Art.º 40 · Despacho Normativo n.º 52/99 — Competências da Secção de Administração Geral

1 -Serviço de expediente e arquivo. - Ao sector de expediente e arquivo compete, nomeadamente:
1. a)Dar entrada e saída a toda a correspondência que diga respeito à Escola e proceder ao registo e encaminhamento para os respectivos órgãos;
2. b)Organizar e manter actualizado o arquivo do expediente;
3. c)Elaborar ofícios, avisos, mapas e outras tarefas relacionadas com os Serviços Administrativos;
4. d)Dar apoio à orgânica do sector de alunos;
5. e)Assegurar a reprodução e actualização dos impressos internos em uso na Escola para candidatos, alunos e funcionários;
6. f)Organizar e manter actualizados o arquivo dos programas e os sumários das unidades curriculares.
2 -Serviço de aprovisionamento. - Compete ao serviço de aprovisionamento, nomeadamente:
1. a)Assegurar o apetrechamento dos serviços, organizando os processos de aquisição de material ou serviços, nos termos das disposições legais vigentes;
2. b)Submeter a decisão superior todos os processos;
3. c)Manter em depósito o material de consumo corrente, indispensável ao regular funcionamento da instituição;
4. d)Manter actualizado o registo de entrada e saída de materiais;
5. e)Manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Escola;
6. f)Conferir a facturação de fornecedores e remetê-la para processamento da contabilidade;
7. g)Distribuir aos vários sectores os materiais requisitados;
8. h)Zelar pela conservação e aproveitamento do material e instalações.
3 -Serviço de pessoal. - Ao serviço de pessoal compete, nomeadamente:
1. a)Preparar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à promoção, recondução, prorrogação, renovação, rescisão de contratos, exoneração e mobilidade de pessoal;
2. b)Instruir os processos relativos a acumulações, exclusividade, férias, faltas, licenças, equiparações a bolseiros e outros;
3. c)Elaborar as listas de antiguidade, mapas de faltas e licenças de todo o pessoal;
4. d)Passar certidões, declarações e notas de tempo de serviço de pessoal exigidas por lei;
5. e)Instruir processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente os respeitantes a abono de carácter social, prestações complementares, ADSE, pensão de sobrevivência, subsídio por morte, bem como outros que venham a ser instruídos;
6. f)Registar acções de formação e aperfeiçoamento de todo o pessoal;
7. g)Proceder mensalmente às alterações de processamento de vencimentos e ficheiro base de todo o pessoal;
8. h)Receber, registar e dar andamento aos processos relativos à realização de provas com vista à progressão nas carreiras do pessoal docente e não docente;
9. i)Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias, de pagamentos de serviços e de deslocação de pessoal.
4 -Serviços financeiros (contabilidade e tesouraria):
1. 4.1 -Ao serviço de contabilidade compete, nomeadamente:
2. a)Emitir, processar, registar e classificar, de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade, todos os documentos de despesa e receita;
3. b)Informar nos processos de aquisição de bens e serviços, obras e contratos ou nomeação de pessoal do cabimento da respectiva conta;
4. c)Enviar ao conselho administrativo os documentos de despesa para autorização de pagamento e dos de receita, com a indicação da proveniência da mesma para análise deste órgão;
5. d)Elaborar periodicamente, através dos diversos balancetes e demais mapas de demonstração contabilística, a situação económico-financeira da Escola, para que o conselho administrativo, feita a análise dos documentos, possa deliberar sobre a aquisição de bens e serviços indispensáveis ao normal funcionamento da Escola;
6. e)Executar toda a escrituração respeitante à contabilidade geral e coordenar a execução orçamental;
7. f)Organizar e preparar os projectos de orçamento e das respectivas alterações orçamentais;
8. g)Recolher informações necessárias a previsões financeiras;
9. h)Verificar e controlar periodicamente o saldo indicado na caixa de tesouraria e de depósitos à ordem com o dos balancetes extraídos;
10. i)Organizar anualmente a conta de gerência para supervisão do conselho administrativo e posterior envio ao Tribunal de Contas;
11. j)Manter o arquivo do sector devidamente organizado e actualizado dentro dos prazos estabelecidos pela lei.
12. 4.2 -Ao serviço de tesouraria compete, nomeadamente:
13. a)Dar entrada na tesouraria de todas as receitas cobradas;
14. b)Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo;
15. c)Preencher todos os documentos necessários a depósitos e levantamentos bancários, depois de apresentados em devido tempo para assinatura do conselho administrativo;
16. d)Devolver periodicamente à contabilidade os documentos de despesa paga e receita cobrada para o controlo dos encargos e cobranças;
17. e)Manter actualizada a escrita da tesouraria, de modo a ser possível verificar em qualquer momento a exactidão de fundos em cofre e em depósito;
18. f)Efectuar mensalmente a conciliação bancária;
19. g)Organizar e apresentar mensalmente ao conselho administrativo o balancete referente ao mês anterior, registando-se a respectiva conferência em acta;
20. h)Manter actualizado e ordenado o arquivo deste sector.

Artigo 40.º — Competências da Secção de Administração Geral

Histórico de Alterações