Art.º 10 · Despacho n.º 12035/2018 — Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos

1 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área da Contabilidade e Património:
1. a)Organizar os documentos de prestação de contas e fornecer os elementos necessários à elaboração do respetivo relatório de gestão;
2. b)Processar todos os documentos das despesas superiormente autorizadas e das receitas legalmente devidas;
3. c)Assegurar um arquivo organizado e atualizado de toda a documentação inerente ao serviço, depois de devidamente conferida;
4. d)Proceder à descarga das guias de receita pagas e que se encontram debitadas ao tesoureiro;
5. e)Proceder à escrituração do IVA e elaboração de declarações periódicas;
6. f)Manter organizadas e atualizadas as contas correntes com empreiteiros, fornecedores e outras entidades;
7. g)Conferir e promover a regularização dos fundos permanentes nos prazos legais;
8. h)Elaborar ofícios, informações, estatísticas e mapas relacionados com o Serviço;
9. i)Emitir certidões das importâncias entregues pela CIMBAL a outras entidades, se requeridas;
10. j)Assegurar a preparação dos documentos previsionais e respetivas revisões e alterações, coligindo todos os elementos necessários;
11. k)Controlar e articular a atividade financeira, designadamente através de cabimento de verbas e controlo das dotações orçamentais;
12. l)Promover e coordenar a elaboração do Orçamento, respetivas revisões e alterações e apresentar as correspondentes propostas;
13. m)Coordenar a execução financeira do Plano de Ação e a execução do Orçamento de acordo com as opções aprovadas;
14. n)Promover e coordenar a elaboração da norma de controlo interno, bem como eventuais alterações da mesma;
15. o)Preparar para remeter ao Tribunal de Contas, nos termos da lei, as contas da CIMBAL, bem como os documentos que careçam da respetiva apreciação;
16. p)Proceder ao pagamento das despesas realizadas nas condições legais;
17. q)Preparar para submeter o Plano de e Ação e os documentos de Prestação de Contas à aprovação da Assembleia Intermunicipal;
18. r)Preparar os contratos de financiamento, nos termos da lei;
19. s)Administrar o património imobiliário da CIMBAL e proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na CIMBAL ou cedidos a outras entidades;
20. t)Promover a elaboração e submeter à aprovação o inventário de todos os bens imóveis, direitos e obrigações patrimoniais e respetiva avaliação e elaborar propostas de posturas e regulamentos e respetivas alterações;
21. u)Promover arrecadação das receitas e efetuar o pagamento de despesas;
22. v)Organizar, controlar, manter atualizados e processar os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânica.
2 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área de Tesouraria:
1. a)Arrecadar todas as receitas virtuais e eventuais;
2. b)Liquidar juros de mora;
3. c)Efetuar o pagamento de todos os documentos de despesa, depois de devidamente autorizados;
4. d)Promover e registar as entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria;
5. e)Registar o diário de tesouraria, o resumo diário de tesouraria e a conta corrente de documentos;
6. f)Transferir diariamente para o superior hierárquico, todos os documentos de receita e despesa, anulações, guias de débito, guias de reposição e outras, escrituradas no respetivo diário de tesouraria.
3 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área de Recursos Humanos:
1. a)Desempenhar as tarefas e procedimentos inerentes à gestão de pessoal, promovendo a valorização, desenvolvimento e motivação dos mesmos;
2. b)Executar os processos de recrutamento, promoção, nomeação, mobilidade, alteração do posicionamento remuneratório, cessação de funções e outros instrumentos legais relativos aos trabalhadores;
3. c)Processar os vencimentos e outros abonos de pessoal e enviá-los à Contabilidade para que procedam aos respetivos pagamentos;
4. d)Promover a verificação de faltas ou licenças por doença, de acordo com a lei em vigor;
5. e)Elaborar, no início de cada ano, o mapa de férias do pessoal, de acordo com os planos de férias fornecidos pelos vários serviços;
6. f)Executar outros trabalhos, mapas, estatísticas ou informações sobre os serviços próprios do serviço;
7. g)Propor novos métodos de trabalho e de procedimento com vista à melhoria dos resultados obtidos;
8. h)Executar as ações administrativas referentes ao recrutamento, provimento, mobilidade e cessação de funções do pessoal;
9. i)Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, designadamente os inerentes a abono de família;
10. j)Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;
11. k)Assegurar o registo e controlo de assiduidade;
12. l)Assegurar o expediente relativo à avaliação do desempenho dos trabalhadores/SIADAP;
13. m)Zelar pela aplicação da legislação sobre pessoal;
14. n)Elaborar as listas de antiguidade;
15. o)Assegurar o acolhimento e atendimento de pessoal;
16. p)Assegurar o expediente dos procedimentos concursais e efetuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;
17. q)Elaborar as estatísticas necessárias à gestão de recursos humanos;
18. r)Assegurar a elaboração e difusão da informação ao pessoal;
19. s)Elaborar o processo relativo às obrigações fiscais a que estão sujeitos os trabalhadores;
20. t)Assegurar o expediente relativo à organização e modificação do mapa de pessoal;
21. u)Fornecer os elementos necessários à previsão orçamental e sua revisão na área dos recursos humanos;
22. v)Assegurar a execução de exames periódicos aos funcionários da CIMBAL, em função da legislação em vigor;
23. w)Organizar e manter atualizado o sistema e sinalização e de segurança do edifício;
24. x)Organizar o manter atualizados os processos administrativos de seguros, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;
25. y)Identificar e avaliar riscos para a segurança e saúde nos locais de trabalho;
26. z)Promover ações de sensibilização no âmbito da medicina do trabalho.
4 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área administrativa:
1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
2. b)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
3. c)Superintender e assegurar o serviço de telefone, portaria e funcionamento e limpeza de instalações, bem como superintender no pessoal auxiliar;
4. d)Apoiar os órgãos da CIMBAL;
5. e)Realizar todo o expediente relativo a execuções fiscais;
6. f)Assegurar a divulgação, pelos respetivos serviços, de todos os diplomas legais publicados no Diário da República ou de quaisquer outros documentos com interesse para a CIMBAL;
7. g)Executar, em geral, todas as tarefas administrativas não específicas de outros serviços;
8. h)Organização do arquivo geral da CIMBAL, compreendendo, para além da sua classificação e racional arrumação, a elaboração dos ficheiros da documentação entrada e saída permanentemente atualizados;
9. i)Arquivar, depois de classificados, todos os documentos e processos que hajam sido objeto de decisão final;
10. j)Organizar o ficheiro das deliberações dos órgãos da CIMBAL;
11. k)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
12. l)Arquivar, depois de catalogados, todos os processos, livros e documentos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços da CIMBAL;
13. m)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
14. n)Manter em boa conservação o arquivo da CIMBAL.
15. o)Executar as tarefas inerentes à receção e distribuição dos requerimentos, correspondência e outros documentos, dentro dos prazos legais;
16. p)Remeter às diversas entidades oficiais os elementos que por determinação legal lhes tenham de ser enviados;
17. q)Colaborar na elaboração de propostas de instruções, ordens de serviços, despachos, posturas e regulamentos necessários ao exercício das atividades dos serviços administrativos e jurídicos;
18. r)Implementar a gestão documental e estabelecer medidas de desmaterialização de processos;
19. s)Autorizar a passagem de certidões ou fotocópias autenticadas aos interessados, relativas a processos ou documentos constantes de processos arquivados e que careçam de despacho ou de deliberação nos termos da lei, com exceção dos processos ou documentos relativos a escrituras públicas e a contratos escritos e das deliberações da Assembleia Intermunicipal e do Conselho Intermunicipal da CIMBAL;
20. t)Organizar e executar os serviços administrativos de caráter geral, não específicos de outros serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
21. u)Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;
22. v)Coordenação, controlo e registo da atividade relacionada com a limpeza das instalações sob a alçada da CIMBAL, nomeadamente: devem ser limpos diariamente os pavimentos, gabinetes, salas de reunião e casas de banho, ou outros espaços comuns à disposição dos trabalhadores. Devem ser limpos periodicamente: paredes e tetos e equipamentos de uso não diário. As operações de limpeza devem ser feitas durante as horas de trabalho e possam ser realizadas sem prejudicar o normal funcionamento das unidades orgânicas. A remoção do lixo dos gabinetes e casas de banho deve ser diária e no final de cada dia de trabalho;
23. w)Gestão de frotas, registo e controlo de veículos, nomeadamente: controlar custos com combustível, monitorização da manutenção dos veículos, monitorização do registo dos quilómetros registados, escalonamento e indicação de motoristas e delinear estratégias de redução de custos.

Artigo 10.º — Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos

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