Art.º 5 · Regulamento n.º 72/2021 — Conceitos

a)Sistema de arquivo organizacional: composto pela informação gerida pela organização, pelos espaços de armazenamento de documentos e de informação e pelo conjunto de outros elementos que participam na sua gestão e qualificação (leis, normas, orientações, procedimentos, tutela e/ou órgãos de gestão, órgão de coordenação, órgãos consultivos, serviço de arquivo, recursos humanos e materiais).
b)Arquivo: Conjunto orgânico de documentos e dados de natureza administrativa e histórica, produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem a Câmara Municipal de Melgaço, assim como, por outras entidades ou pessoas singulares concelhias no decorrer das suas funções ou atividades. Estes documentos e dados, independentemente da sua data, forma ou suporte material, são conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posteriormente como elementos informativos para os mais variados efeitos.
c)Gestão documental: Conjunto de operações e procedimentos técnicos tendentes a racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.
d)Arquivo corrente: Conjunto de documentos necessários a atividade do organismo que os produziu ou recebeu.
e)Arquivo intermédio: Conjunto de documentos que, tendo deixado de ser de utilização corrente, ainda é utilizado, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.
f)Arquivo definitivo ou histórico: Conjunto de documentos que tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, e considerado de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.
g)Fundo: Conjunto de documentos de uma única proveniência.
h)Documento: Unidade de informação, independentemente do seu suporte, com valor administrativo, judicial, probatório ou informativo.
i)Manutenção: Conjunto de ações que asseguram as condições existentes, consideradas adequadas e suficientes para a estabilidade dos documentos.
j)Preservação: Conjunto de ações indiretas que evitam ou reduzem as causas de degradação dos documentos.
k)Conservação: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções pontuais, e que devolvem ao documento um nível superior de estabilidade físico-química permitindo o seu manuseamento e/ou manipulação durante o processo de transferência de suporte.
l)Restauro: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções extensas, e que devolvem estabilidade ao documento a partir da recuperação, substituição ou introdução de elementos estruturais ou de suporte.
m)Dados: Conjunto de valores ou ocorrências em estado bruto a partir dos quais é possível obter informação.
n)Informação: conjunto organizado de dados que permite resolver problemas e tomar decisões.
o)Responsável de arquivo (RA): o técnico responsável por gerir a documentação e informação e por prestar apoio aos utilizadores da respetiva unidade orgânica.

Artigo 5.º — Conceitos

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