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Artigo 14.º — Competências funcionais da Divisão Administrativa e Financeira

Vigente desde: 30/01/2020
  1. 1 -Cabe à Secção de Relação com o/a Cidadã/o:
    1. a)Assegurar o atendimento geral, agilizado e qualificado aos fregueses;
    2. b)Receber e registar reclamações e/ou sugestões, presenciais ou telefónicas, redigindo-as sempre que os utentes não o possam fazer;
    3. c)Rececionar e prestar informações genéricas a utentes e efetuar o respetivo encaminhamento interno ou externo;
    4. d)Manter atualizada base de dados de reclamações e/ou sugestões e garantir que todos os cidadãos têm resposta tempestiva e adequada;
    5. e)Rececionar requerimentos destinados a emitir atestados e justificações administrativas, registar os mesmos e produzir os documentos em suporte informático adequado, mantendo os processos devidamente arquivados;
    6. f)Proceder ao licenciamento de canídeos e gatídeos;
    7. g)Proceder às inscrições nas atividades desenvolvidas pela Freguesia;
    8. h)Fazer a gestão corrente do Posto dos CTT;
    9. i)Efetuar o atendimento no âmbito de protocolos estabelecidos com outras entidades;
    10. j)Arrecadar a receita relativa às taxas da Freguesia, emitindo o respetivo documento de suporte contabilístico;
    11. k)Proceder diariamente ao fecho de caixa e remeter os valores à tesouraria para depósito;
    12. l)Afixar os editais e outras informações de interesse público (mupis e vitrines);
    13. m)Desenvolver todas as tarefas inerentes ao recenseamento eleitoral e atos eleitorais;
    14. n)Organizar e conservar a informação relacionada com a gestão da atividade da Junta de Freguesia, independentemente do tipo de suporte em que estiver registado (físico ou eletrónico), a fim de serem facilmente localizados;
    15. o)Assegurar a aplicação dos critérios de gestão documental;
    16. p)Proceder à preservação e eliminação de documentos de acordo com a tabela de seleção e conservação de documentos;
    17. q)Assegurar e tratar de todo o processo referente ao arquivo geral da Junta;
    18. r)Proceder ao envio regular de documentos para o arquivo definitivo;
    19. s)Cooperar com as restantes secções;
    20. t)Garantir o arquivo da sua área.
  2. 2 -Cabe à Secção de Recursos Humanos:
    1. 2.1 -No âmbito da Gestão dos Recursos Humanos:
    2. a)Organizar e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
    3. b)Recolher e tratar os dados relativos à assiduidade dos trabalhadores, justificação de faltas e trabalho suplementar;
    4. c)Executar administrativamente os procedimentos concursais de recrutamento ou mobilidade;
    5. d)Instruir processos de aposentação, cessação de contratos, pedidos de licenças e estatuto de trabalhador-estudante;
    6. e)Elaborar e atualizar o mapa de pessoal;
    7. f)Elaborar o mapa de férias e controlar as mesmas;
    8. g)Processar os vencimentos dos trabalhadores e abonos dos eleitos locais, e comunicar os respetivos descontos a CGA, ADSE, Segurança Social, Autoridade Tributária, entre outras;
    9. h)Efetuar o atendimento personalizado aos trabalhadores;
    10. i)Gerir candidaturas a entidades públicas e/ou parceiras a acolher trabalhadores e/ou formandos em atividades ocupacionais ou estágios profissionais e/ou académicos;
    11. j)Acolher os trabalhadores;
    12. k)Prestar a informação trimestral dos recursos humanos à DGAL, através do SIIAL;
    13. l)Cooperar com as restantes secções;
    14. m)Garantir o arquivo da sua área;
    15. n)Articular com a secção de Finanças e Património a aquisição de bens ou serviços associados.
    16. 2.2 -No âmbito da Formação:
    17. a)Preparar, em articulação com as restantes unidades orgânicas, o plano de formação dos trabalhadores;
    18. b)Promover o cumprimento dos objetivos do plano de formação e do calendário do mesmo.
    19. 2.3 -No âmbito das Condições de Trabalho:
    20. a)Gerir todas as tarefas associadas a matérias de segurança e saúde no trabalho;
    21. b)Participar os acidentes de trabalho à companhia de seguros nos prazos legais;
    22. c)Promover auditorias internas às condições de trabalho dos trabalhadores e propor intervenções preventivas e corretivas.
  3. 3 -Cabe à Secção de Finanças e Património:
    1. 3.1 -No âmbito da Gestão de Ativos e Património:
    2. a)Elaborar e manter atualizado o cadastro e inventário de todos os bens móveis e imóveis;
    3. b)Propor para abate os bens, mediante indicação da secção onde estiverem localizados;
    4. c)Proceder aos abates dos bens mediante aprovação dos órgãos competentes;
    5. d)Cumprir as regras e procedimentos previstos no regulamento de inventário e cadastro dos bens da Freguesia;
    6. e)Cooperar com as restantes secções;
    7. f)Garantir o arquivo da sua área.
    8. 3.2 -No âmbito da Contabilidade:
    9. a)Elaborar o projeto de documentos previsionais, bem como preparar as propostas de modificações, de acordo com as orientações do Executivo;
    10. b)Efetuar a escrituração da contabilidade e assegurar os registos contabilísticos atempadamente e a sua correta classificação, de acordo com as normas legais;
    11. c)Cumprir as fases de despesa e da receita e emitir os documentos respetivos;
    12. d)Proceder ao controlo orçamental e elaborar os relatórios financeiros que se mostrem necessários;
    13. e)Gerir, do ponto de vista de procedimentos e controlo financeiro, os contratos de delegação de competências celebrados com a Câmara Municipal de Lisboa ou outras entidades;
    14. f)Elaborar a conta de gerência e garantir que as mesmas são remetidas às entidades previstas legalmente, nos prazos previstos;
    15. g)Prestar a informação financeira através do preenchimento de formulário no SIAL;
    16. h)Realizar as reconciliações;
    17. i)Cooperar com as restantes secções;
    18. j)Garantir o arquivo da sua área.
    19. 3.3 -No âmbito da Tesouraria:
    20. a)Efetuar o pagamento em cheque, numerário ou transferência bancária das despesas autorizadas;
    21. b)Registar os pagamentos e recebimentos nas contas correntes das instituições bancárias;
    22. c)Proceder à reconciliação das contas correntes das instituições bancárias com os extratos bancários;
    23. d)Emitir os mapas de movimento diário de tesouraria, bem como conferir e preparar os depósitos de numerário/cheques;
    24. e)Registar em diário as despesas pagas por Fundo de Maneio;
    25. f)Remeter à contabilidade todos os documentos de recebimentos e pagamentos;
    26. g)Cooperar com as restantes secções;
    27. h)Garantir o arquivo da sua área.
    28. 3.4 -No âmbito das Compras e Contratação Pública:
    29. a)Colaborar na execução e revisão do Regulamento Interno de Contratação Pública, assim como propor melhorias que visem a sua adequação a novas exigências legais e/ou necessidades internas;
    30. b)Rececionar requisições internas dos diversos serviços com as necessidades de aquisição de bens, serviços e empreitadas;
    31. c)Preparar e acompanhar os processos de aquisição de bens, serviços e empreitadas, nos termos da legislação relativa à contratação pública e de acordo com o Regulamento Interno de Contratação Pública;
    32. d)Proceder às notificações de adjudicação e emitir requisições externas para os fornecedores;
    33. e)Elaborar e controlar os contratos de aquisição de bens e serviços, empreitadas de obras públicas, concessão de serviços ou contratos de locação de bens móveis;
    34. f)Diligenciar para que a receção e conferência do bem ou serviço seja efetuada pelo responsável da área a que se destina;
    35. g)Cooperar com as restantes secções;
    36. h)Garantir o arquivo da sua área;
    37. i)Garantir a publicitação dos contratos nas plataformas legalmente definidas e no site na Junta de Freguesia.
    38. 3.5 -No âmbito da Gestão de Instalações e Frota:
    39. a)Gerir os espaços da Freguesia, garantindo a limpeza, conservação e manutenção das instalações e equipamentos existentes;
    40. b)Providenciar que os espaços estejam em condições gerais de utilização para o fim a que se destina;
    41. c)Requerer intervenções corretivas à Divisão de Espaço Público;
    42. d)Gerir e manter a frota automóvel afeta ao espaço público;
    43. e)Garantir que a frota se encontra em totais condições de operacionalidade, assim como são cumpridos todos os requisitos legais, nomeadamente em termos de seguros e inspeções periódicas;
    44. f)Assegurar a gestão, manutenção e limpeza de viaturas e articulação com os motoristas;
    45. g)Cooperar com as restantes secções;
    46. h)Garantir o arquivo da sua área.
  4. 4 -Cabe à Secção de Sistemas de Informação:
    1. a)Configurar, gerir e administrar os recursos dos sistemas físicos e aplicacionais instalados, de forma a otimizar a utilização e partilha das capacidades existentes e a resolver os incidentes de exploração, e elaborar as normas e a documentação técnica;
    2. b)Garantir o bom funcionamento das aplicações informáticas existentes e a adquirir, estabelecendo pontos de contacto com os fornecedores responsáveis pelas mesmas;
    3. c)Instalar componentes de hardware e software, designadamente, de sistemas de servidores, dispositivos de comunicações, estações de trabalho, assegurando a respetiva manutenção e atualização;
    4. d)Apoiar os utilizadores, colaborando na elaboração de planos de formação nos domínios das Tecnologias de Informação e Comunicação;
    5. e)Assegurar a aplicação dos mecanismos de segurança, confidencialidade e integridade da informação armazenada, processada e transportada nos sistemas de processamento e redes de comunicação utilizados;
    6. f)Assegurar a integração e gestão dos sistemas de comunicações, compreendendo as redes de voz e dados, rede fixa, rede móvel, e sistemas de vigilância;
    7. g)Cooperar com as restantes secções;
    8. h)Garantir o arquivo da sua área;
    9. i)Articular com a secção de Finanças e Património a aquisição de bens, serviços ou empreitadas.

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