Regulamento

Regulamento n.º 619/2020

Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto

Capítulo I - Disposições gerais

Natureza e âmbito

O presente Regulamento estabelece o modelo de organização e competências dos Serviços Centrais da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, adiante designada por FCUP.

Artigo 2.º

Princípios gerais

A organização dos Serviços Centrais da FCUP orienta-se pelos seguintes princípios:

a)Princípio da necessidade e adequação das estruturas, segundo o qual a criação de unidades de serviços deve assentar em critérios quantitativos e qualitativos que permitam justificar a necessidade de individualização do exercício de uma ou de várias funções numa estrutura de serviço, devendo essas estruturas serem organizadas de forma flexível e tendo em vista assegurar permanentemente uma atuação eficaz e eficiente;
b)Princípio da organização dos serviços por áreas funcionais, agregando atividades que apresentam homogeneidade ou conexão material (técnica, científica, profissional ou outra) ou estrutural entre si, designadamente quanto ao tipo de estrutura, procedimentos de gestão ou compatibilização com os recursos humanos e materiais existentes;
c)Princípio da clareza e simplificação da estrutura hierárquica, de modo a assegurar-se uma adequada articulação entre os níveis de serviços, entre si, e entre estes e os órgãos centrais de gestão da instituição;
d)Princípio da desconcentração interna de poderes, que visa assegurar a operacionalidade dos serviços, cometendo-se aos níveis de maior proximidade ou especialização as tarefas operativas e aos níveis superiores as funções de conceção, planeamento, avaliação e controlo;
e)Princípio da eficiência de organização, que implica um esforço contínuo para se assegurar, por um lado, que cada área funcional seja organizada em unidades de serviço homogéneas e flexíveis e que não haja sobreposição ou duplicação de esforços entre unidades de diferentes áreas funcionais e, por outro, uma adequada afetação dos recursos entre as várias unidades de serviços.

Artigo 3.º

Modelo Orgânico

a)Os serviços centrais da FCUP são organizados em unidades funcionais designadas por Serviços, Unidades, Núcleos, Gabinetes e Centros Funcionais/Centros de Competências, cujas atribuições e competências se encontram definidas no presente regulamento, com exceção dos Centros Funcionais/Centros de Competências, que terão regulamento próprio e autónomo;
b)Todos os Serviços, Unidades, Núcleos, Gabinetes e Centros Funcionais são tutelados por membros do Conselho Executivo da FCUP, de acordo com os pelouros que forem atribuídos por despacho do Diretor;
c)Os serviços centrais podem ainda ser apoiados nas orientações de áreas específicas das suas atividades por órgãos consultivos não estatutários ou pela colaboração de docentes ou investigadores da FCUP;
d)Os Serviços são organizados por áreas de atividade que, pela sua função de natureza transversal, técnica, científica ou outra, necessitem de funcionar na dependência de titulares de cargos de direção intermédia, com grau dependente da dimensão e posicionamento estratégico;
e)Os Serviços podem ser desagregados em Unidades ou Núcleos, em função da necessidade e conveniência de repartição de áreas determinadas em subáreas funcionais, que funcionam na dependência de titulares de cargos de direção intermédia, previstos no Regulamento para os Cargos de Direção Intermédia da Universidade do Porto, ou sem dirigente, dependendo da dimensão e posicionamento estratégico;
f)Podem existir Unidades independentes de serviços quando a sua especificidade ou área funcional o justifique, pela sua função de natureza técnica, científica ou outra, podendo funcionar na dependência de titulares de direção intermédia, previstos no Regulamento para os Cargos de Direção Intermédia da Universidade do Porto, ou sem dirigente, dependendo da dimensão e posicionamento estratégico;
g)As Unidades podem ser desagregadas em Núcleos ou Gabinetes, que funcionam na dependência de titulares de direção intermédia, previstos no Regulamento para os Cargos de Direção Intermédia da Universidade do Porto, ou sem dirigente, dependendo da dimensão e posicionamento estratégico;
h)Os Centros Funcionais/Centros de Competências são estruturas que prestam serviços especializados aos órgãos da FCUP e ao exterior, podendo integrar comissões de coordenação, direção e consulta. Os Centros Funcionais/Centros de Competências têm regulamentos próprios;
i)Junto do Diretor ou do Conselho Executivo podem funcionar equipas ad hoc constituídas para a realização de projetos especiais.

Capítulo II - Organização e competências dos serviços

Artigo 4.º

Serviços, Unidades independentes e Centros Funcionais

1 -A FCUP integra os seguintes Serviços:
1. a)Académicos;
2. b)Apoio à Investigação, Tecnologia e Inovação;
3. c)Documentação e Cultura;
4. d)Económico-Financeiros;
5. e)Gestão da Informação e Sistemas Informáticos;
6. f)Imagem, Comunicação e Cooperação;
7. g)Infraestruturas, Manutenção e Sustentabilidade;
8. h)Recursos Humanos.
2 -A FCUP integra a seguinte Unidade autónoma:
1. a)Unidade de Apoio aos Órgãos de Governo.
3 -A FCUP integra os seguintes Centros Funcionais:
1. a)Laboratório de Exame de Documentos e Escrita Manual (LEDEM);
2. b)Centro de Prestação de Serviços ao Exterior (FCUP-PSE);
3. c)Centro de Transferência de Tecnologia e Inovação da FCUP (FCUP-INOVA).

Artigo 5.º

Serviços Académicos

1 -Os Serviços Académicos (SA) têm como atribuições a instrução e gestão administrativa dos processos associados ao ensino pré-graduado, pós-graduado, educação contínua e de programas de mobilidade, bem como providenciar de forma eficiente e rigorosa toda a informação associada assim como o atendimento e apoio aos estudantes.
2 -Os SA integram as seguintes Unidades e Núcleos:
1. a)Unidade de Pré-graduação (PRE);
2. b)Unidade de Pós-graduação (POS);
3. c)Núcleo de Internacionalização (NI);
4. d)Núcleo de Educação Contínua (NEC);
5. e)Núcleo de Apoio a Estudantes (NAE).
3 -A Unidade de Pré-graduação (PRE) exerce a sua atividade no âmbito do ensino e formação pré-graduada da FCUP, competindo-lhe, no que respeita a cursos de primeiros ciclos de estudos e mestrados integrados:
1. a)Apoiar os processos de criação, alteração e acreditação, incluindo a organização dos processos de cursos conjuntos, a nível nacional e internacional;
2. b)Garantir, em articulação com os serviços departamentais, o registo e parametrização, nos diversos sistemas, da informação de suporte ao funcionamento, matrículas, inscrições e creditações;
3. c)Garantir a divulgação interna e externa e prestar informações sobre os ciclos de estudos;
4. d)Apoiar na definição, elaborar editais, avisos e outros procedimentos associados, e garantir a divulgação da informação respeitante às condições de ingresso e frequência;
5. e)Apoiar e executar os procedimentos necessários para a realização das provas destinadas a avaliar a capacidade para a frequência do ensino superior dos maiores de 23 anos;
6. f)Garantir a verificação dos processos de candidatura, monitorizar o processo de publicação das listas de seriação no sistema de informação e verificar e encaminhar os pedidos de creditação associados;
7. g)Garantir a divulgação e informação, e elaborar os procedimentos relativos a matrículas e inscrições, para os diversos regimes de ingresso e fases;
8. h)Organizar, monitorizar e executar, em articulação com os serviços departamentais, o processo referente a matrículas e inscrições;
9. i)Determinar vagas sobrantes e comunicar às tutelas;
10. j)Gerir os procedimentos a realizar no âmbito do regulamento de unidades curriculares singulares dos ciclos de estudos;
11. k)Organizar e monitorizar os processos de reconhecimento de graus académicos e diplomas de ensino superior atribuídos por instituições de ensino superior nacionais e estrangeiras;
12. l)Gerir o processo de termos de exame;
13. m)Monitorizar o processo de pagamento de propinas e taxas associadas aos diversos atos académicos dos estudantes;
14. n)Proceder ao registo de todos os atos respeitantes à vida escolar dos estudantes, mantendo atualizados os respetivos processos individuais, e emitir as certidões associadas;
15. o)Garantir o processo de conclusão dos estudantes, e emitir certidões e outros documentos associados;
16. p)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;
17. q)Assegurar o atendimento presencial, telefónico e on-line dos estudantes;
18. r)Responder e/ou informar, elaborar pareceres e encaminhar exposições e requerimentos apresentados pelos estudantes;
19. s)Organizar e preparar os processos relativos à atribuição de prémios escolares e bolsas de mérito;
20. t)Compilar e fornecer informação e dados sobre estudantes e cursos de pré-graduação para responder a solicitações internas dos diversos órgãos da FCUP, da Universidade do Porto, do Instituto Nacional de Estatística e de outros órgãos competentes;
21. u)Acompanhar os processos de auditorias internas ou externas na área académica.
4 -A Unidade de Pós-graduação (POS) exerce a sua atividade no âmbito do ensino e formação pós-graduada da FCUP. São competências da POS:
1. a)Apoiar os processos de criação, alteração e creditação dos segundos e terceiros ciclos de estudos decorrentes dos processos de avaliação/acreditação, e garantir o respetivo registo, nos diversos sistemas de informação;
2. b)Apoiar a organização e gestão dos processos dos cursos conjuntos nacionais ou internacionais, nomeadamente parcerias e cotutelas de segundos e terceiros ciclos de estudos;
3. c)Preparar, assegurar e monitorizar os processos relativos aos cursos de mestrado e de doutoramento, designadamente calendários, candidaturas, inscrições, creditação, e aproveitamento final;
4. d)Monitorizar o processo de pagamento de propinas e taxas associadas aos diversos atos académicos dos estudantes;
5. e)Garantir a divulgação nos suportes adequados, incluindo os digitais, de editais, avisos e outra informação relativa a procedimentos académicos, incluindo condições de ingresso e frequência, e taxas/propinas relativas aos cursos de segundos e terceiros ciclos de estudos;
6. f)Responder a exposições/requerimentos apresentados pelos estudantes sobre processos e assuntos relativos ao funcionamento de cursos de segundos e terceiros ciclos de estudos;
7. g)Elaborar os procedimentos relativos a bolsas, estatutos especiais, exames, prescrições, requerimentos, dissertações e teses e garantir a sua divulgação no sistema de informação;
8. h)Proceder ao registo nos suportes adequados, incluindo os digitais, dos atos respeitantes à vida escolar dos estudantes de segundos e terceiros ciclos de estudos;
9. i)Garantir o processo de conclusão dos estudantes, e emitir certidões e outros documentos associados;
10. j)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;
11. k)Gerir os procedimentos relativos ao regulamento de unidades curriculares singulares dos cursos de mestrado e doutoramento;
12. l)Assegurar os procedimentos necessários à realização de provas académicas conducentes à atribuição dos graus de mestre e doutor, e às provas conducentes à atribuição do título académico de agregado, e preparar e emitir as certidões de registo de grau de mestre;
13. m)Gerir o processo de termos de exame;
14. n)Garantir o envio das teses de doutoramento para a biblioteca nacional, bem como a inserção no sistema de informação de teses/dissertações/estágio/projeto;
15. o)Organizar, monitorizar e divulgar os processos de reconhecimento de graus académicos e diplomas de atribuídos por instituições de ensino superior estrangeiras;
16. p)Organizar e preparar os processos relativos à atribuição de prémios escolares;
17. q)Prestar informação sobre estudantes de pós graduação a solicitações da Universidade do Porto, do Instituto Nacional de Estatística, e de outros órgãos competentes;
18. r)Acompanhar os processos de auditorias internas ou externas na área académica.
5 -O Núcleo de Internacionalização (NI) exerce a sua atividade nas áreas de apoio à estratégia de internacionalização da FCUP, nomeadamente na mobilidade académica internacional de estudantes, docentes e funcionários não docentes, competindo-lhe:
1. a)Promover e apoiar o envolvimento da FCUP em programas internacionais de mobilidade académica de docentes, estudantes e pessoal não docente, através do estabelecimento de contactos com universidades;
2. b)Apoiar a elaboração e de acordos de cotutela e protocolos de colaboração com instituições académicas internacionais em colaboração com a POS;
3. c)Apoiar ações que fomentem a participação da FCUP em programas, redes e projetos internacionais de natureza académica;
4. d)Promover o acolhimento e a integração de estudantes, investigadores, pessoal docente e pessoal não docente em missões no âmbito de programas de cooperação internacional;
5. e)Cooperar com o Serviço de Relações Internacionais da Reitoria da Universidade do Porto no processo de estabelecimento de protocolos e convénios internacionais e na gestão dos processos de mobilidade de estudantes, de docentes e de funcionários não docentes;
6. f)Prestar apoio técnico à organização e preparação de candidaturas, no âmbito de concursos internacionais de natureza académica.
6 -O Núcleo de Educação Contínua (NEC) exerce a sua atividade no âmbito da formação não conferente de grau académico, também designada de educação contínua, competindo-lhe:
1. a)Apoiar a elaboração, organização e divulgação de todos os cursos de Especialização, de Estudos Avançados, de Formação Contínua e de Formação Livre bem como outras ações de formação desenvolvidas pela FCUP, em colaboração com os responsáveis científicos das iniciativas;
2. b)Prestar informações sobre as condições de frequência nos cursos livres e de formação contínua da FCUP;
3. c)Assegurar a divulgação da oferta de cursos no sistema de informação da FCUP, introduzindo e atualizando a informação desses cursos;
4. d)Prestar o apoio logístico necessário à realização dos cursos.
7 -O Núcleo de Apoio a Estudantes (NAE) exerce a sua atividade no âmbito do apoio à integração, acompanhamento e bem-estar dos estudantes durante o seu percurso académico. As competências do NAE são:
1. a)Promover, coordenar e desenvolver ações, em articulação com os órgãos de gestão ou outras estruturas da FCUP e da U.Porto, que favoreçam a integração e o sucesso académico dos estudantes;
2. b)Assegurar o aconselhamento especializado para os estudantes em questões de âmbito pessoal, psicológico, social e académico, promovendo o seu bem-estar e integração na FCUP;
3. c)Colaborar na identificação das Necessidades Educativas Especiais apresentadas pelos estudantes, bem como no estabelecimento dos seus apoios específicos, e promover a sua integração e acompanhamento, em colaboração com outras estruturas da FCUP e da U.Porto.

Artigo 6.º

Serviços de Apoio à Investigação, Tecnologia e Inovação

1 -Os Serviços de Apoio à Investigação, Tecnologia e Inovação (SAITI) apoiam as atividades de investigação, desenvolvimento de tecnologia e inovação das Unidades de Investigação parceiras da FCUP, em articulação com o Centro de Transferência de Tecnologia e Inovação (FCUP-INOVA) e o Centro de Prestação de Serviços ao Exterior (FCUP-PSE). Os SAITI promovem a participação da comunidade científica da FCUP em projetos, programas e redes, e a valorização do conhecimento produzido, apoiando a proteção da propriedade intelectual, a valorização e transferência de conhecimento para as empresas, e a criação de spin-offs tecnológicas, em colaboração com a U.Porto Inovação e a UPTEC.
2 -Compete aos SAITI:
1. a)Promover e apoiar a captação de financiamento competitivo de I&D e I&DT a nível nacional e internacional;
2. b)Promover e apoiar a participação em redes internacionais de investigação e inovação I&D e I&DT;
3. c)Promover e apoiar a transferência de conhecimento e a prestação de serviços e consultoria às empresas;
4. d)Apoiar atividades relacionadas com a propriedade intelectual (elaboração e registo de patentes de invenção) e a transferência de tecnologia para a sociedade;
5. e)Apoiar a criação de empresas spin-off;
6. f)Mapear e gerir informação relacionada com as atividades de investigação e inovação, num contexto de estratégia institucional enquadrada nos grandes desafios societais.
3 -Os SAITI integram as seguintes Unidades e Núcleos:
1. a)Unidade de Angariação de Projetos de Investigação (UAPI);
2. b)Unidade de Prestação de Serviços e Consultoria (UPSC);
3. c)Núcleo de Transferência de Conhecimento e Tecnologia (NTCT);
4. d)Núcleo de Estudos, Estratégia Institucional e Projetos de Apoio à Decisão (NEEAD).
4 -A Unidade de Angariação de Projetos de Investigação promove a participação da comunidade científica FCUP em projetos, programas e redes, nacionais e internacionais, competindo-lhe:
1. a)Pesquisa e divulgação direcionada de oportunidades de financiamento de projetos de I&D, I&DT e Inovação, nacionais e internacionais;
2. b)Apoiar a preparação e submissão de candidaturas, nomeadamente esclarecimento de dúvidas, prestação de informações, apoio no preenchimento de formulários, e elaboração e validação de orçamentos;
3. c)Validação dos projetos à luz do regulamento do programa de financiamento e das regras internas da FCUP e submissão dos mesmos para aprovação pelo Diretor da FCUP;
4. d)Proporcionar a interface entre os responsáveis pelas candidaturas e os gabinetes dos programas de financiamento;
5. e)Apoiar, em articulação com outros serviços da FCUP e U.Porto Inovação, na reprogramação financeira, e na elaboração e negociação de acordos de confidencialidade, de acordos de consórcio e de outros acordos/protocolos de colaboração no âmbito dos projetos de I&D e I&DT e Inovação.
5 -A Unidade de Prestação de Serviços e Consultoria promove o estabelecimento de parcerias com as empresas ou demais instituições, não só proporcionando uma resposta às suas necessidades imediatas através da prestação de serviços, mas também fortalecendo a parceria com novos enquadramentos e formas de cooperação em I&DT e Inovação, competindo-lhe:
1. a)Promover, junto da sociedade, as capacidades técnico-científicas da FCUP para a prestação de serviços e consultoria, em estreita colaboração com o Serviço de Imagem, Comunicação e Cooperação (SICC);
2. b)Promover a conjugação entre as necessidades das empresas e a oferta de competências de I&DT e Inovação da FCUP;
3. c)Apoiar a elaboração e estabelecimento de protocolos de colaboração nas áreas de I&DT e Inovação, em estreita colaboração com o Gabinete de Apoio Jurídico;
4. d)Apoiar a elaboração e estabelecimento de protocolos de colaboração envolvendo estágios/teses em ambiente empresarial, em estreita colaboração com o Serviço de Imagem, Comunicação e Cooperação e com o Gabinete de Apoio Jurídico;
5. e)Apoiar a elaboração e negociação de contratos de prestação de serviços, em estreita colaboração com o Centro de Prestação de Serviços ao Exterior (FCUP-PSE) e com o Gabinete de Apoio Jurídico da FCUP.
6 -O Núcleo de Transferência de Conhecimento e Tecnologia estimula a proteção do conhecimento (registo de patentes de invenção e outras formas de proteção da propriedade intelectual) como forma de promover a sua valorização, e apoia a transferência de tecnologia para a sociedade, em colaboração com a U.Porto Inovação, através da comercialização dos resultados de I&DT da FCUP, competindo-lhe:
1. a)Promover ações de divulgação sobre os mecanismos e processos de proteção de propriedade intelectual;
2. b)Promover o mapeamento de resultados de I&DT, fazendo a sua divulgação no portfólio de tecnologias da FCUP (FCUP Technology Portfolio);
3. c)Apoiar a elaboração e submissão de patentes de invenção e de outras formas de proteção da propriedade intelectual, como o desenho/modelo e o registo de marcas, incluindo apoio à análise Freedom to Operate (para identificar patentes ou outros mecanismos de proteção já existentes que possam ser um potencial bloqueio à exploração da invenção);
4. d)Apoiar a elaboração e negociação de acordos de confidencialidade (NDAs) e contratos de licenciamento, em estreita colaboração com o Gabinete de Apoio Jurídico da FCUP, U.Porto Inovação e UPTEC;
5. e)Apoiar a formação complementar em empreendedorismo e a criação de empresas spin-off da FCUP, em colaboração com a FCUP-INOVA, U.Porto Inovação e UPTEC.
7 -O Núcleo de Estudos, Estratégia Institucional e Projetos de Apoio à Decisão estimula a maximização do potencial técnico-científico da FCUP e o seu crescimento estratégico, no contexto do ecossistema da U.Porto e também a nível nacional e internacional, em estreita colaboração com as Unidades de Investigação Parceiras, Departamentos da FCUP e Gabinete de Avaliação Institucional e Qualidade, competindo-lhe:
1. a)Executar e divulgar os relatórios e estatísticas sobre as atividades de I&D e I&DT e Inovação da FCUP;
2. b)Apoiar a elaboração dos planos estratégicos em I&D, I&DT e Inovação da FCUP.

Artigo 7.º

Serviços de Documentação e Cultura

1 -Os Serviços de Documentação e Cultura (SDC) têm como principais atribuições promover a acessibilidade à Biblioteca, preservar e disponibilizar documentos e coleções de natureza científico-cultural, administrativa e históricas transversais à FCUP e promover atividades de extensão cultural.
2 -O SDC integra as seguintes Unidades e Núcleos:
1. a)Unidade da Biblioteca (UB);
2. b)Unidade de Arquivo e Documentação Histórica (UADH);
3. c)Núcleo de Cultura (NC).
3 -A Unidade da Biblioteca (UB) exerce a sua atividade na valorização do conhecimento, através da utilização dinâmica das suas infraestruturas e coleções. A UB tem como principais competências:
1. a)Promover a utilização dinâmica das infraestruturas e património da Biblioteca por toda a comunidade FCUP, em particular estudantes;
2. b)Organizar o catálogo bibliográfico e os recursos digitais para consulta alargada do universo FCUP e outros;
3. c)Assegurar a gestão e desenvolvimento de coleções, incluindo o Fundo do Livro Antigo;
4. d)Partilhar informação e recursos com instituições afins nacionais e internacionais;
5. e)Atualizar os recursos tecnológicos e digitais para melhoria da gestão de informação documental e do seu acesso pelos utilizadores, nomeadamente estudantes;
6. f)Apoiar outras Unidades do SDC e da FCUP na realização de eventos científico-culturais;
7. g)Apoiar a formação de estudantes e de colaboradores (e.g., estágios, mobilidade) na promoção da literacia informacional;
8. h)Avaliar de forma sistemática e contínua os serviços prestados (internos e ao público), e melhorá-los, de acordo com as necessidades dos utilizadores da Biblioteca;
9. i)Elaborar e divulgar relatórios e dados estatísticos relativos ao SDC, em colaboração com outros Serviços da FCUP.
4 -A Unidade de Arquivo e Documentação Histórica (UADH) exerce a sua atividade na organização e gestão colaborativa de todos os recursos arquivísticos da FCUP. A UADH tem como principais competências:
1. a)Recolher, organizar, conservar, armazenar e manter os recursos arquivísticos de natureza administrativa produzida nos vários serviços da FCUP;
2. b)Colaborar dentro da FCUP e U. Porto na organização, conservação, manutenção, acesso e difusão do património documental científico e cultural produzido na FCUP, e no desenvolvimento de projetos e ações de valorização desta Unidade;
3. c)Organizar e gerir um sistema de arquivo, colaborando na FCUP na promoção da desmaterialização de processos, e na simplificação e garantia de segurança da gestão do arquivo e do seu acesso;
4. d)Promover a eficiência e validar a transferência de documentação para conservação permanente e/ou para eliminação;
5. e)Resolver pedidos de consulta a documentos do Arquivo;
6. f)Promover a harmonização e normalização do tratamento da informação.
5 -O Núcleo da Cultura (NC) tem como missão dinamizar núcleos e atividades de natureza científico-cultural na FCUP, em ligação com a U.Porto e a sociedade. O NC tem como principais competências:
1. a)Cooperar dentro da FCUP, na dinamização de atividades conjuntas de apoio a estudantes e na partilha de recursos disponíveis;
2. b)Promover, em colaboração com a FCUP, U.Porto e sociedade, programas de divulgação científica, tecnológica e cultural regular incluindo workshops, conferências, colóquios, exposições, lançamentos de livros, e divulgação do património histórico da FCUP;
3. c)Dinamizar e promover as coleções patrimoniais da FCUP;
4. d)Apoiar a extensão cultural, científica, tecnológica e social na FCUP, incluindo o estabelecimento de núcleos temáticos, realização de atividades/cursos livres, e a colaboração com estruturas de extensão cultural similar da U. Porto;
5. e)Apoiar atividades de solidariedade social na FCUP.

Artigo 8.º

Serviços Económico-Financeiros

1 -Os Serviços Económico-Financeiros (SEF) desenvolvem as suas competências nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial da FCUP.
2 -Os SEF têm por missão apoiar os Órgãos de Gestão na definição e implementação de políticas de gestão, garantindo o cumprimento de normativos legais aplicáveis, e em conformidade com os princípios de responsabilização e prestação de contas.
3 -Estes Serviços apresentam como objetivo estratégico a implementação de um sistema de controlo interno que permita assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a exatidão e integridade dos registos contabilísticos, a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável, bem como a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro.
4 -Compete aos Serviços Económico-Financeiros:
1. a)A preparação do orçamento, a evidência da execução orçamental e o respetivo desempenho face aos objetivos da política orçamental;
2. b)A elaboração de relatórios financeiros, que permitam aferir a imagem verdadeira e apropriada da posição e desempenho financeiro, respetivas alterações e fluxos de caixa, conducentes à prestação de contas;
3. c)O registo oportuno das operações pela quantia correta, em sistemas de informação apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito pelas normas legais aplicáveis;
4. d)O reporte de informação para cumprimento de obrigações fiscais, declarativas e estatísticas, nomeadamente para entidades de controlo e supervisão;
5. e)A preparação e acompanhamento de todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, garantindo a conformidade legal dos procedimentos;
6. f)O controlo e acompanhamento dos investimentos e inventários, com vista à salvaguarda do património;
7. g)A arrecadação de receita e pagamento de despesas devidamente autorizadas e nos termos legais, assegurando a coerência entre os valores existentes e os valores registados, e garantindo o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;
8. h)A gestão, acompanhamento e controlo de programas e projetos contratualizados nas componentes de ensino e investigação;
9. i)O acompanhamento em processos de auditoria interna e externa, assim como a preparação de respostas de cariz económico-financeiro a entidades institucionais;
10. j)A intermediação entre a FCUP e os utilizadores da informação financeira, nomeadamente, estudantes, docentes e investigadores, clientes e fornecedores, entidades parceiras e financiadoras, Estado e entre outras entidades;
11. k)A execução de tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
5 -Os Serviços Económico-Financeiros integram as seguintes Unidades:
1. a)Unidade de Contabilidade (UC);
2. b)Unidade de Compras e Património (UCP);
3. c)Unidade de Tesouraria (UT);
4. d)Unidade de Gestão Financeira de Projetos (UGFP).
6 -À Unidade de Contabilidade, cabe-lhe designadamente:
1. a)Preparar e gerir administrativamente o orçamento, nas suas diferentes óticas, de acordo com as orientações da Direção e normativos contabilísticos em vigor;
2. b)Elaborar os documentos de prestação de contas da FCUP, assim como contribuir para a prestação de contas consolidadas da U. Porto, nos termos legais e regulamentares;
3. c)Apoiar na criação de uma estrutura de centros de controlo orçamental e de centros de custo, facilitadores na produção de informação, e adaptada aos diversos níveis de decisão e gestão, de forma a avaliar o resultado das atividades e projetos;
4. d)Assegurar toda a tramitação processual, documental e tratamento contabilístico do processo orçamental, bem como de todas as transações e operações que afetem a posição e desempenho financeiro, e fluxos de caixa da FCUP, mediante a aplicação do sistema de normalização contabilística em vigor;
5. e)Gerir processos de faturação e controlo de créditos;
6. f)Apurar e distribuir os subsídios de incentivos à investigação;
7. g)Submeter os processos de despesa a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributaria dos fornecedores;
8. h)Garantir o enquadramento tributário e estatístico das transações, respetivo reporte e pagamento nas situações aplicáveis, assim como a organização do dossier final;
9. i)Elaborar as reconciliações bancárias das contas bancárias;
10. j)Comunicar suplementos remuneratórios quando solicitados;
11. k)Efetuar e acompanhar os lançamentos de abertura, encerramento de exercício, fechos mensais e respostas intercalares;
12. l)Preparar de respostas de cariz económico-financeiro a entidades institucionais e elaborar estudos e relatórios que lhe sejam solicitados no domínio económico-financeiro;
13. m)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
14. n)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
7 -À Unidade de Compras e Património (UCP), cabe-lhe designadamente:
1. 7.1 -No domínio das Compras:
2. a)Apoiar na elaboração de regulamento interno ou normas escritas relativas à área de contratação pública;
3. b)Identificar as necessidades de aquisição de bens e contratação de serviços externos, conducente à elaboração de um plano anual de compras, determinar o tipo de procedimento a adotar, calendarizar o respetivo lançamento e fases subsequentes;
4. c)Conduzir os processos de aquisição de bens, serviços e empreitadas, desde o seu lançamento até à sua adjudicação, publicitação e eventual elaboração do contrato, nos termos dos normativos legais aplicáveis;
5. d)Promover procedimentos que garantam a agregação de necessidades transversais, assim como monitorizar os contratos de fornecimento de bens e prestação de serviços, nomeadamente os de fornecimento contínuo e consumos permanentes, numa perspetiva de redução de custos;
6. e)Realizar estudos de mercado, criar e manter atualizados catálogos de bens de consumo transversal, definir e implementar um sistema de avaliação contínua de fornecedores;
7. f)Assegurar a preparação de relatórios de acompanhamento pelos gestores de contrato, assim como a evidência da receção dos bens e prestação de serviços, nos termos contratados;
8. g)Avaliar a utilidade e resultados alcançados com a contratação externa;
9. h)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
10. i)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
11. 7.2 -No domínio do Património:
12. a)Assegurar a organização e manutenção atualizada do cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento da FCUP, de acordo com os normativos legais;
13. b)Proceder à identificação, codificação, registo e controlo de movimentação dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento da FCUP e assegurar a sua gestão eficiente;
14. c)Executar o expediente relacionado com os processos de transferência, cedências e doações, subsídios, assim como abates e alienações, autorizados superiormente;
15. d)Propor e dar continuidade a uma política de verificação do estado dos bens, promovendo as respetivas valorizações, desvalorizações e reavaliações;
16. e)Validar as depreciações, subsídios e mapas extraídos do sistema de informação, conducentes à elaboração dos mapas finais indispensáveis ao fecho mensal e anual de contas;
17. f)Efetuar conferências físicas, através de verificações periódicas e parciais, em função de um plano previamente definido, aprovado superiormente;
18. g)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
19. h)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
8 -À Unidade de Tesouraria (UT), cabe-lhe designadamente:
1. a)Arrecadar as receitas e efetuar o registo dos recebimentos, assim como executar os pagamentos autorizados superiormente e garantir o seu tratamento contabilístico;
2. b)Verificar as ordens de pagamento relativas ao processamento de vencimentos (abonos, descontos e encargos);
3. c)Garantir o depósito de valores em conta bancária da FCUP, assim como execução das transferências ordenadas, e respetivo tratamento contabilístico;
4. d)Controlar os movimentos e saldos bancários de todas as contas bancárias da FCUP, bem como assegurar o controlo de caixa e a guarda dos excedentes e disponibilidades de tesouraria;
5. e)Assegurar a constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio;
6. f)Gerir as parametrizações de tipologias, interfaces com a SIBS e ERP, executar os fechos de caixa e demais operações relacionadas com a cobrança de valores relativos a taxas, emolumentos e outras receitas no âmbito da gestão académica;
7. g)Intervir no procedimento conducente à emissão das Notas de Liquidação e Certidão de Dívida a estudantes, nomeadamente em fase de verificação de estado, emissão e envio;
8. h)Preparar informação sobre a posição global de tesouraria e propor a melhor aplicação de fundos, nomeadamente no que se refere ao capital de base associado aos prémios escolares, atentos a legislação em vigor e os regulamentos específicos;
9. i)Assegurar as relações externas de reporte de informação legalmente exigidas em matéria de Tesouraria;
10. j)Produzir, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de cobrança de valores;
11. k)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
12. l)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
9 -À Unidade de Gestão Financeira de Projetos (UGFP), compete-lhe designadamente:
1. a)Acompanhar a execução administrativa e financeira dos programas e projetos financiados e Unidades de Investigação parceiras com jurisdição FCUP;
2. b)Organizar e manter atualizados os dossiers financeiros, preparar e submeter pedidos de pagamento às entidades financiadoras, assim como elaborar os relatórios intercalares e de encerramento;
3. c)Apoiar tecnicamente a elaboração das propostas financeiras de candidaturas a projetos de investigação financiados por fundos nacionais, comunitários ou outros, em colaboração com o Serviço de Apoio à Investigação, Tecnologia e Inovação;
4. d)Fornecer os dados necessários em matéria de programas, projetos financiados e Unidades de Investigação, no âmbito da elaboração do orçamento anual, prestação de contas, plano e relatório anual da FCUP e U.Porto;
5. e)Elaborar orientações de serviço, disponibilizar informação e indicadores relativos à gestão de projetos financiados;
6. f)Acompanhar o fundo de apoio à investigação, calcular e distribuir os overheads de projetos financiados e garantir a eficaz aplicação do método de imputação de encargos gerais a projetos financiados com vista ao seu financiamento por entidades financiadoras externas;
7. g)Preparar e acompanhar auditorias financeiras a projetos financiados, apresentar eventuais contestações aos relatórios de auditoria, e promover a implementação de recomendações;
8. h)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
9. i)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.

Artigo 9.º

Serviços de Gestão da Informação e Sistemas Informáticos

1 -Os Serviços de Gestão da Informação e Sistemas Informáticos (GISI) exercem as suas competências nos seguintes domínios das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC): gestão da informação, desenvolvimento de software, gestão de redes e sistemas informáticos, apoio técnico informático e gestão de tecnologias educativas.
2 -O GISI integra as seguintes Unidades e Núcleos:
1. a)Unidade de Gestão da Informação e Desenvolvimento (UGID);
2. b)Unidade de Redes e Sistemas e Apoio Informático (URSAI);
3. c)Núcleo de Tecnologias Educativas (NTE).
3 -A Unidade de Gestão da Informação e Desenvolvimento (UGID) exerce a sua atividade na área da gestão da informação e desenvolvimento de software. As competências da UGID são:
1. a)Gerir os conteúdos e informação da FCUP nos sistemas próprios da U.Porto e em sistemas informáticos próprios da FCUP;
2. b)Administrar, a nível local, os sistemas de informação da U. Porto;
3. c)Desenvolver, gerir e assegurar a operação dos sistemas de informação próprios da FCUP;
4. d)Prestar apoio aos utilizadores dos diversos sistemas de informação acima referidos.
4 -A Unidade de Redes e Sistemas e Apoio Informático (URSAI) exerce as suas atividades nas áreas da gestão de redes e sistemas informáticos, dando também apoio técnico informático a docentes/investigadores e serviços da FCUP, competindo-lhe:
1. a)Planear, implementar, gerir e assegurar a operação de infraestruturas passivas e ativas de redes de voz, dados e vídeo, na sua componente de área local e perímetro FCUP;
2. b)Desenvolver, gerir e assegurar a operação de servidores e infraestruturas de armazenamento da FCUP;
3. c)Desenvolver, gerir e assegurar a operação dos serviços de TIC alojados nas infraestruturas da FCUP;
4. d)Prestar apoio técnico informático aos utilizadores dos serviços TIC da FCUP.
5 -O Núcleo de Tecnologias Educativas (NTE) exerce as suas atividades na gestão de tecnologias educativas, competindo-lhe:
1. a)Gerir sistemas e aplicações de tecnologias educativas da FCUP e avaliar tecnologias emergentes;
2. b)Criar condições tecnológicas na FCUP para a criação de conteúdos pedagógicos a disponibilizar através de plataformas eletrónicas em cenários de educação à distância;
3. c)Prestar apoio técnico aos docentes que o solicitem na produção de conteúdos multimédia e na utilização dos respetivos equipamentos.

Artigo 10.º

Serviço de Imagem, Comunicação e Cooperação

1 -O Serviço de Imagem, Comunicação e Cooperação (SICC) exerce as suas competências nos domínios da imagem e comunicação, cooperação académica, cooperação internacional, cooperação com empresas, gestão de eventos e gestão da rede Alumni FCUP.
2 -O SICC integra as seguintes Unidades e Núcleos:
1. a)Unidade de Imagem e Comunicação (UIC);
2. b)Unidade de Cooperação Académica, Internacionalização e Empresas (UCIE);
3. c)Núcleo de Eventos e Multimédia (UEM);
4. d)Núcleo Alumni FCUP (NA).
3 -A Unidade de Imagem e Comunicação (UIC) exerce a sua atividade no âmbito na gestão da imagem FCUP e da sua presença institucional nos meios de comunicação social, competindo-lhe:
1. a)Criar e gerir a imagem corporativa da FCUP;
2. b)Propor e implementar o plano de comunicação da FCUP;
3. c)Gerir a assessoria de imprensa FCUP e a sua presença institucional nos meios de comunicação social;
4. d)Identificar, produzir e publicar conteúdos para canais de comunicação oficiais da FCUP;
5. e)Gerir a presença institucional da FCUP nas redes sociais.
4 -A Unidade de Cooperação Académica, Internacionalização e Empresas (UCIE) exerce a sua atividade no âmbito da promoção da cooperação nacional e internacional da FCUP com a academia e indústria, competindo-lhe:
1. a)Promover e apoiar ações de cooperação académica nacional e internacional;
2. b)Promover e apoiar ações de captação de estudantes nacionais e internacionais;
3. c)Promover a mobilidade académica de estudantes, docentes, investigadores e técnicos;
4. d)Promover e apoiar a realização de estágios e dissertações em ambiente empresarial;
5. e)Promover e apoiar a integração profissional dos estudantes FCUP.
5 -O Núcleo de Eventos e Multimédia (NEM) exerce a sua atividade organização e gestão de eventos FCUP, competindo-lhe:
1. a)Organizar os eventos institucionais;
2. b)Apoiar a organização de eventos académicos, científicos e culturais;
3. c)Apoiar a produção de conteúdos multimédia que sirvam o plano de comunicação da FCUP;
4. d)Gerir o banco de imagens e audiovisuais.
6 -O Núcleo Alumni FCUP (NA) exerce a sua atividade na gestão, atualização e envolvimento da rede Alumni FCUP, competindo-lhe:
1. a)Assegurar a gestão e atualização da base de dados de Alumni FCUP;
2. b)Promover e apoiar ações de envolvimento da comunidade Alumni FCUP.

Artigo 11.º

Serviços de Infraestruturas, Manutenção e Sustentabilidade

1 -Os Serviços de Infraestruturas, Manutenção e Sustentabilidade (SIMS) exercem as suas competências nos domínios da gestão e manutenção das instalações, infraestruturas e equipamentos da FCUP, bem como da gestão energética, ambiental e da higiene e segurança no trabalho.
2 -O SIMS integra as seguintes Unidades e Núcleos:
1. a)Unidade de Edifícios, Infraestruturas e Equipamentos (UEIE);
2. b)Unidade de Segurança, Higiene e Sustentabilidade (USHS);
3. c)Núcleo dos Espaços Verdes (NEV).
3 -A Unidade de Edifícios, Infraestruturas e Equipamentos (UEIE) exerce a sua atividade no âmbito da gestão da manutenção das infraestruturas e equipamentos comuns da FCUP, competindo-lhe designadamente:
1. a)Zelar pela conservação e manutenção dos edifícios, infraestruturas e equipamentos comuns;
2. b)Gerir a operação corrente e conservar os diversos sistemas de fornecimento de água, gás, eletricidade e AVAC;
3. c)Planificar e promover a manutenção preventiva das infraestruturas e equipamentos comuns;
4. d)Coordenar e acompanhar os contratos de manutenção de equipamentos comuns;
5. e)Fornecer as informações técnicas e colaborar na preparação dos cadernos de encargos e restante documentação administrativa relativa a projetos de construção, requalificação ou reparação, bem como acompanhar os respetivos trabalhos;
6. f)Colaborar na organização e gestão das garagens e espaços de estacionamento exteriores;
7. g)Colaborar na coordenação e supervisão dos serviços de vigilância e segurança;
8. h)Colaborar na administração e operacionalização do sistema de videovigilância e de controlo de acessos;
9. i)Gerir o aprovisionamento dos materiais de reparação, ferramentas e equipamentos auxiliares.
4 -A Unidade de Segurança, Higiene e Sustentabilidade (USHS) exerce a sua atividade no domínio do desempenho energético e ambiental e das condições de segurança do trabalho, competindo-lhe designadamente:
1. a)Promover e implementar, em articulação com as comissões de segurança da FCUP, as ações e medidas tendentes a assegurar o cumprimento das exigências legais em matéria de higiene e segurança no trabalho;
2. b)Elaborar e manter atualizado o manual de higiene, segurança e saúde, incluindo o plano de emergência interno;
3. c)Promover e implementar ações e medidas tendentes a assegurar o cumprimento das exigências legais em matéria de gestão ambiental;
4. d)Promover e implementar ações e medidas tendentes a assegurar o cumprimento das exigências legais em matéria de gestão energética;
5. e)Colaborar na gestão do tratamento, escoamento e recolha seletiva dos vários tipos de resíduos;
6. f)Garantir o controlo da qualidade da água nas cisternas e redes de abastecimento;
7. g)Manter atualizados mapas de consumos de água, gás e energia, e promover medidas tendentes à racionalização dos mesmos.
5 -O Núcleo dos Espaços Verdes (NEV) exerce a sua atividade no apoio à gestão e manutenção dos espaços verdes da FCUP, sob a coordenação e em articulação com o respetivo Curador, competindo-lhe designadamente:
1. a)Colaborar na coordenação dos contratos de manutenção dos espaços verdes;
2. b)Acompanhar e apoiar os serviços de manutenção dos jardins;
3. c)Executar e/ou acompanhar a execução de projetos de arquitetura paisagista.

Artigo 12.º

Serviços de Recursos Humanos

1 -Os Serviços de Recursos Humanos (SRH) exercem a sua atividade no âmbito da administração e do desenvolvimento e avaliação dos recursos humanos.
2 -Os SRH integram as seguintes Unidades:
1. a)Unidade de Recursos Humanos (URH);
2. b)Unidade de Avaliação de Desempenho (UAD).
3 -A Unidade de Recursos Humanos (URH) exerce a sua atividade no âmbito da administração e do desenvolvimento dos recursos humanos. As competências da URH são:
1. a)Instruir e gerir os processos administrativos e os dados de pessoal inerente à constituição, modificação, suspensão e extinção de relações de emprego;
2. b)Organizar e instruir os processos administrativos inerentes à contratação, renovação, cessação e denúncia dos contratos dos bolseiros de investigação;
3. c)Manter atualizadas as bases de dados de recursos humanos e os processos individuais dos trabalhadores de acordo com a legislação em vigor e produzir todas as listas e mapas de pessoal necessários para os diversos fins legais;
4. d)Garantir a execução e manutenção do mapa de pessoal da FCUP;
5. e)Coordenar as ações de acolhimento de novos trabalhadores na FCUP;
6. f)Organizar, instruir e monitorar os processos relativos a férias, faltas e licenças, acumulações de funções, prestação de trabalho suplementar e outras dispensas de serviço;
7. g)Organizar e instruir processos relativos à proteção social, nomeadamente, CGA, ADSE, Segurança Social e abono de família;
8. h)Organizar e instruir processos relativos ao seguro de saúde facultativo da FCUP e da U.Porto;
9. i)Organizar e instruir os processos relativos a acidentes em trabalho e a doenças profissionais dos trabalhadores da FCUP;
10. j)Acompanhar e controlar o agendamento de todas as consultas e exames de saúde periódicos no âmbito da medicina do trabalho;
11. k)Organizar e instruir processos de prestações de serviço entre a FCUP e Entidades Constitutivas da U.Porto ou Entidades Externas à U.Porto, e informar os Serviços Económico-Financeiros sempre que se justifique;
12. l)Assegurar as relações externas de reporte de informação legalmente exigidas em matéria de Recursos Humanos;
13. m)Elaborar os indicadores de gestão e colaborar com os Serviços Partilhados da U.Porto, no que concerne à elaboração do orçamento da FCUP e da U.Porto, ao Balanço Social e demais relatórios para o exterior;
14. n)Produzir a informação necessária ao processamento de remunerações, outros abonos e respetivos descontos;
15. o)Contribuir com propostas para o plano anual de formação dos recursos humanos da FCUP, com base em diagnósticos de necessidades formativas dos trabalhadores;
16. p)Elaborar estudos e relatórios que lhe sejam solicitados no domínio do desenvolvimento dos recursos humanos;
17. q)Emitir declarações, certidões, notas de tempo de serviço e outros documentos, exigidos por lei ou requeridos pelos interessados;
18. r)Gerir o arquivo do Serviço de Recursos Humanos em articulação com a UADH, mantendo-o devidamente organizado e atualizado;
19. s)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor da FCUP.
4 -A Unidade de Avaliação de Desempenho (UAD) exerce a sua atividade no âmbito dos respetivos regulamentos de avaliação de desempenho em vigor na UP e na FCUP. A UAD visa o apoio na promoção de uma cultura de mérito e de desenvolvimento de todos os trabalhadores da FCUP, competindo-lhe:
1. a)Apoiar o Diretor na operacionalização e desenvolvimento de atividades e tarefas, incluindo eleições, para assegurar o cumprimento dos processos de Avaliação de Desempenho dos trabalhadores pessoal docente, não docente e investigador;
2. b)Assegurar a divulgação, pelos meios mais adequados na FCUP, dos procedimentos e calendários aprovados pelo Diretor e propostos pela UAD;
3. c)Garantir os recursos para prestar apoio técnico a todos os envolvidos, no âmbito da gestão e operacionalização do processo da avaliação do desempenho dos trabalhadores docentes, não docentes e investigadores;
4. d)Garantir o apoio administrativo ao funcionamento dos órgãos previstos nos regulamentos de Avaliação de Desempenho, incluindo agilizar a comunicação entre os diferentes intervenientes do processo;
5. e)Promover a instrução dos processos relativos aos sistemas de avaliação do desempenho previstos na lei;
6. f)Disponibilizar relatórios periódicos de avaliação e demais mapas resumo de cada ciclo;
7. g)Efetuar o tratamento e divulgação dos elementos estatísticos solicitados pelos organismos de tutela.

Artigo 13.º

Unidade de Apoio aos Órgãos de Governo

1 -A Unidade de Apoio aos Órgãos de Governo (UAOG) tem como atribuições as atividades de apoio à gestão e funcionamento da FCUP e assessoria técnica ao Diretor e demais Órgãos de Governo.
2 -A UAOG integra:
1. a)O Secretariado dos Conselhos (SC);
2. b)O Gabinete de Avaliação Institucional e Qualidade (GAIQ);
3. c)O Gabinete de Serviços Transversais (GST);
4. d)O Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ).
3 -O Secretariado dos Conselhos, subdivide-se em:
1. i)Secretariado da Direção;
  1. ii)Secretariado do Conselho de Representantes;
  2. iii)Secretariado do Conselho Científico;
  3. iv)Secretariado do Conselho Pedagógico.
    Exercendo funções de assessoria técnica e de secretariado aos órgãos de governo da FCUP, nomeadamente Diretor, Conselho Executivo, Conselho de Representantes, Conselho Científico e Conselho Pedagógico, competindo-lhe, no que respeita a estes órgãos:
2. a)Assegurar o apoio nas áreas de tratamento de texto, comunicações internas e externas, convocatórias várias e informações;
3. b)Manter atualizada e difundir informação;
4. c)Manter organizado e atualizado o arquivo dos órgãos de governo da FCUP;
5. d)Assegurar o atendimento e acolhimento das entidades que contactem os Órgãos de Governo;
6. e)Organizar e coordenar as agendas do Diretor, Conselho Executivo e Presidentes dos Conselhos de Representantes, Científico e Pedagógico;
7. f)Assegurar a preparação, organização e encaminhamento da correspondência dos respetivos Órgãos de Governo;
8. g)Preparar os despachos do Diretor e providenciar a sua execução;
9. h)Colaborar no apoio à realização de eventos institucionais da FCUP;
10. i)Desempenhar outras funções que lhe sejam cometidas.
4 -O Gabinete de Avaliação Institucional e Qualidade (GAIQ) exerce a sua atividade no âmbito do apoio à gestão da FCUP, competindo-lhe:
1. a)Apoiar a elaboração dos planos estratégicos e de atividades;
2. b)Apoiar a elaboração dos relatórios de atividades, contas e de sustentabilidade;
3. c)Apoiar a tomada de decisões de gestão, disponibilizando informação adequada;
4. d)Monitorizar e disponibilizar indicadores de atividade, financeiros e de sustentabilidade da FCUP;
5. e)Apoiar a elaboração de estudos históricos e prospetivos no âmbito da gestão da FCUP;
6. f)Disponibilizar estudos sobre os indicadores utilizados pelos rankings e monitorizar o posicionamento da U.Porto nas várias áreas científicas da FCUP;
7. g)Desenvolver e gerir modelos de recolha, organização, tratamento e análise da informação, transformando-a num recurso para apoiar os diferentes processos/atividades da organização;
8. h)Monitorizar o uso dos sistemas de informação, desenvolvendo estudos sobre estado e qualidade dos dados, e identificar e especificar requisitos e necessidades de informação para melhoria dos processos;
9. i)Gerir o sistema de garantia de qualidade da FCUP;
10. j)Desenvolver instrumentos de monitorização e feedback com vista à melhoria contínua, e divulgar os respetivos resultados;
11. k)Organizar e supervisionar os processos de avaliação, acreditação e certificação externos;
12. l)Promover os processos de autoavaliação;
13. m)Propor melhorias relativas aos processos de gestão de risco, governação e controlo;
14. n)Reportar exposições significativas ao risco (incluindo risco de fraude) e elaborar relatórios e propor medidas que levem à eliminação das disfunções ou incorreções detetadas;
15. o)Acompanhar as auditorias externas e coordenar a elaboração de contraditórios em conjugação com a Reitoria;
16. p)Propor o plano anual de auditoria interna utilizando uma metodologia baseada no risco, e implementar o plano aprovado;
17. q)Elaborar o relatório das atividades de auditoria interna.
5 -O Gabinete de Serviços Transversais (GST) exerce a sua atividade no âmbito do apoio ao funcionamento dos serviços centrais e departamentais, competindo-lhe:
1. a)Assegurar o expediente geral da FCUP e o registo e a distribuição pelos serviços, departamentos e estabelecimentos dependentes do correio e da correspondência e documentação interna da FCUP;
2. b)Coordenar os contratos de prestações de serviços transversais à FCUP que não estejam integrados noutros serviços, nomeadamente os de limpeza e de restauração, não excluindo outros que possam vir a ser incluídos;
3. c)Administrar a cedência de instalações e apoiar a logística associada à realização de eventos nas instalações da FCUP;
4. d)Administrar as salas que estão sob gestão da direção;
5. e)Coordenar o serviço de motorista e a utilização da(s) viatura(s) da direção e assegurar a sua manutenção;
6. f)Coordenar e supervisionar outros serviços e atividades transversais, internos e externos, de apoio ao funcionamento da FCUP que não estejam integrados noutros serviços.
6 -O Gabinete de Apoio Jurídico desenvolve a sua atividade na assessoria de caráter jurídico ao Diretor e demais Órgãos de Governo, Serviços e Departamentos da FCUP, competindo-lhe:
1. a)Emitir pareceres e informações relativas a questões jurídicas e proceder a estudos de natureza jurídica que lhe sejam solicitados;
2. b)Colaborar na preparação, revisão e interpretação de estatutos, regulamentos, protocolos, acordos, convénios e contratos de diversa natureza;
3. c)Gerir processos jurídicos, graciosos ou judiciais, de diversa natureza, em razão da matéria e foro territorial, de que a FCUP seja parte interessada, preparando-os e acompanhando-os, intervindo e exercendo os poderes processuais que lhe venham a ser conferidos;
4. d)Intervir e/ou cooperar nos procedimentos relativos a processos de inquérito, averiguações ou disciplinares exercendo os poderes que lhe venham a ser conferidos ou informando conforme solicitado;
5. e)Assegurar a divulgação dos diplomas publicados com interesse para a FCUP;
6. f)Realizar, juntamente com os restantes serviços, ações internas de atualização legislativa;
7. g)Exercer as demais competências que, no domínio jurídico, sejam cometidas pelo Diretor.

Capítulo III - Pessoal dirigente e mapa de pessoal

Artigo 14.º

Pessoal dirigente

Os dirigentes são contratados pelo Diretor da FCUP nos termos do disposto no Regulamento para os Cargos de Direção Intermédia da Universidade do Porto.

Artigo 15.º

Mapa de pessoal

O mapa de pessoal, incluindo os dirigentes, é elaborado/revisto anualmente, sendo a sua elaboração/revisão submetida à aprovação do Diretor da FCUP, e publicado no sistema de informação da FCUP.

Capítulo IV - Disposições finais e transitórias

Artigo 16.º

Regime de transição dos cargos dirigentes

1 -O pessoal dirigente que esteja provido à data de entrada em vigor deste regulamento em Serviço ou Unidade que tenha sido objeto de reorganização, e cujo cargo dirigente não tenha sofrido alteração de nível, transita para a estrutura que lhe sucedeu.
2 -A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica a contagem dos prazos das comissões de serviço dos dirigentes em funções.

Artigo 17.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento são resolvidas pelo Diretor da FCUP, a quem competirá também integrar as eventuais lacunas.

Artigo 18.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no sistema de informação da FCUP, sem prejuízo de posterior publicação no Diário da República.

30 de junho de 2020. - A Diretora, Prof.ª Doutora Ana Cristina Moreira Freire.

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Artigo 8.º

Serviços Económico-Financeiros

1 -Os Serviços Económico-Financeiros (SEF) desenvolvem as suas competências nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial da FCUP.
2 -Os SEF têm por missão apoiar os Órgãos de Gestão na definição e implementação de políticas de gestão, garantindo o cumprimento de normativos legais aplicáveis, e em conformidade com os princípios de responsabilização e prestação de contas.
3 -Estes Serviços apresentam como objetivo estratégico a implementação de um sistema de controlo interno que permita assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a exatidão e integridade dos registos contabilísticos, a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável, bem como a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro.
4 -Compete aos Serviços Económico-Financeiros:
1. a)A preparação do orçamento, a evidência da execução orçamental e o respetivo desempenho face aos objetivos da política orçamental;
2. b)A elaboração de relatórios financeiros, que permitam aferir a imagem verdadeira e apropriada da posição e desempenho financeiro, respetivas alterações e fluxos de caixa, conducentes à prestação de contas;
3. c)O registo oportuno das operações pela quantia correta, em sistemas de informação apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito pelas normas legais aplicáveis;
4. d)O reporte de informação para cumprimento de obrigações fiscais, declarativas e estatísticas, nomeadamente para entidades de controlo e supervisão;
5. e)A preparação e acompanhamento de todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, garantindo a conformidade legal dos procedimentos;
6. f)O controlo e acompanhamento dos investimentos e inventários, com vista à salvaguarda do património;
7. g)A arrecadação de receita e pagamento de despesas devidamente autorizadas e nos termos legais, assegurando a coerência entre os valores existentes e os valores registados, e garantindo o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;
8. h)A gestão, acompanhamento e controlo de programas e projetos contratualizados nas componentes de ensino e investigação;
9. i)O acompanhamento em processos de auditoria interna e externa, assim como a preparação de respostas de cariz económico-financeiro a entidades institucionais;
10. j)A intermediação entre a FCUP e os utilizadores da informação financeira, nomeadamente, estudantes, docentes e investigadores, clientes e fornecedores, entidades parceiras e financiadoras, Estado e entre outras entidades;
11. k)A execução de tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
5 -Os Serviços Económico-Financeiros integram as seguintes Unidades:
1. a)Unidade de Contabilidade (UC);
2. b)Unidade de Compras e Património (UCP);
3. c)Unidade de Tesouraria (UT);
4. d)Unidade de Gestão Financeira de Projetos (UGFP).
6 -À Unidade de Contabilidade, cabe-lhe designadamente:
1. a)Preparar e gerir administrativamente o orçamento, nas suas diferentes óticas, de acordo com as orientações da Direção e normativos contabilísticos em vigor;
2. b)Elaborar os documentos de prestação de contas da FCUP, assim como contribuir para a prestação de contas consolidadas da U. Porto, nos termos legais e regulamentares;
3. c)Apoiar na criação de uma estrutura de centros de controlo orçamental e de centros de custo, facilitadores na produção de informação, e adaptada aos diversos níveis de decisão e gestão, de forma a avaliar o resultado das atividades e projetos;
4. d)Assegurar toda a tramitação processual, documental e tratamento contabilístico do processo orçamental, bem como de todas as transações e operações que afetem a posição e desempenho financeiro, e fluxos de caixa da FCUP, mediante a aplicação do sistema de normalização contabilística em vigor;
5. e)Gerir processos de faturação e controlo de créditos;
6. f)Apurar e distribuir os subsídios de incentivos à investigação;
7. g)Submeter os processos de despesa a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributaria dos fornecedores;
8. h)Garantir o enquadramento tributário e estatístico das transações, respetivo reporte e pagamento nas situações aplicáveis, assim como a organização do dossier final;
9. i)Elaborar as reconciliações bancárias das contas bancárias;
10. j)Comunicar suplementos remuneratórios quando solicitados;
11. k)Efetuar e acompanhar os lançamentos de abertura, encerramento de exercício, fechos mensais e respostas intercalares;
12. l)Preparar de respostas de cariz económico-financeiro a entidades institucionais e elaborar estudos e relatórios que lhe sejam solicitados no domínio económico-financeiro;
13. m)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
14. n)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
7 -À Unidade de Compras e Património (UCP), cabe-lhe designadamente:
1. 7.1 -No domínio das Compras:
2. a)Apoiar na elaboração de regulamento interno ou normas escritas relativas à área de contratação pública;
3. b)Identificar as necessidades de aquisição de bens e contratação de serviços externos, conducente à elaboração de um plano anual de compras, determinar o tipo de procedimento a adotar, calendarizar o respetivo lançamento e fases subsequentes;
4. c)Conduzir os processos de aquisição de bens, serviços e empreitadas, desde o seu lançamento até à sua adjudicação, publicitação e eventual elaboração do contrato, nos termos dos normativos legais aplicáveis;
5. d)Promover procedimentos que garantam a agregação de necessidades transversais, assim como monitorizar os contratos de fornecimento de bens e prestação de serviços, nomeadamente os de fornecimento contínuo e consumos permanentes, numa perspetiva de redução de custos;
6. e)Realizar estudos de mercado, criar e manter atualizados catálogos de bens de consumo transversal, definir e implementar um sistema de avaliação contínua de fornecedores;
7. f)Assegurar a preparação de relatórios de acompanhamento pelos gestores de contrato, assim como a evidência da receção dos bens e prestação de serviços, nos termos contratados;
8. g)Avaliar a utilidade e resultados alcançados com a contratação externa;
9. h)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
10. i)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
11. 7.2 -No domínio do Património:
12. a)Assegurar a organização e manutenção atualizada do cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento da FCUP, de acordo com os normativos legais;
13. b)Proceder à identificação, codificação, registo e controlo de movimentação dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento da FCUP e assegurar a sua gestão eficiente;
14. c)Executar o expediente relacionado com os processos de transferência, cedências e doações, subsídios, assim como abates e alienações, autorizados superiormente;
15. d)Propor e dar continuidade a uma política de verificação do estado dos bens, promovendo as respetivas valorizações, desvalorizações e reavaliações;
16. e)Validar as depreciações, subsídios e mapas extraídos do sistema de informação, conducentes à elaboração dos mapas finais indispensáveis ao fecho mensal e anual de contas;
17. f)Efetuar conferências físicas, através de verificações periódicas e parciais, em função de um plano previamente definido, aprovado superiormente;
18. g)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
19. h)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
8 -À Unidade de Tesouraria (UT), cabe-lhe designadamente:
1. a)Arrecadar as receitas e efetuar o registo dos recebimentos, assim como executar os pagamentos autorizados superiormente e garantir o seu tratamento contabilístico;
2. b)Verificar as ordens de pagamento relativas ao processamento de vencimentos (abonos, descontos e encargos);
3. c)Garantir o depósito de valores em conta bancária da FCUP, assim como execução das transferências ordenadas, e respetivo tratamento contabilístico;
4. d)Controlar os movimentos e saldos bancários de todas as contas bancárias da FCUP, bem como assegurar o controlo de caixa e a guarda dos excedentes e disponibilidades de tesouraria;
5. e)Assegurar a constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio;
6. f)Gerir as parametrizações de tipologias, interfaces com a SIBS e ERP, executar os fechos de caixa e demais operações relacionadas com a cobrança de valores relativos a taxas, emolumentos e outras receitas no âmbito da gestão académica;
7. g)Intervir no procedimento conducente à emissão das Notas de Liquidação e Certidão de Dívida a estudantes, nomeadamente em fase de verificação de estado, emissão e envio;
8. h)Preparar informação sobre a posição global de tesouraria e propor a melhor aplicação de fundos, nomeadamente no que se refere ao capital de base associado aos prémios escolares, atentos a legislação em vigor e os regulamentos específicos;
9. i)Assegurar as relações externas de reporte de informação legalmente exigidas em matéria de Tesouraria;
10. j)Produzir, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de cobrança de valores;
11. k)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
12. l)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
9 -À Unidade de Gestão Financeira de Projetos (UGFP), compete-lhe designadamente:
1. a)Acompanhar a execução administrativa e financeira dos programas e projetos financiados e Unidades de Investigação parceiras com jurisdição FCUP;
2. b)Organizar e manter atualizados os dossiers financeiros, preparar e submeter pedidos de pagamento às entidades financiadoras, assim como elaborar os relatórios intercalares e de encerramento;
3. c)Apoiar tecnicamente a elaboração das propostas financeiras de candidaturas a projetos de investigação financiados por fundos nacionais, comunitários ou outros, em colaboração com o Serviço de Apoio à Investigação, Tecnologia e Inovação;
4. d)Fornecer os dados necessários em matéria de programas, projetos financiados e Unidades de Investigação, no âmbito da elaboração do orçamento anual, prestação de contas, plano e relatório anual da FCUP e U.Porto;
5. e)Elaborar orientações de serviço, disponibilizar informação e indicadores relativos à gestão de projetos financiados;
6. f)Acompanhar o fundo de apoio à investigação, calcular e distribuir os overheads de projetos financiados e garantir a eficaz aplicação do método de imputação de encargos gerais a projetos financiados com vista ao seu financiamento por entidades financiadoras externas;
7. g)Preparar e acompanhar auditorias financeiras a projetos financiados, apresentar eventuais contestações aos relatórios de auditoria, e promover a implementação de recomendações;
8. h)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
9. i)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.