- 1 -Toda a correspondência rececionada deverá ser obrigatoriamente registada, apondo-se no caso de suportes de papel, um registo do qual conste o número e data de entrada, procedendo-se posteriormente à sua digitalização e inserção no Programa de Gestão Documental (Mydoc) para distribuição para o respetivo(s) destinatário(s).
- 2 -Com exceção das faturas que dão entrada na Divisão de Contabilidade, Património e Tesouraria (D.C.P.T.), toda a documentação que entra na Secção de Expediente e Serviços Gerais, dirigida aos serviços do Município de Paços de Ferreira, é aberta e registada, exceto se vier com indicação de confidencial e/ou com o nome do destinatário.
- 3 -Toda a correspondência e documentação remetida pelos Tribunais Judiciais, Administrativos e Fiscais, bem como entre mandatários, são abertas apenas pelo Gabinete de Apoio à Presidência (G.A.P.), na salvaguarda da confidencialidade e sigilo dos processos.
- 4 -Toda a correspondência e documentação dirigida à Comissão de Proteção de Crianças e Jovens (CPCJ) e à APAV - Associação Portuguesa de Apoio à Vítima (APAV) que entra no Município é aberta apenas pelos respetivos Presidentes, ou por quem estes delegarem, na salvaguarda da confidencialidade e sigilo dos processos.
- 5 -Toda a correspondência recebida relativamente a procedimentos de contratação pública, que não utilize a plataforma eletrónica de contratação pública, cujo processo seja conduzido por um júri, deve ser encaminhada para o respetivo gestor do processo, na salvaguarda da confidencialidade e sigilo dos procedimentos.
- 6 -No caso da entrega pessoal de documentos por parte de munícipes, entidades ou empresas, no ato da sua receção, deverá ser efetuado um registo no Sistema de Gestão Documental (MyDoc) e entregue o respetivo comprovativo.
- 7 -Mensalmente, cada utilizador de Mydoc deve verificar se todos os registos ou protocolos que lhe foram remetidos foram efetivamente tratados e, caso ainda se encontrem em tratamento, qual o ponto da situação dos mesmos. Esta verificação deve ser validada pela chefia ou dirigente, ou por colaborador por si nomeado, desde que este não tenha participado na mesma.
- 8 -Devem ser tomadas as diligências necessárias para sanar as divergências detetadas.
Artigo 17.º — Receção e tramitação de correspondência
Vigente desde: 01/10/2020
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Em vigor desde 01/10/2020