Requisição
- 1 -Qualquer serviço do Município pode solicitar ao AMV documentação administrativa, por meio de requisição devidamente assinada.
- 2 -A requisição de documentos ao AMV será feita, obrigatoriamente, através da Requisição Interna de Documentos, Anexo IV ao presente regulamento.
- 3 -A permissão de requisição de documentos ao AMV fica limitada à lista de nomes de funcionários autorizados para o efeito.
- 4 -No AMV deve constar o registo com os nomes, assinaturas e rubricas dos responsáveis dos serviços e funcionários autorizados a visar as requisições.
- 5 -O AMV fornece aos serviços requisitantes os respetivos modelos de requisições, que devem ser numeradas por ordem sequencial em cada ano civil.
- 6 -O Original da Requisição Interna de Documentos é dirigida ao AMV e a cópia deve permanecer no arquivo do serviço requisitante.
Devolução
- 1 -Os documentos requisitados devem ser devolvidos ao AMV no prazo máximo de 30 dias, em igual estado de conservação e ordenação.
- 2 -Só a título excecional e mediante prévia autorização do Presidente da Câmara Municipal, este prazo poderá ser ampliado.
- 3 -Findo aquele prazo, o responsável do arquivo transmitirá ao Presidente da Câmara Municipal as infrações eventualmente cometidas, após informação aos responsáveis do serviço requisitante sobre o incumprimento do prazo fixado.
- 4 -No ato de devolução o serviço requisitante apresenta a respetiva Cópia da Requisição Interna de Documentos, na qual será aposto o carimbo do Arquivo Municipal, com a assinatura do funcionário que a recebeu e data de devolução, após conferida a integridade física da documentação.
- 5 -A verificação da integridade e da ordem interna da documentação pode ser efetuada entre o funcionário do arquivo e o funcionário responsável pela devolução.
- 6 -Detetada a falta de peças o a desorganização da documentação, o AMV deverá devolve-lo ao serviço requisitante e solicitar a regularização da situação.
- 7 -O AMV deverá dar baixa da requisição e arquivar o original da Requisição Interna de Documentos por um período de cinco anos.