para mais correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.
Entrada em vigor
O presente Regulamento entrará em vigor após a sua publicação nos termos legais.
16 de dezembro de 2019. - O Presidente da Câmara Municipal, Dr. Nuno Jorge Rodrigues Gonçalves.
ANEXOS
ANEXO I
Auto de entrega
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de remessa de documentos
(a preencher em duplicado)
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)
ANEXO IV
Requisição de documentos
(ver documento original)
ANEXO V
Empréstimo de documentação para exposições
Procedimentos
Normas de empréstimos de documentação para exposições
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para a difusão dos fundos arquivísticos. É frequente solicitar documentos ao Arquivo Municipal para exposições, o que pode originar percas ou deteriorações. Por este motivo, deverão tomar-se todas as medidas necessárias para eliminar aqueles riscos.
Com este objetivo elaboraram-se as seguintes normas:
A entidade organizadora da exposição deverá solicitar, por escrito, com suficiente antecedência (no mínimo 60 dias antes da data prevista para a saída), o empréstimo de documentos que deseja expor, dirigindo-se para tal ao Senhor Presidente da Câmara Municipal de Torre de Moncorvo.
O requerimento de empréstimo contém os procedimentos obrigatórios a cumprir no empréstimo da documentação para exposição.
Os documentos só podem sair do Arquivo Municipal mediante autorização concedida por despacho do Senhor Presidente da Câmara Municipal de Torre de Moncorvo, ou do vereador do pelouro com competência, após informação do Arquivo Municipal que por seu lado só entregará os documentos, se tiver em seu poder a notificação do referido despacho.
O Senhor Presidente da Câmara Municipal de Torre de Moncorvo, fundamentará a sua decisão de autorizar a saída dos documentos com base na informação favorável do Serviço de Arquivo.
Se o estado de conservação das peças ou as circunstâncias da exposição assim o aconselharem, não será concedida autorização.
Todos os documentos que saíram do Arquivo Municipal, deverão estar protegidos por uma apólice de seguro, durante o período de tempo que estiverem fora. O Município de Torre de Moncorvo fixará o valor de cada peça, objeto de empréstimo. Esta avaliação será incluída no despacho de autorização.
A entidade organizadora efetuará o contrato de seguro com uma seguradora de sua escolha pelo valor previamente estabelecido.
A entidade organizadora da exposição só poderá retirar as espécies a emprestar do Arquivo mediante a entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida.
Os documentos retirados do Arquivo por pessoal devidamente credenciado, mediante a assinatura de um auto de entrega. Se necessário indicar-se-á no auto o estado de conservação dos documentos emprestados.
Não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a dois meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução.
Os encargos com embalagem e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição.
É aconselhável que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados por uma empresa especializada.
Pode admitir-se que o expositor realize a embalagem com os funcionários do Arquivo Municipal, com a condição de que os documentos sejam devidamente protegidos e envolvidos a fim de evitar a deterioração das peças por qualquer acidente.
Em determinados casos, quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe, poderão exigir-se embalagens especiais.
Todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado deverá ser reproduzido em, suporte digital ou fotografia, pelo Município de Torre de Moncorvo, antes da sua entrega. Os encargos desta reprodução ficarão sempre a cargo da entidade organizadora da exposição.
Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á ficando as respetivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição.
A entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites de autorização de saída de curta e média duração, bem como dos trâmites alfandegários.
A entidade organizadora da exposição deverá garantir em termo próprio, a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (deteção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade - humidade relativa entre 50 e 60 %, temperatura - entre 16 a 20 Cº, luz iluminação artificial indireta próxima dos 50lux), correta instalação das peças em vitrinas fechadas, com a possibilidade de renovação de ar, não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, etc., que possa danificá-las.
Não é permitida a reprodução e dos documentos emprestados sem autorização expressa do Município de Torre de Moncorvo.
O material associado à divulgação da exposição (catálogo, revistas, desdobráveis, site, etc.) da exposição, deverá identificar a entidade detentora dos documentos.
Deverão ser enviados ao Município de Torre de Moncorvo pelo menos dois exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo Municipal e à Biblioteca Municipal.
Concluída a exposição os documentos serão devolvidos, findo o prazo fixado no Despacho que autorizou o empréstimo.
Ao receber os documentos, e antes de assinar o auto de receção correspondente, o Arquivo Municipal procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos.
Se alguma anomalia se verificar, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á conta desta ao Senhor Presidente da Câmara Municipal para o caso de terem de ser exigidas responsabilidades.
312876558