I- O dever de sigilo e um dos deveres do funcionario publico na sua relação profissional com a Administração.
II- Porem, os administrados, pela Constituição da Republica, e designadamente pelos artigos 48, n. 3, e 269, a qual repudia o modelo burocratico da Administração, caracterizado pelo distanciamento e secretismo, tem o direito de ser informados não so a respeito das resoluções finais que lhe concernem mas tambem dos factos antecedentes desde que provem a sua legitimidade.
III- O acesso ao processo administrativo gracioso obtem-se mediante informação oral ou escrita, consulta do processo e certidões.
IV- O direito a informação não dispensa, na passagem de certidões, a necessidade de autorização dos superiores hierarquicos, mas, na medida em que o administrado pode opor a Administração aquele direito o poder de autorizar perdeu o seu caracter discricionario.
V- Igualmente não elimina a proibição de passar certidões de documentos classificados de secretos ou confidenciais ou que possam prejudicar interesses publicos especialmente relevantes ou direitos fundamentais dos cidadãos, mas leva a reduzir o numero de assuntos que devem ser classificados daquela forma.
VI- A legitimidade para requerer certidões deve ser entendida não como qualidade pessoal mas a luz dos principios democraticos de administração participada.
VII- Possui legitimidade para requerer certidões de peças de processos de constituição de associação sindical, para efeitos de declaração judicial de extinção, a promover pelo Ministerio Publico, o sindicato da mesma area que representa trabalhadores de igual categoria.