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Artigo 8.º — Direcção de Serviços de Documentação e Informação e Relações Públicas

Vigente desde: 20/08/1999
  1. 1 -A Direcção de Serviços de Documentação e Informação e Relações Públicas é um serviço de apoio técnico ao qual compete a coordenação das actividades relativas à gestão da informação e da documentação, relações públicas e protocolo.
  2. 2 -Em matéria de documentação, compete à DSDIRP, sem prejuízo de quaisquer outras acções que lhe sejam cometidas no âmbito das suas atribuições:
    1. a)Organizar e manter o sistema de documentação científica e técnica relacionado com a actividade do Ministério;
    2. b)Programar e coordenar a aquisição, permuta e oferta de publicações de origem nacional ou estrangeira com interesse para a actividade do Ministério;
    3. c)Organizar, actualizar e gerir o acervo bibliográfico e documental confiado à Secretaria-Geral e cooperar com as entidades gestoras de bases de dados nacionais e internacionais;
    4. d)Difundir as informações relativas à actividade do Ministério e os estudos de interesse geral nele realizados, através da publicação periódica de um boletim;
    5. e)Assegurar o tratamento das espécies bibliográficas e manter actualizado o ficheiro documental e bibliográfico;
    6. f)Participar em redes de informação, nacionais e internacionais, com vista à constituição e utilização de bancos de dados documentais;
    7. g)Proceder à implementação de sistemas de gestão de documentos, estudando e propondo normas tendentes à uniformização e classificação dos mesmos;
    8. h)Elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliação, selecção e eliminação de documentos, de acordo com a legislação em vigor;
    9. i)Assegurar o registo dos documentos de arquivo em suportes de informação adequados, em ordem à optimização da gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse histórico;
    10. j)Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais.
  3. 3 -Em matéria de informação, relações públicas e protocolo, compete à DSDIRP, sem prejuízo de quaisquer outras acções que lhe sejam cometidas neste âmbito:
    1. a)Recolher e analisar a informação dos órgãos de comunicação social com interesse para a actividade do Ministério, procedendo à sua divulgação junto dos membros do Governo, bem como dos diferentes serviços deles dependentes;
    2. b)Assegurar a organização dos actos sociais dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos protocolares no âmbito do Ministério;
    3. c)Assegurar, no âmbito das suas atribuições, os contactos com entidades nacionais e estrangeiras ou de organizações internacionais, bem como o seu acompanhamento;
    4. d)Apoiar a organização de seminários, simpósios, congressos, conferências e outras actividades afins;
    5. e)Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as acções sectoriais dos diversos serviços do Ministério nesse âmbito;
    6. f)Organizar os serviços de recepção ao público;
    7. g)Receber e acompanhar as entidades que pretendam deslocar-se à área dos gabinetes dos membros do Governo;
    8. h)Receber e orientar os utentes que se dirijam ao Ministério e encaminhar os pedidos, reclamações e sugestões apresentadas por aqueles, prestando as informações adequadas;
    9. i)Proceder à triagem da correspondência endereçada aos membros do Governo, bem como aos diferentes serviços do Ministério, assegurando a respectiva entrega;
    10. j)Assegurar os serviços de protocolo no âmbito do Ministério.

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Em vigor desde 20/08/1999

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