No início de cada ano económico, o órgão de gestão competente para esse efeito propõe a constituição de FVA, cujo valor inicial e anual a constituir se encontra regulado à luz do artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 30/2018 de 7 de maio, sendo calculado de acordo com as necessidades previsíveis, correspondendo a um duodécimo do montante da rubrica de classificação económica destinada à aquisição de viagens e alojamento. Afetos a esta constituição, deverão respeitar-se as seguintes indicações:
- 1 -A atribuição e o montante máximo anualmente definido para o FVA é da responsabilidade do órgão de gestão do IPC competente para esse efeito, sendo atribuídos valores para o fundo de acordo com as necessidades.
- 2 -O responsável pelo FVA pagará as despesas permitidas, nos temos da lei, e previamente autorizadas por quem possui competência própria ou delegada para a autorização da despesa, preenchendo corretamente a folha de movimento e anexando os documentos comprovativos.
- 3 -No que remete para Projetos, só serão constituídos FVA se o saldo orçamental do projeto for positivo, se estiverem repostos todos os FVA constituídos anteriormente, e se estiverem devidamente documentadas todas as informações relevantes sobre a execução material, técnica, administrativa e económico-financeira afeta ao mesmo.
- 4 -No que diz respeito ao processo de constituição de FVA, devem constar os seguintes elementos de suporte:
- a)Pedido formal, identificando a finalidade e classificação económica em que se vai inscrever o FVA da unidade orgânica; identificação do responsável; identificação do orçamento que suporta a despesa; valor inicial e anual a constituir;
- b)Informação sobre os poderes delegados em vigor e a conceder no âmbito do FVA a constituir;
- c)Documentos de suporte o cumprimento do código dos contratos públicos.
- 5 -Será da responsabilidade das tesourarias, manter atualizado o dossier documental de suporte associado a cada FVA constituído, com os seguintes elementos:
- a)Pedido inicial de constituição e pedidos de reconstituição subsequentes;
- b)Despachos e deliberações;
- c)Registo de autorizações e circuito de tramitação para efeitos de movimentação do FVA;
- d)Demais elementos constantes da constituição inicial.
- e)Faturas, instruções e outros elementos considerados relevantes.
- 6 -O FVA pode ser constituído da seguinte forma:
- a)em conta de depósitos à ordem (DO) aberta em Instituição Bancária, e reconhecido na contabilidade do IPC, obedecendo aos seguintes requisitos:
- i)A reserva e o pagamento dos serviços serão obrigatoriamente efetuadas através da utilização do Cartão Tesouro Português, exceto em caso de existência de fundos autónomos que disponham de possibilidade de pagamento através da internet por meio de conta provisionada;
- ii)Tem como finalidade exclusiva a movimentação do FVA, não podendo ser por ela movimentados quaisquer outros fundos;
- iii)Identificará o Instituto Politécnico de Coimbra na titulação única da conta;
- iv)Identificará todos os que possuírem poderes de movimentação do FVA;
- v)Existirá o dever de prestar contas dos movimentos efetuados através de conta de DO por meio da elaboração mensal de reconciliação bancária e com anexação dos respetivos extratos bancários e documentos de suporte conforme previstos no artigo 5.º do presente regulamento.
- a)em conta de depósitos à ordem (DO) aberta em Instituição Bancária, e reconhecido na contabilidade do IPC, obedecendo aos seguintes requisitos: