Art.º 37 · Regulamento n.º 405/2021 — Conferência

1 -Todas as faturas, fatura-recibo, faturas simplificadas, notas de débito e de crédito, recebidas, são de imediato encaminhados para o serviço de Planeamento e Gestão Financeira que procederá ao seu registo inicial - "Faturas em receção e conferência".
2 -No caso de faturas que acompanhem a mercadoria entregue, deve o trabalhador que as rececionou proceder de acordo com o disposto no artigo anterior.
3 -Caso existam faturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".
4 -Aquando da receção da fatura o serviço de Planeamento e Gestão Financeira, o trabalhador designado para o efeito inscreve ou apõe carimbo com a data em que aquela foi recebida.
5 -O registo das faturas é efetuado até ao 2.º dia útil seguinte à data da sua receção.
6 -O serviço de Planeamento e Gestão Financeira processa os documentos após confronto da fatura com o auto de medição de trabalhos executados, caso se trate de empreitadas, ou, no caso de bens adquiridos, com o documento que suportou a entrega e com a requisição externa ou os documentos de aquisição externa ou, quando se justifique, cópia do contrato associado à requisição.
7 -A existência de diferenças entre a fatura e o documento de aquisição externa tem de ser justificada pelo serviço emissor da requisição, excluindo-se apenas as divergências resultantes de alterações fiscais ou arredondamentos.
8 -Sempre que seja necessário que o serviço requisitante confira a fatura, este dispõe de 1 dia útil para o efeito, após o que a remete para o serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
9 -Da conferência deve constar informação clara e precisa da receção dos bens e sua localização inequívoca, ou da prestação do serviço, a data de confirmação do documento, a assinatura, o cargo e a identificação legível do trabalhador que procede à sua conferência.
10 -Após processamento da fatura o serviço de Planeamento e Gestão Financeira deve:
1. a)Informar o serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, para que, sendo caso, promovam a inventariação, seguro e demais registos, nos termos da lei;
2. b)Registar na Contabilidade de Custos, de acordo com os princípios e demais critérios definidos no (SNC-AP), relativa à contabilidade de gestão definido pela Norma de Contabilidade Pública 27, para apuramento de custos e imputação ao respetivo centro de custos;
3. c)Conferir, caso haja, a nota de lançamento de movimentação de stock - gerada pelo movimento referido no n.º 3 do artigo 36.º;
4. d)Arquivar por fornecedor e por ordem cronológica ascendente;
5. e)Proceder ao envio de cópias dos documentos ao serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, nos casos em que não tenham sido previamente enviadas.
11 -A fatura deve conter evidência de todas as conferências e registos de que tenha sido objeto. No caso de faturas eletrónicas, não sendo possível apor as conferências e registos diretamente no documento, estas menções são colocadas em campos próprios do processo.

Artigo 37.º — Conferência

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