Os métodos e procedimentos de controlo das existências permitem, designadamente, assegurar que:
- 1 -A cada local de armazenagem de existências corresponda um responsável nomeado para o efeito;
- 2 -O armazém apenas faz entregas mediante solicitação e a qual terá sempre suporte documental (pedido interno) ou informático) devidamente autorizado pelo responsável do serviço requisitante, devendo do mesmo constar obrigatoriamente indicação, de forma clara, completa e com o máximo rigor indicação do bem ou serviço (a que se destina a requisição de material) e fundamentação da necessidade tendo por finalidade uma correta imputação e consequente apuramento de custos pela contabilidade de gestão.
- 3 -Os registos nas fichas de existências são feitos por trabalhadores que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;
- 4 -As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
- 5 -As regularizações referidas no número anterior, apenas podem ser efetuadas com autorização do responsável com competência para o efeito, e apenas terem sido efetuadas todas as diligências necessárias para a identificação das causas das divergências encontradas.