1 - As unidades orgânicas e serviços municipais devem solicitar ao Arquivo Municipal a remessa de documentação e, de acordo com a possibilidade de receção e armazenamento do arquivo, é marcada a respetiva data de transferência, sendo o calendário das transferências avaliado caso a caso.
2 - A remessa dos documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa deve ser feita em duplicado, ficando um exemplar no serviço de arquivo, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O duplicado da guia de remessa pode ser utilizado provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências e demais informações pertinentes.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo I e II, ao presente Regulamento.
3 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
4 - Nas remessas devem ser observados alguns procedimentos técnicos, designadamente:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando as unidades documentais assim o exijam;
b) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
c) No seu suporte original, devidamente acondicionada e identificada no exterior com os seguintes elementos:
Designação da Divisão/Serviço/Gabinete;
Identificação do conteúdo;
Código de classificação
Datas extremas;
Número de caixa ou pasta.
5 - Toda a documentação a incorporar no Arquivo Municipal, nomeadamente, atas, contratos, escrituras, registos, processos e requerimentos, deverá ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, em suporte de papel e ou eletrónico, obrigatoriamente relacionados na guia.
6 - Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.