A requisição da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:
- a)Cada pedido equivalerá a uma requisição;
- b)Cada requisição deve conter apenas o pedido de um documento;
- c)A requisição deve ser preenchida com clareza e precisão, devendo também, no caso de efetuadas em papel, as assinaturas estar legíveis;
- d)A documentação será disponibilizada e entregue no serviço de referência do AMMLG ao requisitante logo que seja possível;
- e)No ato da requisição o responsável pelo serviço de referência deverá entregar o duplicado da requisição devidamente preenchido ao requisitante.
- 2 -Enquanto os documentos se encontrarem fora do serviço de arquivo, as Requisições de documentos arquivados devem ser guardadas do seguinte modo:
- a)O original e arquivado por ordem cronológica no AMMLG;
- b)O duplicado fica na posse do requisitante, anexado ao processo ou ao documento requisitado.
- c)O triplicado é colocado no lugar do documento solicitado e funciona como fantasma até à devolução do mesmo.
- 3 -A devolução da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:
- a)O requisitante deve garantir a entrega da documentação no serviço de referência do AMMLG a um técnico responsável;
- b)No ato de devolução, o requisitante deve apresentar o duplicado da requisição, no qual será colocada a data de devolução e a assinatura do técnico responsável que recebeu a documentação,
- c)No ato de devolução o responsável pelo serviço de referência e o requisitante deverão confirmar se o documento é devolvido nas mesmas condições em que estava quando foi entregue;
- d)O AMMLG deverá dar baixa da requisição no formulário original colocando a expressão devolvido, assinando e datando, arquivar o documento devolvido eliminar o fantasma.
- 4 -O procedimento poderá decorrer eletronicamente desde que seja possível assegurar os direitos e obrigações dos intervenientes.