Os suportes magnéticos ou ópticos, quer se trate de discos, bandas, cassettes, ou outros, revestem-se de características especiais que obrigam a alguns cuidados no seu manuseamento e arquivo, impondo-se que:
- a)Na utilização e arquivo dos suportes magnéticos ou ópticos devem ser tomadas em consideração todas as indicações dadas pelo fornecedor;
- b)O arquivo de suportes magnéticos ou ópticos deve localizar-se em sala distinta da sala do computador, devendo possuir as mesmas condições ambientais que a sala do computador, bem como as mesmas restrições de acesso;
- c)Sempre que o grau de classificação dos dados e programas o justifiquem, deve existir um segundo arquivo de suportes magnéticos ou ópticos fisicamente distinto do primeiro, situado noutro andar do mesmo edifício ou noutro edifício;
- d)O arquivo de suportes magnéticos ou ópticos deve utilizar armários à prova de fogo;
- e)Os suportes devem estar devidamente identificados e catalogados, devendo proceder-se a testes periódicos de verificação de compatibilidade entre o conteúdo e as respectivas etiquetas;
- f)Todos os movimentos e utilizações dos suportes devem ser registados, designadamente o utilizador, a data e a hora de utilização, e analisados periodicamente;
- g)O transporte dos suportes magnéticos ou ópticos deve ser apenas efectuado em caixas concebidas para esse fim, devido à sua vulnerabilidade perante o calor excessivo, os choques e a proximidade de campos magnéticos.