Art.º 29 · Regulamento n.º 681/2025 — Procedimentos referentes ao empréstimo

1 -Os procedimentos são os seguintes:
1. a)Concessão de autorização: os documentos só podem sair do Arquivo Municipal de Sines mediante autorização concedida por despacho do Presidente da Câmara Municipal de Sines, após informação do Arquivo Municipal;
2. b)Informação do responsável do Arquivo Municipal de Sines: ao responsável do Arquivo Municipal cabe verificar o estado de conservação da documentação. Se não for possível a saída de originais será sempre de encarar o envio de reproduções, a custear pela entidade organizadora da exposição.
3. c)Seguro: os documentos que saírem do Arquivo Municipal de Sines deverão estar cobertos por uma apólice de seguro. A Câmara Municipal de Sines fixará o valor da cada peça objeto de empréstimo, o qual será incluído no despacho de autorização. A entidade organizadora da exposição só poderá retirar as espécies a ceder pelo Arquivo Municipal, mediante entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo da sua emissão.
4. d)Auto de entrega: os documentos serão retirados do Arquivo Municipal de Sines por pessoal devidamente credenciado, mediante assinatura de um auto de entrega, do qual constará o estado de conservação dos documentos emprestados;
5. e)Duração das exposições: não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a três meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução;
6. f)Embalagem e transporte: os encargos com a embalagem e o transporte ficarão a cargo do organizador da exposição, sendo aconselhável que a embalagem e transporte sejam realizados por uma empresa especializada;
7. g)Reprodução e segurança: todos os documentos cujo empréstimo tenha sido autorizado deverão, antes da sua entrega, ser reproduzidos em fotografia digital pela Câmara Municipal de Sines, ficando esta em poder da imagem original, sendo que os encargos com a reprodução ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição;
8. h)Restauro: por razões de conservação, se for necessário realizar algum tipo de restauro nos documentos a ceder, as despesas ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição;
9. i)Autorização do empréstimo para o estrangeiro: a entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites da autorização da saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários;
10. j)Medidas de conservação: a entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos através de uma vigilância permanente e adequados sistemas de segurança: deteção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade (humidade relativa entre 50 % a 60 %); temperatura (entre 16 a 20 graus centígrados); luz (iluminação artificial indireta próxima dos 50 lux); correta instalação em vitrinas fechadas, com possibilidade de renovação do ar e não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente ou qualquer outro que possa danificar os documentos;
11. k)Reprodução de documentos: não é permitida à entidade organizadora reproduzir qualquer documento com a exceção das imagens utilizadas nos catálogos e promoção da exposição;
12. l)Catálogo da exposição: deverá identificar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados à Câmara Municipal de Sines dois exemplares, um para o Arquivo e outro para a Biblioteca;
13. m)Devolução: concluída a exposição, os documentos serão devolvidos ao Arquivo Municipal dentro do prazo fixado pelo despacho de cedência;
14. n)Assinatura das condições de empréstimo: o Arquivo Municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um termo de responsabilidade, no qual confirma o conhecimento das normas de empréstimo.
2 -Na receção dos documentos, antes da assinatura do auto de devolução, o Arquivo Municipal procederá a uma avaliação do seu estado de conservação. Caso se verifique alguma anomalia, será dado conhecimento ao Presidente da Câmara.

Artigo 29.º — Procedimentos referentes ao empréstimo

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