Art.º 11 · Decreto-Lei n.º 264/88 — Divisão de Documentação e Arquivo

1 -Compete à Divisão de Documentação e Arquivo em matéria de documentação:
1. a)Assegurar a pesquisa, análise, selecção e difusão de documentação de interesse comum aos serviços do Ministério;
2. b)Propor a aquisição de publicações necessárias, de acordo com o plano anual, a estabelecer com os diferentes serviços integrados no Ministério;
3. c)Assegurar, sob orientação da Comissão Consultiva de Estatística, a recolha e o tratamento de informações de natureza estatística a cargo dos diferentes serviços do Ministério;
4. d)Organizar ficheiros de legislação, doutrina e jurisprudência de interesse para os serviços do Ministério;
5. e)Difundir as informações relativas à actividade do Ministério e os estudos de interesse geral nele realizados, através da publicação periódica de um boletim;
6. f)Editar e divulgar outros estudos de carácter específico realizados pelos serviços do Ministério;
7. g)Assegurar, em matéria de documentação e informação, as relações com outros ministérios e organismos nacionais e internacionais, públicos ou privados;
8. h)Cooperar com organismos nacionais especializados de documentação e informação, integrando as respectivas actividades nos sistemas nacionais adequados;
9. i)Coordenar as actividades arquivísticas, biblioteconómicas, documentais e de informação técnica do Ministério, designadamente mantendo, em colaboração com os diferentes serviços, os ficheiros remissivos dos elementos bibliográficos e documentais existentes;
10. j)Assegurar o serviço de traduções;
11. l)Participar em redes de informação, nacionais e internacionais, com vista à constituição e utilização de bancos de dados documentais;
12. m)Centralizar a informação trocada com organismos internacionais e efectuar o seu tratamento e adequada difusão;
13. n)Satisfazer as requisições que lhe forem dirigidas, anotando em livro ou ficheiro próprio as entradas e saídas;
14. o)Catalogar as publicações recebidas;
15. p)Proporcionar as condições para a consulta bibliográfica por parte do pessoal do Ministério.
2 -Compete à Divisão de Documentação e Arquivo em matéria de arquivo:
1. a)Dotar o arquivo do Ministério dos meios adequados e torná-lo instrumento de consulta eficiente;
2. b)Assegurar a guarda, conservação e catalogação temática dos processos, livros escriturados e outros documentos;
3. c)Promover a microfilmagem dos documentos e processos que sejam susceptíveis de tal tratamento;
4. d)Organizar um núcleo de arquivo histórico do Ministério;
5. e)Satisfazer as requisições que lhe forem dirigidas, anotando em livro ou ficheiro próprio as entradas e saídas.

Artigo 11.º — Divisão de Documentação e Arquivo

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