Na transferência da documentação para o Arquivo Municipal de Vizela, os vários serviços devem observar os seguintes procedimentos:
- a)Os documentos serão enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados;
- b)Os documentos devem ser acondicionados em caixas de modelo uniformizado, adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas, nos termos da alínea d) do n.º 1 do artigo 8.º;
- c)Quando as unidades documentais se apresentem na sua forma original, ou quando as unidades documentais assim o exigirem, os documentos deverão vir em livros encadernados;
- d)Todos os documentos devem encontrar-se organizados, classificados e ordenados, pelos serviços de origem, de acordo com o plano de classificação em vigor;
- e)A conferência da guia de remessa será efetuada em conjunto pelos responsáveis de ambos os serviços;
- f)Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado da paginação do mesmo, no qual conste a assinatura e o visto dos responsáveis pelo respetivo serviço de origem e pelo Arquivo Municipal;
- g)Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, indicando-se o assunto, os documentos que contém e o ano a que reporta;
- h)Os processos de obras, deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo o modelo existente, com o número, o local, a designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários e demais elementos que constam da alínea d) do n.º 1 do artigo 8.º;
- i)Nos restantes casos de processos com número identificativo, deverá ser também indicado o respetivo ano, bem como o nome, residência e disposição legal relativa ao procedimento;
- j)Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos) são enviados ao Arquivo Municipal com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices;
- k)Na preparação dos documentos a transferir, os serviços devem eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes e clipes.