- 1 -Ao Serviço de Arquivo Municipal compete gerir a documentação de natureza administrativa e histórica procedente das diferentes unidades orgânicas e serviços municipais, como resultado da atividade municipal, bem como a documentação procedente de arquivos privados e coleções que sejam dotadas de manifesto interesse cultural e histórico.
- 2 -Ao Serviço de Arquivo Municipal compete, designadamente:
- a)Proceder à organização, descrição arquivística, proteção e conservação dos fundos arquivísticos de acordo com as normas existentes, bem como elaborar instrumentos de descrição arquivista tal como guias, catálogos e inventários;
- b)Prestar assessoria aos serviços do Município no âmbito do arquivo corrente, propondo a adoção de medidas adequadas para o seu melhor funcionamento;
- c)Proceder ao arquivamento, depois de registados, de todos os documentos, livros e processos que sejam remetidos ao Serviço de Arquivo Municipal pelos diversos serviços do Município;
- d)Adotar Planos de Arquivo;
- e)Assegurar a gestão e transferência da documentação dos diferentes serviços para o arquivo intermédio e para o arquivo histórico, de acordo com o plano de classificação em vigor;
- f)Assegurar a receção dos pedidos de informação e proceder à respetiva pesquisa assegurando a acessibilidade aos documentos a quem tenha legitimidade para os consultar;
- g)Proceder à definição de procedimentos relativos à desmaterialização de suportes;
- h)Proceder à definição de procedimentos e critérios relativos ao empréstimo, consulta e reprodução de documentação de acordo com o seu estado de conservação;
- i)Criar condições para preservar, defender e valorizar o património arquivístico de interesse público de âmbito municipal e fomentar uma política de divulgação do Património documental, concretizada através de atividades de caráter cultural, educativo e editorial;
- 3 -Excetuam-se os documentos da Subunidade de Obras Particulares que ficarão à guarda deste serviço nas suas três idades: corrente, intermédio e histórico, quando estiverem em suporte físico.
- 4 -Excetuam-se igualmente os documentos dos Serviços de Ação Social, Gabinete Jurídico, de Recursos Humanos e de Educação, os quais, pela sua natureza de confidencialidade, deverão manter os seus documentos durante o prazo necessário para concluir o processo/procedimento, devendo os mesmos, após a sua conclusão, ser remetidos ao Serviço de Arquivo Municipal, para a fase intermédia, para que aí se faça a gestão dos prazos de conservação (permanente, eliminação ou outro).
Artigo 4.º — Competências do Serviço de Arquivo Municipal
Vigente desde: 31/01/2022