5.1 - Disponibilidades em Caixa:
1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor de €5.000,00 (cinco mil euros), salvo situações devidamente justificadas pelo trabalhador a exercer funções de Tesoureiro e autorizadas pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.
2 - Poderão ser autorizados fundos fixos de caixa a atribuir a trabalhadores que exerçam funções de atendimento ao público e com responsabilidade pela cobrança em numerário de receitas municipais em locais distintos da Tesouraria.
3 - A constituição dos fundos fixos de caixa, cujo valor será definido caso a caso, deverá ser autorizada pela Câmara Municipal, com possibilidade de delegação no Presidente, mediante informação devidamente fundamentada da unidade Orgânica a que pertence o trabalhador e com parecer favorável do Chefe da Divisão de Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças. Os fundos fixos de caixa devem ser repostos até 31 de dezembro de cada ano ou assim que o trabalhador deixe de exercer as funções que justificaram a sua atribuição.
5.2 - Responsabilidade do Tesoureiro
1 - O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário sob sua responsabilidade, a realizar pelos trabalhadores que não exerçam quaisquer funções na Tesouraria, e que para o efeito forem designados pelo dirigente responsável pela Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, nas seguintes situações:
a) Semestralmente, em dia a fixar pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, e sem aviso prévio;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
d) Quando for substituído o trabalhador com funções de Tesoureiro.
2 - São lavrados termos da contagem dos fundos, montantes e documentos sob a responsabilidade do Tesoureiro e assinados pelos seus intervenientes. No final e no início do mandato do órgão executivo, os termos de contagem devem também ser obrigatoriamente assinados pelo Presidente da Câmara ou Vereador do pelouro e pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.
3 - Em caso de substituição do trabalhador com funções tesoureiro, os termos de contagem serão assinados igualmente pelo Tesoureiro cessante.
4 - O trabalhador com funções de tesoureiro responde diretamente perante o órgão executivo pelo conjunto dos fundos, montantes e documentos que lhe são confiados. Os outros trabalhadores e agentes em serviço na Tesouraria respondem perante o Tesoureiro pelos seus atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.
5 - Para efeitos do previsto no número anterior, o Tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento mensal, no último dia de cada mês, das contas relativas a cada posto de cobrança, transmitindo as ocorrências ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.
6 - Havendo lugar à devolução de cheques por falta ou insuficiência de provisão, o trabalhador com funções de tesoureiro expedirá de imediato, sob registo, ofício ao devedor e ao sacador para, no prazo de cinco dias úteis, ser regularizada a situação, mediante pagamento da importância respetiva acrescida das despesas de devolução que tenham sido debitadas pela instituição bancária.
7 - Na falta de cumprimento do prazo previsto no ponto anterior, o trabalhador com funções de tesoureiro remeterá o cheque para cobrança coerciva, dando conhecimento ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças e ao Serviço de Contabilidade.
5.3 - Abertura e Movimentação de Contas Bancárias
1 - A abertura e o encerramento de Contas Bancárias devem ser propostas pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças ao Senhor Presidente da Câmara ou Vereador com responsabilidades na área financeira, para submissão a deliberação do Órgão Executivo, em conformidade com o ponto 2.9.10.1.2. das considerações técnicas do POCAL.
2 - As contas bancárias são movimentadas simultaneamente pelo presidente do órgão executivo, ou por outro membro deste órgão em quem ele delegue, e pelo tesoureiro ou seu adjunto.
3 - Os movimentos nas Contas Bancárias, associados a pagamentos, devem privilegiar as “Transferências Bancárias”. A utilização de cheque deverá ser residual e justificada no processo de pagamento. Caso os pagamentos por transferência bancária sejam processados por ficheiro, devem ser emitidos no Serviço de Contabilidade e carregados no sistema de “home banking” do banco respetivo.
4 - Os cheques requisitados pelo Município às instituições de Crédito, devem conter a expressão “não à ordem”.
5 - Os cheques devem ser emitidos no Serviço de Contabilidade e apensos à respetiva ordem de pagamento, previamente ao despacho de autorização de pagamento pelo órgão competente.
6 - Todos os cheques não preenchidos ficam à guarda do serviço de contabilidade.
7 - Todos os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados sequencialmente pelo serviço de contabilidade.
8 - Todos os cheques cujo prazo de validade tenha expirado devem ser imediatamente inutilizados devendo ser elaborado relatório, com identificação dos cheques inutilizados, os quais deverão ser arquivados conjuntamente.
9 - As autorizações de débito em conta devem estar arquivadas juntamente com os respetivos contratos no Serviço de Contabilidade.
10 - Reconciliação Bancária:
a) A Tesouraria deve manter permanentemente atualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da autarquia.
b) O Serviço de Contabilidade deve efetuar uma reconciliação bancária trimestralmente, por escrito, relativamente ao trimestre anterior, através de um trabalhador designado para o efeito pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças e que não tenha responsabilidade na Tesouraria.
c) Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, por período superior a 30 dias, estas são averiguadas, prontamente regularizadas e comunicadas ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.
5.4 - Contas de Terceiros
5.4.1 - Circuito de registo e conferência de faturas
1 - Nos termos definidos na presente norma, as aquisições de bens e serviços devem ser promovidas pela Subunidade Orgânica de Aprovisionamento e Economato (SOAE), com base em requisição externa emitida em modelo oficial, em conformidade com o estabelecido na legislação em vigor, e após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, designadamente, em matéria de realização de despesas públicas e de contratação de bens móveis e de serviços (CCP).
2 - A SOAE disponibiliza a documentação necessária à organização do processo, que evidencie os formalismos que foram respeitados na ocasião das despesas públicas e respetiva contratação relativa a aquisição de bens e serviços, locação ou outros, nomeadamente, cabimento, registo em fundos disponíveis, adjudicação, requisição externa, caderno de encargos, contrato, publicação em plataforma eletrónica de contratação pública e pelos meios informáticos existentes internamente no Município de Monforte e outros (Certidões de regularidade perante Segurança Social e Autoridade Tributária, caso se aplique).
3 - As requisições externas devem ser emitidas discriminando a quantidade, a especificidades, o preço unitário e respetiva designação dos bens ou dos serviços requisitados regime de IVA aplicável. Em situações excecionais devidamente autorizadas, nomeadamente em situações em que a despesa dependa dos consumos (eletricidade, telecomunicações, água, etc.), poderá ser efetuada a requisição por valores estimados.
4 - Todas as faturas ou documentos equivalentes emitidos em nome do Município de Monforte devem ser remetidos digitalmente para o endereço eletrónico: [email protected], ou em papel remetido por correio para Praça da República, Apartado 4, 7450-115 Monforte, conforme indicado na requisição externa ou contrato (quando aplicável), para efeitos de pré-registo informático.
No âmbito da Diretiva 2014/55/EU do Parlamento Europeu e das subsequentes atualizações do Código dos Contratos Públicos, os fornecedores da AP (enquanto cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas. Neste caso os documentos contabilísticos são remetidos ao Município, através do parceiro para a faturação eletrónica, em formato eletrónico E.D.I. - Electronic Data Interchange (no qual não se inclui o formato PDF mesmo com assinatura digital qualificada).
5 - No tratamento contabilístico da fatura ou documento equivalente é conferida e atestada a sua conformidade pelos meios informáticos em uso no Município.
6 - Após o preenchimento desta check list efetua-se, o lançamento contabilístico em receção e Conferência, remetendo-se ao serviço requisitante, via MGD (sistema de gestão documental), a digitalização dos citados documentos para confirmação da receção dos bens ou serviços.
7 - A confirmação dos bens e serviços é da responsabilidade do serviço requisitante que deverá efetuar:
Receção quantitativa - proceder à identificação, observação do estado de preservação do material, verificação da rotulagem, confirmação de quantidades e verificação documental (confrontação entre a guia de remessa ou fatura do fornecedor e a requisição externa).
Receção qualitativa - proceder à verificação da conformidade do material com as especificações técnicas previstas nas requisições externas.
8 - As faturas ou documentos equivalentes devem ser conferidos/recebidos pelo funcionário que rececionou os bens ou serviços.
9 - Qualquer documento de despesa que não esteja de acordo com o orçamento, caderno de encargos, contrato ou requisição externa, conforme o caso, ou contenha alguma situação técnica anormal, deve ser imediatamente informado e devolvido ao Serviço responsável pelo serviço de contabilidade que entra em contacto com o fornecedor e solicita a respetiva regularização.
10 - Após confirmação da fatura, cuja responsabilidade conforme referido no n.º 7 é do serviço requisitante, caso se trate da aquisição de bens inventariáveis nos termos de Regulamento de Inventário e Cadastro do Património Municipal, é devolvida ao serviço de contabilidade.
11 - Receção de materiais de stock:
11.1 - Os materiais são confirmados na data da receção do bem em armazém, através da guia de remessa ou documento equivalente;
11.2 - Caso sejam detetadas faltas, trocas ou excessos de artigos ou danos ocorridos no transporte estes devem ser imediatamente comunicados aos fornecedores para correção.
11.3 - A entrada/compra é registada na aplicação de Gestão de Stocks (GES) sendo inscrito o número da guia de entrada em armazém na guia de remessa ou documento equivalente, ficando a aguardar o envio (via MGD), pelo Serviço de Contabilidade, da fatura correspondente que deverá ser conferida conforme previsto no n.º 8.
11.4 - O Serviço de Contabilidade deverá anexar toda a documentação ao processo de despesa, procedendo às necessárias reconciliações entre programas.
5.4.2 - Responsabilidade do serviço de contabilidade nas “Contas de terceiros”
1 - O Serviço de Contabilidade deve proceder à reconciliação entre os extratos de conta corrente dos clientes e fornecedores com as respetivas contas da autarquia.
2 - Mensalmente, serão efetuadas reconciliações na conta “Estado e Outros Entes Públicos”.
3 - O Serviço de Contabilidade deve efetuar a reconciliação das contas de Financiamentos Obtidos, conferindo os respetivos juros e outros encargos daí resultantes, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.
4 - Compete ainda ao Serviço de Contabilidade recolher elementos conducentes ao preenchimento de modelos fiscais, de segurança social e outros, bem como subscrever as correspondentes guias e modelos a remeter, por via eletrónica, às diversas entidades, com exceção dos documentos inerentes à Subunidade Orgânica Flexível de Recursos Humanos.
5 - Apuramento e contabilização de provisões para cobrança duvidosa:
a) Os saldos de devedores deverão refletir as perspetivas do Município em termos de cobrança dos saldos em dívida, tendo em conta o princípio da prudência.
b) Os créditos respeitantes a processos que se encontrem em mora há mais de seis meses desde a data do respetivo vencimento devem ser enviados para contencioso, pelo serviço que liquidou a receita.
c) No final do ano todos os saldos de clientes a provisionar devem ser analisados pelo Serviço de Contabilidade, sendo efetuados os ajustamentos necessários.
5.5 - Existências
1 - Sistema de inventário
1 - É utilizado o sistema de inventário permanente para as existências, conhecendo-se a qualquer momento o valor e quantidade destas em armazém. As entradas ou saídas das existências em armazém devem estar documentadas pela guia de remessa, fatura e pela guia de saída de armazém, respetivamente.
2 - O pedido de materiais ao armazém é devidamente autorizado pela chefia das diversas Unidades Orgânicas, sempre que necessário.
3 - As sobras de materiais devem dar entrada em armazém através da competente guia de devolução ou reentrada, a qual será assinada por colaboradores de ambos os serviços.
4 - Semestralmente deve ser efetuada a contagem das existências em armazém. As existências inventariadas devem ser selecionadas através de amostragem aleatória que deverá, no mínimo, incluir 5 % das existências e representar, pelo menos, 30 % do seu valor total.
5 - Nos últimos 10 dias úteis do ano, deve ser efetuada contagem física de todas as existências em armazém. A contagem deve ser registada no mapa “materiais para contagem física”, o qual não deve mencionar as quantidades registadas na aplicação informática. Das contagens efetuadas, devem ser selecionados aleatoriamente, no mínimo, 2 % das existências para validação por funcionário do serviço responsável pelo Serviço de Contabilidade. Após a validação suprarreferida, as quantidades são registadas na aplicação informática de gestão de stocks, e é emitido relatório com as divergências detetadas. O Serviço de Contabilidade deve confirmar que as quantidades inventariadas foram corretamente registadas na aplicação informática de gestão de stocks.
6 - Os trabalhadores que procedem à contagem física dos bens são indicados pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, o qual comunica ao responsável da unidade orgânica que detenha o armazém sob sua responsabilidade.
7 - As divergências detetadas devem ser prontamente analisadas e justificadas, sem prejuízo do apuramento de responsabilidades. No final do ano será emitida listagem de todas as regularizações de existências, visada pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças e da qual deve ser dado conhecimento ao executivo.
8 - Todos os materiais relativos a pedidos de bens efetuados pelo armazém, devem ser registados na aplicação GES.
9 - A entrega de materiais pelo armazém deve ser conferida pelo requisitante o qual deve assinar a guia de saída.
10 - Todos os materiais obsoletos devem ser, quando necessário, identificados e justificados numa listagem específica, de modo a se proceder ao abate do stock em armazém. Este abate deve ser autorizado pelo órgão competente e comunicado antecipadamente à Autoridade Tributária.
11 - Deve ser assegurado que o conteúdo das contas de existências se encontra conforme as políticas, princípios e critérios contabilísticos adotados.
12 - Cabe ao Serviço de Contabilidade a responsabilidade pela regularização contabilística de existências. Deve ser efetuada uma reconciliação dos mapas rececionados do serviço responsável pela Subunidade orgânica de Aprovisionamento e Economato com os valores contabilísticos, a qual deve ser validada pelo Chefe Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, através do Mapa de Custos das mercadorias vendidas e matérias consumidas, conforme Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas.
5.6 - Investimento
5.6.1 - Bens de investimento
1 - Todos os bens de investimento, quando aplicável, devem ser identificados fisicamente por etiqueta numerada de acordo com o cadastro.
2 - Todos os bens de investimento devem estar devidamente registados no Sistema de Inventário e Cadastro.
3 - Todos os bens de investimento devem ser periodicamente controlados quanto à sua existência e estado de uso.
4 - Os bens de investimento devem estar devidamente cobertos por seguro.
5.6.2 - Património Móvel
O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos propriedade do Município deve manter-se permanentemente atualizado, competindo à SO de Património assegurar essa atualização.
5.6.3 - Abates
1 - Cada responsável de serviço deve informar a SO de Património, por escrito, de todos os bens obsoletos ou desaparecidos, para que se proceda ao abate.
2 - Todos os abates de imobilizado devem ser devidamente documentados e aprovados pela Câmara Municipal de acordo com a competências instituída e registados em cadastro.
5.6.4 - Património Imobiliário
1 - Sem prejuízo do disposto na alínea i) do n.º 1 do artigo 25.º e da alínea g) do n.º 1 do artigo 33.º do Regime Jurídico das Autarquias Locais, aprovado pela Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro, a aquisição onerosa do direito de propriedade, do direito de superfície ou de outros direitos reais de gozo sobre bens imóveis, para a instalação ou funcionamento de serviços do Município ou para a realização de outros fins de interesse municipal deve, em regra, ser precedida de avaliação por perito qualificado e consulta ao mercado imobiliário.
2 - O procedimento de consulta ao mercado imobiliário é dispensado sempre que a urgência ou as especificidades da necessidade pública a satisfazer o justifiquem.
3 - O disposto nos números 1 e 2 são aplicáveis ao arrendamento e à locação financeira de bens imóveis, com as devidas adaptações.
4 - Sempre que, pelo Município, seja adquirido um prédio rústico ou urbano, deve a SO de Património, logo após a outorga da escritura, assegurar a sua inscrição matricial e registo em nome da autarquia.
6 - Tendo em vista a efetivação do competente registo patrimonial e contabilístico, o serviço municipal responsável pelas obras ou empreendimentos que se traduzem em ativos fixos tangíveis ou bens de domínio público deve comunicar à SO de Património, nos cinco dias seguintes ao do respetivo início de utilização efetiva, por informação escrita, com os seguintes elementos:
a) Identificação da obra/empreendimento;
b) Datas de início de execução física e de início de utilização;
c) Morada completa;
e) Plantas de localização, a uma escala adequada, com local das obras devidamente assinalado, caso se tratem de novos edifícios ou arruamentos;
f) Fotocópia do auto de receção provisória;
g) Caso se trate de construção ou intervenção em vários bens, envio do valor discriminado por bem;
h) Estimativa discriminada por cada bem dos gastos que ainda faltam para concluir o empreendimento;
i) Eventuais questões burocráticas pendentes que obstem ao imediato reconhecimento final da propriedade por parte do Município e datas previstas para a sua regularização.
7 - As chaves dos bens imóveis propriedade do Município ficarão à guarda do SO de Património, que fará um registo das mesmas.
8 - Os loteamentos municipais devem ser objeto de registo na Conservatória do Registo Predial assim que aprovados pelo executivo (e uma vez cumprida todas as regras urbanísticas), de modo a que a SO de Património proceda ao seu registo e o Serviço de Contabilidade possa prontamente organizar os movimentos contabilísticos adstritos prontamente.
5.6.5 - Participação de Capital
1 - Para efeitos de acompanhamento e controlo, o serviço responsável pelo Serviço de Contabilidade, deverá obter das empresas nas quais o Município tenha qualquer tipo de participação os elementos a que se refere o artigo 42.º do Regime Jurídico da atividade empresarial local e das participações locais (Lei n.º 50/2012, de 31 de agosto). No final de cada exercício devem ser reconciliados os valores e as percentagens de participação.
2 - Para efeitos de consolidação de contas a que se refere o artigo 75.º da RFALEI e também à Lei n.º 50/2012 de 31 de agosto no artigo 42.º, o Serviço de Contabilidade deve obter, anualmente, das entidades envolvidas, os elementos necessários à mesma e bem assim todas as informações e esclarecimentos considerados necessários.
5.6.6 - Responsabilidade, Gestão e Controlo de Registo de bens de investimento
1 - As aquisições de imobilizado efetuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com as dotações disponíveis no Orçamento aprovado.
2 - Estas aquisições são efetuadas com base em requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.
3 - Cada trabalhador é responsável pelos bens e equipamentos inventariáveis que lhe estejam afetos, para o que subscreverá documento de posse no momento de entrega, o qual deve ser arquivado pela SO de Património dando-se cópia ao colaborador.
4 - Relativamente aos bens e equipamentos coletivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável do serviço ou setor em que se integram.
5 - Todas as transferências de localização de bens imobilizados devem ser autorizadas pela respetiva chefia, devidamente documentadas e comunicadas ao serviço responsável pelo Património para atualização de registo no Cadastro.
6 - Cada responsável do serviço ou setor deve informar a SO de Património, por escrito, de todos os bens transferidos no prazo máximo de três dias úteis após a ocorrência.
7 - O cadastro de imobilizado deve ser atualizado por todas as transferências verificadas.
5.6.7 - Reconciliações
1 - A realização de reconciliações entre os registos das fichas de cadastro e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das depreciações acumuladas, deve ser feita semestralmente e quaisquer diferenças prontamente analisadas e corrigidas.
2 - A SO de Património fará, quando necessário ou quando for superiormente determinado, por amostragem, a verificação física dos bens do ativo imobilizado, conferindo-a com os registos e procedendo prontamente às regularizações a que houver lugar.
3 - A verificação será validada, por amostragem, pelo Serviço de Contabilidade.
4 - Anualmente, até final de setembro, a SO de Património enviará, a cada Unidade Orgânica ou serviço, a folha de carga de ativos fixos tangíveis da sua responsabilidade, a fim de, no prazo de quinze dias, ser devidamente atualizada e subscrita pela respetiva chefia.
5 - Os bens em poder de terceiros devem ser confirmados por certificado emitido pela entidade depositária.
5.7 - Cauções/ Garantias Prestadas a favor do Município
1 - Os serviços municipais devem enviar ao Serviço de Contabilidade todos os originais de garantias bancárias, depósitos caução e seguros-caução prestadas a favor do Município.
2 - Todas as alterações do valor dos documentos referidos no número anterior devem ser previamente comunicadas ao Serviço de Contabilidade, a qual deve manter permanentemente atualizado um registo dos mesmos.
3 - Todos os cancelamentos ou reduções de valor dos documentos referidos no n.º 1 devem ser comunicados ao Serviço de Contabilidade. A comunicação deve ser acompanhada da competente autorização.
4 - Para efeitos do cancelamento do valor total das garantias bancárias, depósitos caução e seguros caução, prestadas a favor do Município, deve o mesmo ser solicitado ao Serviço de Contabilidade, para que este serviço proceda ao competente registo contabilístico e envio do original do documento à entidade bancária ou seguradora.