Aprova o Regulamento do Arquivo Municipal do Município de Freixo de Espada à Cinta
Legislação Habilitante
O presente Regulamento é elaborado nos termos e com fundamento nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º e alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, nos artigos 99.º, 100.º, 101.º, 135.º, 136.º, 139.º e 140.º do novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, com a alteração dada pela Lei n.º 72/2020, de 16 de novembro, considerando -se, ainda, o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, as disposições da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a alteração ao anexo I introduzida pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro, e por fim, o artigo 9.º da Lei n.º 31/2019, de 03 de maio.
Definição
Objeto
O Arquivo Municipal contém, sob sua responsabilidade, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos ou serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, compreendendo ainda, a documentação adquirida e doada, com comprovado valor para a história do Município com o objetivo de preservá-la e divulgá-la.
Missão
O Arquivo Municipal tem como missão assegurar a gestão da documentação à sua guarda e colaborar com os serviços competentes na transferência, avaliação, seleção, eliminação, comunicação e difusão da mesma, assegurando a sua preservação e tratamento documental.
Competências e atribuições
Enquadramento orgânico
O Arquivo Municipal encontra-se na dependência direta do Presidente da Câmara ou do vereador com competência delegada.
Transferência e receção de documentos
Os diversos processos, finda a sua fase ativa, durante a qual é utilizada de uma forma regular, para fins administrativos, fiscais ou legais fixados na lei, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, devem ser remetidos pelas unidades orgânicas e serviços municipais para o Arquivo Municipal, para ali se proceder à avaliação documental.
Formalidades da remessa
1 - As unidades orgânicas e serviços municipais devem solicitar ao Arquivo Municipal a remessa de documentação e, de acordo com a possibilidade de receção e armazenamento do arquivo, é marcada a respetiva data de transferência, sendo o calendário das transferências avaliado caso a caso.
2 - A remessa dos documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa deve ser feita em duplicado, ficando um exemplar no serviço de arquivo, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O duplicado da guia de remessa pode ser utilizado provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências e demais informações pertinentes.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo I e II, ao presente Regulamento.
3 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
4 - Nas remessas devem ser observados alguns procedimentos técnicos, designadamente:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando as unidades documentais assim o exijam;
b) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
c) No seu suporte original, devidamente acondicionada e identificada no exterior com os seguintes elementos:
Designação da Divisão/Serviço/Gabinete;
Identificação do conteúdo;
Código de classificação
Datas extremas;
Número de caixa ou pasta.
5 - Toda a documentação a incorporar no Arquivo Municipal, nomeadamente, atas, contratos, escrituras, registos, processos e requerimentos, deverá ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, em suporte de papel e ou eletrónico, obrigatoriamente relacionados na guia.
6 - Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.
Livros findos
Os livros findos, designadamente, atas, contratos, escrituras, registos, devem ser enviados ao Arquivo Municipal, com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
Processos e requerimentos
Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, em sua substituição, deverá constar uma folha de desanexação de documentos, registando a paginação do mesmo e a assinatura e visto do responsável pelo respetivo serviço.
Processos de obras
Do incumprimento aos requisitos
O Arquivo Municipal poderá recusar todos os envios que não cumpram os requisitos estabelecidos.
Aquisição de documentação para Arquivo Histórico
Organização orçamental
A organização do património documental do Município é feita segundo as etapas do ciclo de vida dos documentos.
Avaliação documental
Comissão de avaliação
Seleção da documentação
Proposta de eliminação
Compete ao Arquivo Municipal propor a eliminação de documentos, depois de consultados os serviços respetivos e cumpridas as determinações legais.
Eliminação dos documentos
Processo de eliminação
Formalidades da eliminação
Tratamento documental
Conservação da documentação
Transferência de suportes
Acessibilidade
Comunicabilidade
Reproduções
Serviço de leitura
Requisitos
Casos não contemplados
Os casos de consulta não contemplados deverão ser submetidos à apreciação do responsável do arquivo e autorizados mediante despacho do Presidente da Câmara ou vereador com competência delegada, com indicação dos seguintes elementos:
Requisição pelos serviços
Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas serão fornecidos mediante autorização escrita do Presidente da Câmara ou do vereador com competência delegada para o efeito, sem prejuízo das restrições impostas por lei.
Formalidades da requisição
Revalidação da requisição
Devolução da documentação
Deveres do utilizador
Proibições
É expressamente proibido:
Sanções
O utilizador que, depois de avisado pelos funcionários do Arquivo Municipal com o disposto no artigo anterior, será convidado a sair das instalações, caso os atos se verifiquem no interior do serviço, ou chamado superiormente à atenção. E em face dos atos praticados, ficará sujeito às sanções previstas na lei.
Empréstimos
Empréstimos para exposições
Responsável técnico pelo Arquivo Municipal
Ao responsável pelo Arquivo Municipal, compete no âmbito das suas funções, dirigir, orientar, controlar e executar toda a atividade arquivística inerente à função, nomeadamente:
Funcionários do Arquivo Municipal
Compete aos funcionários do Arquivo Municipal, consoante a sua formação e sob orientação do responsável:
Casos omissos
A resolução de toda e qualquer situação não contemplada neste Regulamento, será da competência da Câmara Municipal, em harmonia com as normas legais e regulamentares em vigor.
Revisão
O presente Regulamento será revisto sempre que se revele necessário para mais correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor após a sua publicação nos termos legais.
25 de outubro de 2022. - O Presidente da Câmara, Nuno Manuel Rocha Gomes Ferreira.
ANEXO I
Auto de entrega
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de remessa de documentos
(a preencher em duplicado)
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)
ANEXO IV
Requisição de documentos
(ver documento original)
ANEXO V
Empréstimo de documentação para exposições
Normas de empréstimo de documentação para exposições
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para a difusão dos fundos arquivísticos. A solicitação de documentos ao Arquivo Municipal para exposições, pode originar percas ou deteriorações. Por este motivo, deverão tornar-se todas as medidas necessárias para eliminar aqueles riscos.
Com este objetivo elaboraram-se as seguintes normas:
A entidade organizadora da exposição deverá solicitar, por escrito, com suficiente antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que deseja expor, dirigindo-se para tal ao Senhor Presidente da Câmara Municipal de Freixo de Espada à Cinta.
O requerimento de empréstimo contém os procedimentos obrigatórios a cumprir no empréstimo da documentação para exposição.
Os documentos só podem sair do Arquivo Municipal mediante autorização concedida por despacho do Senhor Presidente da Câmara Municipal de Freixo de Espada à Cinta, ou do vereador do pelouro com competência, após informação do Arquivo Municipal que por seu lado só entregará os documentos, se tiver em seu poder a notificação do referido Despacho.
O Senhor Presidente da Câmara Municipal de Freixo de Espada à Cinta, fundamentará a sua decisão de autorizar a saída dos documentos com base na informação favorável do Serviço de Arquivo.
Se o estado de conservação das peças ou as circunstâncias da exposição assim o aconselharem, não será concedida a autorização.
Todos os documentos que saíram do Arquivo Municipal, deverão estar protegidos por uma apólice de seguro, durante o período de tempo que estiverem fora. O valor de cada documento, peça, objeto de empréstimo é fixado pela Câmara Municipal de Freixo de Espada à Cinta. Esta avaliação será incluída no despacho de autorização.
A entidade organizadora efetuará o contrato de seguro com uma seguradora de sua escolha pelo valor previamente estabelecido.
A entidade organizadora da exposição só poderá retirar as espécies a emprestar do Arquivo mediante a entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida.
Os documentos serão retirados do Arquivo por pessoal devidamente credenciado, mediante a assinatura de um auto de entrega. Se necessário indicar-se-á no auto o estado de conservação dos documentos emprestados.
Não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a dois meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução.
Os encargos com a embalagem e o transporte ficarão a cargo do organizador da exposição.
É aconselhável que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados por uma empresa especializada.
Pode admitir-se que o expositor realize a embalagem com os funcionários da Arquivo Municipal, com a condição de que os documentos sejam devidamente protegidos e envolvidos a fim de evitar a deterioração das peças por qualquer acidente.
Em determinados casos, quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe, poderão exigir-se embalagens especiais.
Todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado deverá ser reproduzido em suporte digital ou fotografia, pelo Município de Freixo de Espada à Cinta, antes da sua entrega. Os encargos desta reprodução ficarão sempre a cargo da entidade organizadora da exposição.
Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á ficando as respetivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição.
A entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites de autorização de saída de curta e média duração, bem como dos trâmites alfandegários.
A entidade organizadora da exposição deverá garantir em termo próprio, a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (deteção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade - humidade relativa entre 50 e 60 % -, temperatura - entre 16 a 20Cº -, luz iluminação artificial indireta próxima dos 50 lux), correta instalação das peças em vitrinas fechadas, com possibilidade de renovação de ar, não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, etc., que possa danificá-las.
Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização expressa do Município de Freixo de Espada à Cinta.
O material associado à divulgação da exposição (catálogo, revistas, desdobráveis, site, etc.) da exposição, deverá identificar a entidade detentora dos documentos.
Deverão ser enviados ao Município de Freixo de Espada à cinta pelo menos dois exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo Municipal e à Biblioteca Municipal.
Concluída a exposição os documentos serão devolvidos, findo o prazo fixado no Despacho que autorizou o empréstimo.
Ao receber os documentos, e antes de assinar o auto de receção correspondente, o Arquivo Municipal procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos.
Se alguma anomalia se verificar, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á conta desta ao Senhor Presidente da Câmara Municipal para o caso de terem de ser exigidas responsabilidades.
316034747