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Artigo 3.º — Transferência de documentação

Vigente desde: 31/12/2009
  1. 1 -Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzida taxa de utilização deve ser remetida ao Arquivo Histórico do MAOT de acordo com o estipulado no presente Regulamento, ou em regulamento do serviço produtor.
  2. 2 -A transferência da documentação obedece a um calendário estabelecido entre os responsáveis do serviço produtor e do Arquivo Histórico do MAOT, competindo a este último a coordenação dos trabalhos.
  3. 3 -O envio da documentação será precedido, obrigatoriamente, de um contacto entre o serviço produtor e o Arquivo Histórico do MAOT, de forma a possibilitar uma melhor gestão do espaço físico existente.
  4. 4 -Na transferência da documentação devem ser observados os seguintes procedimentos:
    1. 4.1 -Os documentos são enviados nos respectivos suportes originais devidamente numerados e identificados;
    2. 4.2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais;
    3. 4.3 -Todas as remessas são acompanhadas de um Auto de Entrega (anexo I), a título de prova, e de uma Guia de Remessa (anexo II) com a identificação da documentação a transferir;
    4. 4.4 -A Guia de Remessa é preenchida em duplicado e assinada pelos intervenientes, sendo o original arquivado no Arquivo Histórico do MAOT e o duplicado entregue ao serviço produtor da documentação;
    5. 4.5 -Na preparação dos documentos a transferir, os serviços devem diligenciar a eliminação de duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente, agrafos, alfinetes, clips, elásticos.
  5. 5 -A documentação transferida deve ser acompanhada, sempre que possível, dos respectivos registos, índices, ficheiros ou elementos de referência.
  6. 6 -O Arquivo Histórico do MAOT disponibilizará informação relativa ao preenchimento da Guia de Remessa e ao acondicionamento da documentação.
  7. 7 -As disposições contidas nos números 3 a 6 do presente artigo são igualmente aplicáveis à incorporação de documentação proveniente de serviços, organismos e entidades entretanto extintos.

Histórico de Alterações

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Em vigor desde 31/12/2009

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