No início de cada ano económico, os órgãos competentes propõem a constituição de FM e de FC, cujo valor inicial e anual a constituir é calculado de acordo com as necessidades previsíveis, sendo sempre inferiores a um duodécimo das dotações do orçamento que o suportam. Afetos a esta constituição, deverão respeitar-se as seguintes indicações:
- 1 -A atribuição e o montante máximo anualmente definido para o FM e FC é da responsabilidade do órgão de gestão do IPC competente para esse efeito, sendo atribuídos valores para os fundos de maneio de acordo com as necessidades.
- 2 -O responsável pelo FM e FC pagará as despesas permitidas, nos temos da lei, e previamente autorizadas por quem possui competência própria ou delegada para a autorização da despesa, preenchendo corretamente a folha de movimento e anexando os documentos comprovativos.
- 3 -No que diz respeito ao processo de constituição de FM ou de FC, devem constar os seguintes elementos de suporte:
- a)Pedido formal, identificando a finalidade e classificação económica em que se vai inscrever o FM da unidade orgânica; identificação do responsável; identificação do orçamento que suporta a despesa; valor do fundo;
- b)Verificação da disponibilidade de dotação orçamental no orçamento que suporta a despesa, para o valor anual a constituir;
- c)Informação sobre os poderes delegados em vigor e a conceder no âmbito do FM e FC a constituir.
- 4 -Será da responsabilidade das tesourarias, manter atualizado o dossier documental de suporte associado a cada FM e FC constituído, com os seguintes elementos:
- a)Pedido inicial de constituição e pedidos de reconstituição subsequentes;
- b)Despachos e deliberações;
- c)Registo de devolução de documentos, se as houver;
- d)Registo de autorizações e circuito de tramitação para efeitos de movimentação do FM e de FC;
- e)Demais elementos constantes da constituição inicial;
- f)Faturas, instruções e outros elementos considerados relevantes.
- 5 -O FM e o FC pode ser constituído sob duas formas:
- a)Em numerário, reconhecido na contabilidade em termos apropriados, em que:
- i)Permanece sob a custódia do responsável constituído sendo os seus movimentos realizados através do caixa;
- ii)O responsável mantém um registo permanente dos recebimentos e pagamentos efetuados, e em conformidade com o disposto nos artigos 3.º e 4.º do presente regulamento.
- b)Em conta de depósitos à ordem (DO) aberta em Instituição Bancária, e reconhecido na contabilidade do IPC, obedecendo aos seguintes requisitos:
- i)Pode ter associado um cartão bancário de débito ou um cartão de crédito, ou Cartão Tesouro Português com plafond limite não superior ao valor inicial do FM e FC constituído;
- ii)Tem como finalidade exclusiva a movimentação do FM e FC, não podendo ser por ela movimentados quaisquer outros fundos;
- iii)Identificará o Instituto Politécnico de Coimbra na titulação única da conta
- iv)Identificará todos os que possuírem poderes de movimentação do FM e FC;
- v)Existirá o dever de prestar contas dos movimentos efetuados através de conta de DO por meio da elaboração mensal de reconciliação bancária e com anexação dos respetivos extratos bancários e documentos de suporte conforme previstos nos artigos 3.º e 4.º do presente regulamento.
- a)Em numerário, reconhecido na contabilidade em termos apropriados, em que: