Art.º 9 · Regulamento n.º 486/2017 — Procedimentos

1 -Na transferência da documentação para o arquivo, os vários serviços devem observar os seguintes procedimentos:
1. a)Os documentos serão enviados nos respetivos suportes originais devidamente acomodados e identificados;
2. b)Devem ser acondicionados os documentos em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;
3. c)Devem, de igual modo, encontrar-se organizados, classificados e ordenados, nos termos da legislação em vigor;
4. d)Todas as remessas devem ser acompanhadas de um Auto de Entrega a título de prova, cujo modelo consta do Anexo I ao presente Regulamento;
5. e)A conferência da Guia de Remessa (Anexo II do presente Regulamento) respetiva terá de ser obrigatoriamente efetuada pelos responsáveis dos serviços produtores da documentação e serviço de arquivo;
6. f)Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado, da paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço;
7. g)Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e os anos a que se reporta.
2 -No caso dos processos de obras, deverá ser indicado o número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários.
3 -Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços produtores diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.
4 -A documentação transferida deve ser sempre acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, obrigatoriamente relacionados na guia.

Artigo 9.º — Procedimentos

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