Constituem deveres da entidade organizadora:
- a)Comunicar ao Instituto Português do Desporto e Juventude (IPDJ), a data de abertura de cada campo de férias com a antecedência mínima de 20 dias úteis;
- b)Indicar a denominação e número de registo, em todos os locais de atendimento da Câmara Municipal;
- c)Elaborar o plano pedagógico e de animação;
- d)Assegurar o acompanhamento permanente dos(as) participantes, através de uma equipa técnica composta, no mínimo, pelos seguintes elementos:
Um(a) Coordenador(a);
Um(a) Monitor(a) por cada grupo de seis participantes com idades entre os 6 e os 9 anos.
Um(a) Monitor(a) por cada grupo de dez participantes com idades entre os 10 e os 17 anos.
- e)Dividir os(as) participantes por faixas etárias, garantindo o bom funcionamento das atividades e salvaguarda das condições de segurança;
- f)Analisar os pedidos dos(as) participantes de mudança de grupo, tendo em conta as características do(a) participante/grupo, o número de vagas e o rácio monitor(a)/participante.
- g)Cumprir o programa definido, salvo motivos ponderosos de ordem técnica, meteorológica ou de força maior;
- h)Dar prévio conhecimento às entidades competentes e aos(às) representantes legais de alterações no programa inicial da atividade;
- i)Informar o(a) Delegado(a) de Saúde, as entidades policiais e o corpo de bombeiros da área onde o campo de férias vai decorrer, da sua realização, com uma antecedência mínima de quarenta e oito horas face ao início das respetivas atividades, devendo ainda fornecer-lhes indicação da respetiva localização e calendarização;
- j)Celebrar um contrato de seguro que cubra acidentes pessoais dos(as) participantes, nos termos da lei;
- k)Assegurar a existência de espaço e meios adequados ao desenvolvimento das atividades previstas;
- l)Assegurar o cumprimento das normas relativas ao transporte coletivo de crianças e jovens;
- m)Garantir que, caso as atividades se realizem nas praias, estas sejam devidamente concessionadas ou em condições de segurança garantida por uma pessoa coletiva de direito público;
- n)Disponibilizar livro de reclamações, nos termos da legislação em vigor;
- o)Manter disponível um ficheiro atualizado no qual constem os seguintes elementos:
Cronograma de atividades;
Projeto pedagógico e de animação;
Regulamento dos Campos de Férias;
Lista identificativa dos(as) participantes e respetiva idade;
Contactos e declaração de autorização dos(as) representantes legais dos(as) participantes;
Apólices dos seguros obrigatórios;
Contactos dos centros de saúde, hospitais, autoridades policiais e corporações de bombeiros mais próximos dos locais onde se realizam as atividades;
Ficha sanitária individual (Cópia do Boletim de saúde das crianças e jovens, ou do boletim de vacinas);
Identificação do pessoal técnico, documentos comprovativos das respetivas qualificações e declaração que conforme a aptidão física e psíquica para o desempenho das funções;
Autos de vistoria, conforme previsto na Legislação que estabelece o regime jurídico de acesso e de exercício da atividade de organização de Campos de Férias.