Art.º 9 · Decreto-Lei n.º 353/98 — Direcção de Serviços de Documentação e Informação

1 -À Direcção de Serviços de Documentação e Informação incumbe:
1. a)Dirigir a biblioteca central do Ministério;
2. b)Promover a organização e gestão de um catálogo central das publicações existentes nos centros de documentação e bibliotecas do Ministério;
3. c)Recolher, organizar, analisar e difundir a documentação e informação técnica especializada de interesse para o Ministério;
4. d)Organizar, actualizar e gerir o fundo bibliográfico e documental confiado à Secretaria-Geral e cooperar com as diferentes bases de dados nacionais e internacionais;
5. e)Assegurar o carregamento e manutenção das bases de dados de informação que disponha;
6. f)Tratar e armazenar em suporte adequado a informação recolhida e difundida pelo Gabinete de Informação e Relações Públicas, veiculada na imprensa nacional e estrangeira, de interesse para o Ministério;
7. g)Assegurar a organização e conservação de toda a documentação não livro, nomeadamente a áudio-visual e a iconográfica, de interesse para o Ministério;
8. h)Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e informação relativos às fontes documentais;
9. i)Orientar as operações e procedimentos técnicos que visem a organização, preservação e gestão dos arquivos dos Gabinetes do Ministro e secretários de Estado, e ainda o arquivo da Secretaria-Geral;
10. j)Montar o sistema de arquivo de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;
11. l)Implementar sistemas de gestão de documentos, estudando e propondo normas tendentes à uniformização e classificação dos mesmos;
12. m)Elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliação, selecção e eliminação de documentos, de acordo com a legislação em vigor;
13. n)Conservar temporariamente a documentação de uso não corrente que não tenha ultrapassado os prazos legais de conservação e elaborar instrumentos genéricos de descrição e recuperação da informação;
14. o)Assegurar o registo dos documentos de arquivo em suportes de informação adequados, em ordem à optimização da gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse histórico;
15. p)Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais;
16. q)Assegurar a comunicação e cooperação com serviços congéneres de outras entidades públicas ou privadas, ou organismos internacionais;
17. r)Propor e assegurar acções no domínio editorial quando tal lhe for superiormente determinado;
18. s)Promover a planificação e divulgação de publicações da Secretaria-Geral e dos serviços a que esta presta apoio;
19. t)Organizar acções que impliquem a utilização de meios áudio-visuais, no âmbito do Ministério, nos termos que lhe forem determinados.
2 -A Direcção de Serviços de Documentação e Informação integra:
1. a)A Divisão de Documentação e Biblioteca, à qual incumbe o desempenho das tarefas a que se referem as alíneas a) a h) do número anterior;
2. b)A Divisão de Arquivos, à qual incumbe o desempenho das tarefas a que se referem as alíneas i) a q) do número anterior;
3. c)O Centro de Edições e Publicações, dirigido por um chefe de divisão, ao qual cabe o desempenho das tarefas a que se referem as alíneas r) a t) do número anterior.

Artigo 9.º — Direcção de Serviços de Documentação e Informação

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