Art.º 28 · Regulamento n.º 403/2019 — Divisão de Administração Geral

1 -À Divisão de Administração Geral compete, genericamente:
1. a)Apoiar o órgão executivo no desenvolvimento das atividades administrativas e legalmente definidas;
2. b)Assegurar de modo integrado as atividades de carácter administrativo e de recursos humanos;
3. c)Assegurar a gestão dos recursos humanos;
4. d)Promover e assegurar a valorização e rentabilização do património;
5. e)Assegurar a gestão, manutenção de todos os ativos, e respetivas infraestruturas;
6. f)Assegurar a atividade administrativa da Junta;
7. g)Assegurar a circulação da informação necessária ao funcionamento dos serviços;
8. h)Monitorizar as competências afetas a cada subunidade e serviço que integram a respetiva unidade.
2 -A Divisão de Administrativa Geral compreende ainda sua desagregação nos seguintes "Serviços" as quais compete genericamente:
1. 2.1 -Serviço de Contabilidade:
2. a)Organizar a função em termos de órgãos, recursos, meios e procedimentos;
3. b)Executar ou participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução orçamental;
4. c)Proceder à classificação de documentos e ao respetivo registo;
5. d)Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente e de acordo com as regras do POCAL, e/ou SNC-AP, consoante o diploma em vigor;
6. e)Assegurar o relato financeiro da Junta de acordo com as regras do POCAL, e/ou SNC-AP, consoante o diploma em vigor;
7. f)Emitir os documentos de receita e despesa, bem como os demais documentos que suportem os registos contabilísticos;
8. g)Proceder diariamente à receção e conferência dos documentos de receita;
9. h)Registar e controlar o processamento de despesa a nível de cabimentação, compromisso, liquidação e pagamento;
10. i)Organizar o processo administrativo de despesa;
11. j)Receber e conferir as propostas de despesas, procedendo à respetiva cabimentação;
12. k)Emitir requisições externas/ficha de adjudicação, correspondentes aos respetivos compromissos;
13. l)Proceder à conferência de faturas com a respetiva requisição externa ou contrato, assim como, ao seu registo contabilístico;
14. m)Emitir ordens de pagamento após a observância das normas legais em vigor;
15. n)Submeter a autorização superior os pagamentos;
16. o)Proceder à conferência da folha de caixa e resumo diário da tesouraria com os diários de receita e despesa;
17. p)Conferir e promover a regularização dos fundos de maneio, nos prazos legais;
18. q)Elaborar as relações de transferências correntes e de capital para efeitos de publicitação;
19. r)Assegurar todos os elementos necessários à elaboração das modificações aos documentos previsionais;
20. s)Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico;
21. t)Efetuar periodicamente reconciliações de contas correntes;
22. u)Proceder às reconciliações bancárias mensalmente;
23. v)Organizar, controlar e arquivar todos os documentos de receita e de despesa, segundo o classificador económico;
24. w)Assegurar o expediente do serviço;
25. x)Reencaminhar cópia das faturas referentes a bens a imobilizar, em formato PDF, bem como o processo de aquisição, ao Serviço de Imobilizado;
26. y)Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação de prestação de contas das gerências findas;
27. z)Assegurar as obrigações na área da Fiscalidade;
28. aa)Produzir a informação financeira, solicitada pelos outros órgãos Municipais;
29. bb)Remeter ao Tribunal de Contas, à Contabilidade Pública e aos departamentos centrais os elementos obrigatórios por lei.
30. 2.2 -Serviço de Tesouraria e Bancos:
31. a)Manter devidamente processados, escriturados e atualizados os documentos de tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade autárquica;
32. b)Elaborar os diários de tesouraria e resumos diários, remetendo-os com esta periodicidade ao Serviço de Contabilidade;
33. c)Proceder à arrecadação da receita;
34. d)Receber e conferir os elementos constantes das guias de recebimento;
35. e)Assegurar o registo de todos os recebimentos, com base nas guias de recebimento emitidas pelos serviços emissores;
36. f)Assegurar uma correta gestão do fundo de maneio e fundos fixos de caixa;
37. g)Efetuar depósitos e transferências de fundos;
38. h)Assegurar que a importância em numerário existente em caixa não ultrapassa o montante adequado às necessidades diárias;
39. i)Acompanhar o Controlo das contas bancárias;
40. j)Controlar os dados bancários (todas as contas) no sistema informático;
41. k)Verificar as condições necessárias aos pagamentos;
42. l)Dar cumprimento às ordens de pagamento após verificação das necessárias condições legais;
43. m)Efetuar todos os pagamentos com base em documentação prévia e competentemente autorizados;
44. n)Registar as entradas e saídas de fundos relativos às operações de Tesouraria;
45. o)Registar os pagamentos efetuados, no diário de caixa (ou Tesouraria);
46. p)Manter atualizada informação diária sobre o saldo de tesouraria das operações orçamentais e das operações de tesouraria.
47. 2.3 -Serviço de Imobilizado:
48. a)Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis pertencentes à UFASSAV;
49. b)Proceder à identificação, codificação, classificação, registo, etiquetagem e movimentação dos bens informaticamente;
50. c)Proceder à verificação física periódica dos bens do imobilizado, conferindo com os registos, procedendo prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso;
51. d)Proceder ao processo de abate dos bens obsoletos nos termos legais;
52. e)Arquivar os documentos respetivos.
53. 2.4 -Serviço de Recursos Humanos:
54. a)Proceder à administração dos recursos humanos distribuídos pelos diferentes serviços e propor critérios de recrutamento e seleção;
55. b)Promover os estudos necessários à gestão previsional dos efetivos;
56. c)Executar as ações administrativas referentes ao recrutamento, provimento, transferência, promoção e cessação de funções do pessoal, bem como lavrar contratos de pessoal;
57. d)Coordenar os programas ocupacionais com o IEFP;
58. e)Realizar a instrução dos processos administrativos relativos a estágios;
59. f)Assegurar o acolhimento de novos colaboradores;
60. g)Zelar pela aplicação da legislação sobre pessoal;
61. h)Coordenar e apoiar o processo de avaliação de desempenho SIADAP;
62. i)Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;
63. j)Diagnosticar as necessidades de formação;
64. k)Executar medidas com vista à permanente formação e valorização;
65. l)Implementar os requisitos da medicina, segurança, higiene e saúde no trabalho, incluindo controlo e disponibilização de fardamento e equipamento de proteção individual.
66. m)Fazer o tratamento administrativo de acidentes de trabalho;
67. n)Assegurar o atendimento aos colaboradores;
68. o)Coordenar a instrução dos processos disciplinares;
69. p)Instruir processos disciplinares.
70. 2.5 -Serviço de Assiduidade e Vencimentos:
71. a)Proceder ao registo de análise da picagem de ponto;
72. b)Promover a verificação de faltas ou licenças por doença;
73. c)Processar salários, remunerações acessórias e contribuições legais, de modo a enviar atempadamente toda a informação necessária ao Serviço de Contabilidade;
74. d)Executar as ações administrativas na aplicação informática referentes ao recrutamento, provimento, transferência, promoção e cessação de funções do pessoal;
75. e)Gerar ficheiro das transferências bancárias a efetuar relativas aos salários;
76. f)Gerar os recibos dos vencimentos;
77. g)Assegurar arquivo de cópia dos processamentos efetuados.
78. 2.6 -Serviços Administrativos:
79. a)Assegurar o registo de toda a atividade administrativa;
80. b)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência, publicações e outros documentos internos;
81. c)Registar, afixar, datar, publicitar, e endereçar avisos, editais, anúncios, regulamentos, normas de serviço, circulares e despachos genéricos;
82. d)Assegurar o correto funcionamento do sistema de gestão documental;
83. e)Assegurar a cópia e digitalização de todos os documentos e das informações necessárias aos restantes serviços;
84. f)Executar tarefas de auxílio aos diferentes serviços nomeadamente, distribuição e recolha de expediente pelas diversas unidades e edifícios da UFASSAV, bem como entidades externas;
85. g)Proceder diariamente à entrega/recolha, nos CTT, da correspondência dirigida ou enviada aos órgãos da UFASSAV;
86. h)Proceder à organização do sistema corrente e histórico de arquivo de documentação e providenciar pela sua atualização;
87. i)Assegurar o atendimento telefónico encaminhando as chamadas para os serviços competentes;
88. j)Gerir toda a informação e documentação disponível ao nível da Internet;
89. k)Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços;
90. l)Definir as especificações dos bens ou serviços a adquirir;
91. m)Planear a aquisição de bens e serviços;
92. n)Definir os moldes em que se vai realizar o processo aquisitivo de bens e serviços;
93. o)Elaborar documentação de suporte aos processos de aquisição de bens e serviços;
94. p)Lançar, acompanhar e adjudicar a aquisição de bens ou serviços;
95. q)Rececionar, armazenar e distribuir os bens adquiridos;
96. r)Fornecer a informação necessária para se proceder à correta contabilização, imputação e pagamento dos bens e serviços adquiridos;
97. s)Controlar os custos com bens e serviços adquiridos;
98. t)Avaliar a qualidade dos bens e serviços adquiridos e a atuação dos fornecedores;
99. u)Assegurar o alinhamento e informação permanente sobre os stocks.
100. 2.7 -Serviço de Atendimento e Atestados:
101. a)Realizar o atendimento aos Cidadãos, prestando esclarecimentos, recebendo pedidos e procedendo ao encaminhamento da informação para os serviços competentes sempre que necessário;
102. b)Assegurar o atendimento do público e receção de requerimentos;
103. c)Proceder à Emissão de atestados, registo e licenciamento de canídeos, no âmbito das competências da UFASSAV;
104. d)Proceder à liquidação e cobrança das taxas relativas aos atos praticados, prestando contas e entregando os valores cobrados no serviço de Tesouraria;
105. e)Implementar um sistema de controlo que assegure que o tempo de espera para atendimento é aceitável;
106. f)Assegurar o atendimento telefónico;
107. g)Fornecer fotocópias simples e/ou autenticadas de documentos em arquivo.
108. 2.8 -Serviço de comunicação e imagem
109. a)Concretizar a edição de publicações de carácter informativo regular que visem a promoção e divulgação das atividades da Junta de Freguesia e as deliberações e decisões dos órgãos, designadamente através da Internet, e Publicações Próprias;
3 -Além das competências previstas no número anterior, compete ainda à Divisão de Administração Geral, à Unidade de Serviços Financeiros, Recursos Humanos e Administrativa e demais serviços, exercer as funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores.

Artigo 28.º — Divisão de Administração Geral

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