Na transferência da documentação para o AMMTS, os vários serviços devem observar os seguintes procedimentos:
- a)Enviar livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
- b)Enviar livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
- c)Enviar os documentos nos suportes originais, devidamente limpos, acomodados em pastas e ou caixas, numeradas e identificadas, adequadas às suas dimensões;
- d)Todos os documentos devem enviar-se organizados, classificados e ordenados, pelos serviços de origem;
- e)A identificação de documentos reunidos em pastas ou caixas deve ser efetuada em impresso próprio conforme consta no Anexo I deste regulamento;
- f)A conferência da guia respetiva será efetuada em conjunto pelos responsáveis de ambos os serviços;
- g)Os processos e requerimentos deverão ser paginados, devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado da paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço de origem;
- h)Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e o ano a que se reporta;
- i)No caso dos processos de obras, deverá ser indicado o número, o local, a designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;
- j)Nos restantes casos de processos com número identificativo, deverá ser também indicado o ano a que diz respeito, bem como o nome, residência e disposição legal em causa;
- k)Na preparação dos documentos a remeter, devem os serviços produtores eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente clipes, elásticos, agrafes, entre outros.