Art.º 16 · Regulamento n.º 691/2023 — Relacionamento com terceiros

1 -Na sua relação com terceiros, os trabalhadores e dirigentes da UBI não devem capitalizar a qualidade de pertença à UBI para obter benefícios diretos ou indiretos, para além dos legítimos e esperados para a missão da UBI e objetivos da relação.
2 -O relacionamento de trabalhadores e dirigentes da UBI com terceiros deve pautar-se por um espírito de estreita cooperação, designadamente através da prestação de informações, sem prejuízo do respeito pelos deveres de sigilo profissional aplicáveis.
3 -Na sua relação com terceiros, os trabalhadores e dirigentes da UBI devem sempre fazer uso de isenção e imparcialidade, devendo o relacionamento com fornecedores e parceiros institucionais pautar-se pelos mesmos princípios éticos e padrões de conduta definidos para o relacionamento entre trabalhadores e cidadãos.
4 -Os trabalhadores e dirigentes da UBI devem utilizar um sistema de gestão documental adequado às respetivas tarefas que permita, designadamente, o armazenamento e rastreabilidade de informação permanentemente atualizada e classificada, a pesquisa e circulação de informação, bem como uma maior segurança, por forma a alcançar uma melhor transparência, gestão e eficácia.
5 -Na relação com os cidadãos, devem os trabalhadores e dirigentes da UBI:
1. a)Assegurar uma resposta completa e exata às questões colocadas, encaminhando-as sempre que o assunto em apreço seja da responsabilidade ou competência de outra entidade;
2. b)Prestar informações e esclarecimentos, de modo a assegurar que o interlocutor está consciente dos seus direitos e deveres, tendo sempre presente as suas circunstâncias individuais, designadamente a capacidade para compreender a informação que lhe é prestada;
3. c)Garantir que a informação prestada é clara e procurar garantir que é compreendida quando o interlocutor não domina a língua portuguesa;
4. d)Não se pronunciar a título meramente pessoal, mas sim veicular sempre a posição institucional da Instituição. Quando a desconhecer, deve procurar desenvolver diligências para conhecer essa posição.
6 -Todos os pedidos, comunicações e notificações entre a UBI e terceiros devem ser, preferencialmente, efetuados através de meios eletrónicos, por forma a garantir a transparência e rastreabilidade da informação.
7 -Todas as comunicações institucionais devem ser efetuadas através dos meios de comunicação oficiais da UBI (nomeadamente endereço postal, telefones e endereços de correio eletrónico oficiais), ou plataformas informáticas em uso oficial na instituição.
8 -Os trabalhadores e dirigentes da UBI, em especial aqueles que têm funções relacionadas com a aquisição de bens ou serviços, devem zelar para que o respetivo fornecimento ou prestação do serviço se faça dentro da legalidade e que, cumulativamente, se respeitem os princípios de economia, eficiência e eficácia.

Artigo 16.º — Relacionamento com terceiros

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