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Artigo 15.º — Divisão de Gestão de Pessoas e Projetos

Vigente desde: 22/10/2021
  1. 1 -A Divisão de Gestão de Pessoas e Projetos, abreviadamente designada de DPP, é coordenada por um dirigente a nomear, nos termos da lei em vigor, para o cargo de direção intermédia de 2.º ou 3.º grau, em função do currículo profissional, do número de anos de desempenho de funções similares e/ou formação académica relevante.
  2. 2 -À DPP compete exercer funções no domínio da gestão de pessoas e de projetos, de forma a capacitar e envolver os docentes, investigadores, bolseiros, trabalhadores e outros colaboradores no desenvolvimento da missão do ITQB NOVA, designadamente assumindo a função de interface com os grupos de investigação. Engloba, desta forma, as funções de planeamento e apoio à investigação e integra ainda a biblioteca e o arquivo e expediente. Para além das infra listadas, a DPP desempenha ainda outras funções definidas pela Direção do ITQB NOVA no âmbito da gestão de pessoas e projetos.
  3. 3 -No âmbito das suas competências de gestão de pessoas, à DPP compete, nomeadamente:
    1. a)Apoiar a Direção e demais órgãos do Instituto na definição e execução da estratégia de gestão das pessoas, quer no âmbito da avaliação de desempenho, quer da formação;
    2. b)Organizar e acompanhar os processos de recrutamento, seleção e contratação do corpo docente e não docente, a constituição do processo individual e controlo de assiduidade;
    3. c)Garantir o cumprimento das obrigações legais e apoio logístico no âmbito da medicina do trabalho;
    4. d)Processar as folhas de vencimentos e abonos, elaborar as relações e guias de entrega ao Estado e a outras entidades das importâncias devidas em descontos, reposições ou outras;
    5. e)Proceder ao levantamento das necessidades de formação e propor o respetivo plano de formação, assegurando a valorização profissional dos colaboradores e adequação às exigências funcionais.
  4. 4 -No âmbito das suas competências de gestão de projetos, à DPP compete, nomeadamente:

    Na vertente do planeamento e apoio à investigação:

    1. a)Prestar apoio e assessorar administrativamente as unidades de investigação científica, com particular relevância para a observância e o cumprimento das respetivas obrigações contratuais;
    2. b)Monitorizar, recolher e sistematizar informação relativa aos financiamentos externos, mantendo o registo atualizado de cada projeto de investigação científica;
    3. c)Manter permanentemente atualizada a base de dados referente aos docentes, investigadores, bolseiros, trabalhadores e colaboradores que compõem as equipas de investigação das unidades de I&D.

      Na vertente da gestão dos projetos:

    4. a)Apoiar os docentes e investigadores no acompanhamento e execução dos projetos de I&D, financiados externamente, em estreita interação com as entidades financiadoras;
    5. b)Estabelecer a ligação com a área administrativa e financeira, garantindo que o processo administrativo e financeiro dos projetos de investigação é corretamente reportado às entidades financiadoras;
    6. c)Apresentar os relatórios financeiros (intercalares e finais) às entidades financiadoras, tendo por base os valores fornecidos pela área financeira, os quais são inseridos nos formulários específicos de cada tipologia de financiamento;
    7. d)Assegurar as competências conferidas ao Núcleo do Bolseiro previsto no Estatuto do Bolseiro de Investigação;
    8. e)Instruir, organizar e tramitar os processos dos bolseiros de investigação científica, apoiando os docentes e investigadores nos procedimentos de seleção.
  5. 5 -No âmbito da biblioteca, informação científica e bibliométrica, à DPP compete, nomeadamente:
    1. a)Analisar e interpretar as necessidades dos utilizadores, promovendo a qualidade da informação através da criação e exploração dos instrumentos de acesso, de distribuição e de partilha de informação científica;
    2. b)Conceber, planear e implementar os serviços de informação documental, assegurando a coerência global dos conteúdos e a evolução da arquitetura do sistema de informação;
    3. c)Acompanhar a evolução das normas e práticas biblioteconómicas, a nível nacional e internacional, por forma a assegurar a sua implementação;
    4. d)Definir critérios de seleção, aquisição e eliminação de documentos que permitam organizar coleções de natureza científica, através da sua classificação, indexação e catalogação;
    5. e)Auxiliar os utilizadores nas pesquisas em recursos físicos e eletrónicos;
    6. f)Manter permanentemente atualizadas no portal da intranet as regras de acesso à Biblioteca;
    7. g)Assegurar a atualização do sistema de gestão de informação científica da NOVA (PURE) relativa à produção científica da atividade do Instituto.
  6. 6 -No âmbito do arquivo e expediente, à DPP compete, nomeadamente:
    1. a)Registar, digitalizar e distribuir a correspondência recebida e expedida pelos serviços, mantendo atualizado o copiador em suporte informático e informando o número de saída, por correio eletrónico, ao serviço emissor da correspondência;
    2. b)Assegurar a distribuição do correio interno;
    3. c)Afetar as despesas de correio aos vários centros de custos, enviar os dados para contabilização e preencher os mapas do correio para controlo das despesas;
    4. d)Estabelecer os contactos com empresas de transporte de encomendas, sempre que solicitado;
    5. e)Definir os prazos de conservação da documentação recebida e expedida, que não esteja abrangida por normas legais de conservação e manter o sistema eletrónico de gestão documental.
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