Despacho

Despacho n.º 12035/2018

Alteração ao Regulamento Interno da Comunidade Intermunicipal do Baixo Alentejo (CIMBAL)

Capítulo I - Disposições Gerais

Natureza Jurídica e Legislação Aplicável

A Comunidade Intermunicipal do Baixo Alentejo, doravante designada por "CIMBAL" ou por "Comunidade" é uma entidade intermunicipal, com a natureza de associação pública de autarquias locais, nos termos da Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro.

A CIMBAL rege-se pela lei referida no artigo anterior, pelos seus estatutos e, no que se refere à sua organização e funcionamento interno, pelo presente regulamento e demais legislação aplicável.

Artigo 2.º

Atribuições

1 -Nos termos da Lei e dos respetivos estatutos, a CIMBAL prossegue os seguintes fins públicos:
1. a)Promoção do planeamento e da gestão da estratégia de desenvolvimento económico, social e ambiental do território abrangido;
2. b)Articulação dos investimentos municipais de interesse intermunicipal;
3. c)Participação na gestão de programas de apoio ao desenvolvimento regional, designadamente no âmbito do Portugal 2020;
4. d)Planeamento das atuações de entidades públicas, de caráter supramunicipal.
2 -A Comunidade Intermunicipal assegura também a articulação das atuações entre os municípios e os serviços da Administração Central, nas seguintes áreas:
1. a)Redes de abastecimento público, infraestruturas de saneamento básico, tratamento de águas residuais e resíduos urbanos;
2. b)Rede de equipamentos de saúde;
3. c)Rede educativa e de formação profissional;
4. d)Ordenamento do território, conservação da natureza e recursos naturais;
5. e)Segurança e proteção civil;
6. f)Mobilidade e transportes;
7. g)Redes de equipamentos públicos;
8. h)Promoção do desenvolvimento económico, social e cultural;
9. i)Rede de equipamentos culturais, desportivos e de lazer.
3 -Cabe igualmente à Comunidade Intermunicipal designar os representantes das autarquias locais em entidades públicas e entidades empresariais sempre que a representação tenha natureza intermunicipal.
4 -Para assegurar a realização das suas atribuições a Comunidade Intermunicipal poderá ainda, nos termos da legislação aplicável:
1. a)Criar e explorar serviços próprios;
2. b)Criar ou participar em associações, empresas, cooperativas e fundações;
3. c)Associar-se com outras entidades públicas, privadas ou do setor social e cooperativas;
4. d)Constituir empresas intermunicipais;
5. e)Concessionar a gestão e exploração de serviços.

Artigo 3.º

Princípios de Funcionamento dos Serviços

O funcionamento dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e pelos estatutos e orienta-se pelos seguintes princípios:

a)Os serviços orientam a sua atividade para a prossecução dos objetivos de natureza política, social e económica, definidos pelos órgãos da Comunidade;
b)A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objetivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas atividades;
c)A estrutura de serviços é do tipo "mista" de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização desta natureza;
d)A participação e responsabilização dos trabalhadores.

Artigo 4.º

Do Planeamento, Programação e Controlo

1 -A atividade dos serviços será referenciada a planos globais ou setoriais, aprovados pelos órgãos da Comunidade.
2 -Os serviços colaborarão com os órgãos da Comunidade na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem caráter vinculativo.
3 -São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, as GOP - Grandes Opões do Plano, Orçamento, o Relatório de Gestão e os Regulamentos Internos.
4 -Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre os níveis de execução (física e financeira), com o objetivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.

Artigo 5.º

Da Coordenação

As atividades dos serviços da Comunidade são objeto de coordenação permanente, cabendo ao Secretariado Executivo coordenar os diferentes responsáveis dos serviços no quadro das orientações do Conselho Intermunicipal e dos instrumentos de planeamento, programação e controle.

Artigo 6.º

Da Delegação

1 -A delegação de competências será utilizada como instrumento de eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.
2 -A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

Capítulo II - Da Organização e Funcionamento dos Serviços

Artigo 7.º

Estrutura

1 -Para prossecução das atribuições a que se referem os respetivos Estatutos, a CIMBAL, adota uma estrutura orgânica mista, na aceção do artigo 7.º da Lei n.º 77/2015, de 29 de julho, com as seguintes unidades orgânicas:
1. a)Unidade de Gestão da Contratualização (UGC);
2. b)Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos (UGAFRH);
3. c)Unidade de Planeamento e Gestão de Projetos (UPGP);
4. d)Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos (USTVA).
2 -As unidades UGAFRH, UPGP, USTVA e são coordenadas por dirigentes intermédios de 3.º grau. A unidade UGC é coordenada diretamente pelo Secretário Intermunicipal.
3 -Para efeitos do número anterior, o estatuto remuneratório dos titulares de direção intermédia de 3.º grau corresponde à 6.ª posição remuneratória da carreira geral de técnico superior.
4 -Caso se mostre necessário, por proposta do secretariado intermunicipal e decisão do Conselho Intermunicipal e consequentemente pela Assembleia Intermunicipal, poderão ser criadas mais unidades orgânicas.
5 -A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objetivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas atividades;
6 -A estrutura de serviços é mista, nomeadamente a hierarquizada e matricial no seu conjunto, de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de médias dimensões;
7 -O organigrama da CIMBAL consta do anexo 1.

Artigo 8.º

Atribuições Comuns aos Diversos Serviços

Constituem atribuições comuns aos diversos serviços:

a)Elaborar e submeter a aprovação superior, procedimentos, instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correto exercício da sua atividade, bem como propor as medidas de política, adequadas a cada serviço;
b)Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da atividade da Comunidade;
c)Coordenar e dinamizar a atividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respetivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;
d)Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões dos órgãos, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da atividade da Comunidade;
e)Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;
f)Preparar, quando disso incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação dos órgãos;
g)Garantir o cumprimento das deliberações dos órgãos nas respetivas áreas de intervenção;
h)Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;
i)Respeitar a correlação entre o plano de atividades e o orçamento da Comunidade;
j)Assegurar a gestão corrente de meios e recursos afetos a projetos e ações intermunicipais nos seus domínios de intervenção;
k)Remeter ao arquivo geral os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;
l)Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente ou decisão do secretariado executivo.

Capítulo III - Atribuições das Unidades Orgânicas

Artigo 9.º

Unidade de Gestão da Contratualização

1 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão da Contratualização:
1. a)Exercer as competências delegadas pela autoridade de gestão dos projetos contratualizados;
2. b)Fazer o acompanhamento (físico) das obras de responsabilidade da CIMBAL ou dos Municípios quando esse acompanhamento tenha sido cometido à CIMBAL;
3. c)Elaborar as candidaturas de assistência técnica para o exercício das competências delegadas;
4. d)Proceder à gestão, acompanhamento, análise técnica e emissão de pareceres em domínios que lhe sejam cometidas pelos órgãos da CIMBAL ou no âmbito de competências delegadas pelos respetivos municípios ou transferência pela Administração Central.
5. e)Elaborar projetos a submeter a cofinanciamento;
6. f)Assegurar a organização dos processos;
7. g)Efetuar reprogramações e pedidos de pagamento;
8. h)Desenvolver os processos contratuais em matéria de contratação pública;
9. i)Verificar a elegibilidades das despesas;
10. j)Coordenar a interlocução com as Camaras associadas sobre estas matérias.

Artigo 10.º

Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos

1 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área da Contabilidade e Património:
1. a)Organizar os documentos de prestação de contas e fornecer os elementos necessários à elaboração do respetivo relatório de gestão;
2. b)Processar todos os documentos das despesas superiormente autorizadas e das receitas legalmente devidas;
3. c)Assegurar um arquivo organizado e atualizado de toda a documentação inerente ao serviço, depois de devidamente conferida;
4. d)Proceder à descarga das guias de receita pagas e que se encontram debitadas ao tesoureiro;
5. e)Proceder à escrituração do IVA e elaboração de declarações periódicas;
6. f)Manter organizadas e atualizadas as contas correntes com empreiteiros, fornecedores e outras entidades;
7. g)Conferir e promover a regularização dos fundos permanentes nos prazos legais;
8. h)Elaborar ofícios, informações, estatísticas e mapas relacionados com o Serviço;
9. i)Emitir certidões das importâncias entregues pela CIMBAL a outras entidades, se requeridas;
10. j)Assegurar a preparação dos documentos previsionais e respetivas revisões e alterações, coligindo todos os elementos necessários;
11. k)Controlar e articular a atividade financeira, designadamente através de cabimento de verbas e controlo das dotações orçamentais;
12. l)Promover e coordenar a elaboração do Orçamento, respetivas revisões e alterações e apresentar as correspondentes propostas;
13. m)Coordenar a execução financeira do Plano de Ação e a execução do Orçamento de acordo com as opções aprovadas;
14. n)Promover e coordenar a elaboração da norma de controlo interno, bem como eventuais alterações da mesma;
15. o)Preparar para remeter ao Tribunal de Contas, nos termos da lei, as contas da CIMBAL, bem como os documentos que careçam da respetiva apreciação;
16. p)Proceder ao pagamento das despesas realizadas nas condições legais;
17. q)Preparar para submeter o Plano de e Ação e os documentos de Prestação de Contas à aprovação da Assembleia Intermunicipal;
18. r)Preparar os contratos de financiamento, nos termos da lei;
19. s)Administrar o património imobiliário da CIMBAL e proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na CIMBAL ou cedidos a outras entidades;
20. t)Promover a elaboração e submeter à aprovação o inventário de todos os bens imóveis, direitos e obrigações patrimoniais e respetiva avaliação e elaborar propostas de posturas e regulamentos e respetivas alterações;
21. u)Promover arrecadação das receitas e efetuar o pagamento de despesas;
22. v)Organizar, controlar, manter atualizados e processar os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânica.
2 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área de Tesouraria:
1. a)Arrecadar todas as receitas virtuais e eventuais;
2. b)Liquidar juros de mora;
3. c)Efetuar o pagamento de todos os documentos de despesa, depois de devidamente autorizados;
4. d)Promover e registar as entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria;
5. e)Registar o diário de tesouraria, o resumo diário de tesouraria e a conta corrente de documentos;
6. f)Transferir diariamente para o superior hierárquico, todos os documentos de receita e despesa, anulações, guias de débito, guias de reposição e outras, escrituradas no respetivo diário de tesouraria.
3 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área de Recursos Humanos:
1. a)Desempenhar as tarefas e procedimentos inerentes à gestão de pessoal, promovendo a valorização, desenvolvimento e motivação dos mesmos;
2. b)Executar os processos de recrutamento, promoção, nomeação, mobilidade, alteração do posicionamento remuneratório, cessação de funções e outros instrumentos legais relativos aos trabalhadores;
3. c)Processar os vencimentos e outros abonos de pessoal e enviá-los à Contabilidade para que procedam aos respetivos pagamentos;
4. d)Promover a verificação de faltas ou licenças por doença, de acordo com a lei em vigor;
5. e)Elaborar, no início de cada ano, o mapa de férias do pessoal, de acordo com os planos de férias fornecidos pelos vários serviços;
6. f)Executar outros trabalhos, mapas, estatísticas ou informações sobre os serviços próprios do serviço;
7. g)Propor novos métodos de trabalho e de procedimento com vista à melhoria dos resultados obtidos;
8. h)Executar as ações administrativas referentes ao recrutamento, provimento, mobilidade e cessação de funções do pessoal;
9. i)Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, designadamente os inerentes a abono de família;
10. j)Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;
11. k)Assegurar o registo e controlo de assiduidade;
12. l)Assegurar o expediente relativo à avaliação do desempenho dos trabalhadores/SIADAP;
13. m)Zelar pela aplicação da legislação sobre pessoal;
14. n)Elaborar as listas de antiguidade;
15. o)Assegurar o acolhimento e atendimento de pessoal;
16. p)Assegurar o expediente dos procedimentos concursais e efetuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;
17. q)Elaborar as estatísticas necessárias à gestão de recursos humanos;
18. r)Assegurar a elaboração e difusão da informação ao pessoal;
19. s)Elaborar o processo relativo às obrigações fiscais a que estão sujeitos os trabalhadores;
20. t)Assegurar o expediente relativo à organização e modificação do mapa de pessoal;
21. u)Fornecer os elementos necessários à previsão orçamental e sua revisão na área dos recursos humanos;
22. v)Assegurar a execução de exames periódicos aos funcionários da CIMBAL, em função da legislação em vigor;
23. w)Organizar e manter atualizado o sistema e sinalização e de segurança do edifício;
24. x)Organizar o manter atualizados os processos administrativos de seguros, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;
25. y)Identificar e avaliar riscos para a segurança e saúde nos locais de trabalho;
26. z)Promover ações de sensibilização no âmbito da medicina do trabalho.
4 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área administrativa:
1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
2. b)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
3. c)Superintender e assegurar o serviço de telefone, portaria e funcionamento e limpeza de instalações, bem como superintender no pessoal auxiliar;
4. d)Apoiar os órgãos da CIMBAL;
5. e)Realizar todo o expediente relativo a execuções fiscais;
6. f)Assegurar a divulgação, pelos respetivos serviços, de todos os diplomas legais publicados no Diário da República ou de quaisquer outros documentos com interesse para a CIMBAL;
7. g)Executar, em geral, todas as tarefas administrativas não específicas de outros serviços;
8. h)Organização do arquivo geral da CIMBAL, compreendendo, para além da sua classificação e racional arrumação, a elaboração dos ficheiros da documentação entrada e saída permanentemente atualizados;
9. i)Arquivar, depois de classificados, todos os documentos e processos que hajam sido objeto de decisão final;
10. j)Organizar o ficheiro das deliberações dos órgãos da CIMBAL;
11. k)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
12. l)Arquivar, depois de catalogados, todos os processos, livros e documentos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços da CIMBAL;
13. m)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
14. n)Manter em boa conservação o arquivo da CIMBAL.
15. o)Executar as tarefas inerentes à receção e distribuição dos requerimentos, correspondência e outros documentos, dentro dos prazos legais;
16. p)Remeter às diversas entidades oficiais os elementos que por determinação legal lhes tenham de ser enviados;
17. q)Colaborar na elaboração de propostas de instruções, ordens de serviços, despachos, posturas e regulamentos necessários ao exercício das atividades dos serviços administrativos e jurídicos;
18. r)Implementar a gestão documental e estabelecer medidas de desmaterialização de processos;
19. s)Autorizar a passagem de certidões ou fotocópias autenticadas aos interessados, relativas a processos ou documentos constantes de processos arquivados e que careçam de despacho ou de deliberação nos termos da lei, com exceção dos processos ou documentos relativos a escrituras públicas e a contratos escritos e das deliberações da Assembleia Intermunicipal e do Conselho Intermunicipal da CIMBAL;
20. t)Organizar e executar os serviços administrativos de caráter geral, não específicos de outros serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
21. u)Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;
22. v)Coordenação, controlo e registo da atividade relacionada com a limpeza das instalações sob a alçada da CIMBAL, nomeadamente: devem ser limpos diariamente os pavimentos, gabinetes, salas de reunião e casas de banho, ou outros espaços comuns à disposição dos trabalhadores. Devem ser limpos periodicamente: paredes e tetos e equipamentos de uso não diário. As operações de limpeza devem ser feitas durante as horas de trabalho e possam ser realizadas sem prejudicar o normal funcionamento das unidades orgânicas. A remoção do lixo dos gabinetes e casas de banho deve ser diária e no final de cada dia de trabalho;
23. w)Gestão de frotas, registo e controlo de veículos, nomeadamente: controlar custos com combustível, monitorização da manutenção dos veículos, monitorização do registo dos quilómetros registados, escalonamento e indicação de motoristas e delinear estratégias de redução de custos.

Artigo 11.º

Unidade de Planeamento e Gestão de Projetos

1 -Constituem atribuições da Unidade de Planeamento e Gestão de Projetos, na área da Modernização, Desenvolvimento e Central de Compras:
1. a)Modernizar a CIMBAL e promover o desenvolvimento do CID - Centro Intermunicipal de Digitalização;
2. b)Gerir as páginas institucionais da CIMBAL;
3. c)Desenvolver pretensões na área da modernização administrativa de caráter supramunicipal.
4. d)Participar na realização de planos de desenvolvimento, programas e estudos que permitam identificar os pontos fortes e fracos nos domínios do desenvolvimento social, económico, cultural, patrimonial e ambiental no Baixo Alentejo e nos Municípios associados.
5. e)Apoiar os órgãos no acompanhamento e na avaliação de planos, programas, projetos e ações de desenvolvimento em curso no Baixo Alentejo e nos Municípios Associados que visem ou tenham impacto no desenvolvimento social, económico e cultural e ou ambiental do Baixo Alentejo;
6. f)Conceber e propor estratégias de desenvolvimento, políticas de atuação e procedimentos por forma à prossecução dos objetivos e das atribuições da Comunidade;
7. g)Acompanhar a elaboração do Plano Estratégico de Desenvolvimento do Baixo Alentejo 2020, do novo período de programação de fundos comunitários 2014/2020, bem como outros instrumentos de planeamento;
8. h)Desenvolver estudos de interesse para a CIMBAL, os quais assistam à tomada de decisão superior.
9. i)Celebrar acordos quadro, que tenham por objeto a celebração de contratos de locação, bens ou serviços;
10. j)Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e estandardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
11. k)Estimar o valor potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
12. l)Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos e proceder à elaboração dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
13. m)Monitorizar o desempenho da função de compras eletrónicas da CIM do Baixo Alentejo e avaliar o impacto das poupanças;
14. n)Promover junto das entidades adjudicantes a utilização dos serviços da CIM do Baixo Alentejo;
15. o)Elaborar e promover normas, regras e procedimentos e simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
16. p)Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as decisões do Conselho Intermunicipal;
17. q)Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação municipais, bem como disponibilizar a plataforma tecnológica para a execução deste tipo de negociação.
2 -Constituem atribuições da Unidade de Planeamento e Gestão de Projetos, na área Económico-Financeira do Diário do Alentejo:
1. a)Lançamento de campanhas de angariação de novos clientes, planeamento de meios e publicidade;
2. b)Venda de espaços publicitários, procurando uma base alargada de potenciais clientes para rentabilizar as edições do Diário do Alentejo;
3. c)Planeamento e produção de ações promocionais em eventos públicos;
4. d)Gestão da carteira de clientes de publicidade e assinatura.
3 -Constituem atribuições da Unidade de Planeamento e Gestão de Projetos, na área do Centro Intermunicipal de Digitalização (CID):
1. a)Prestar serviços de digitalização de documentos à CIMBAL e aos municípios, com destaque para os municípios associados, assim como a outras entidades, públicas e privadas, individuais e coletivas, nas condições técnicas e administrativas definidas pelo regulamento interno do Serviço.

Artigo 12.º

Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos

1 -Constituem atribuições da Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos, na área da Autoridade de Transportes:
1. a)Planear e organizar a articulação das linhas e redes dos serviços de transporte de passageiros, infraestruturas e equipamentos;
2. b)Aprovação de regimes tarifários no âmbito do serviço público de transporte de passageiros;
3. c)Atribuição a operadores, por meio de celebração de contratos de serviço público de transporte de passageiros;
4. d)Cumprimento das obrigações de serviço público;
5. e)Criar condições para proceder ao investimento nas redes, equipamentos e infraestruturas alusivas ao serviço público de transporte de passageiros;
6. f)Receber contrapartidas pela exploração de serviço público de transporte de passageiros;
7. g)Fiscalizar e monitorizar a exploração do serviço público de transporte de passageiros;
8. h)Realizar inquéritos sobre a mobilidade na área der influência da CIMBAL;
9. i)Divulgação do serviço de transporte de passageiros.
2 -Constituem atribuições da Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos, na área dos Serviços Florestais:
1. a)Acompanhamento das políticas florestais;
2. b)Promover a articulação e compatibilização dos instrumentos de planeamento florestal de âmbito municipal;
3. c)Acompanhar e promover a transposição homogénea dos Planos Regionais de Ordenamento Florestal para os Planos Diretores Municipais;
4. d)Promover a articulação e funcionamento integrado dos GTF municipais;
5. e)Acompanhamento dos Planos de Defesa da Floresta Contra Incêndios e Planos Municipais de Defesa da Floresta contra Incêndios;
6. f)Identificação, para efeito de planeamento e intervenções integradas de âmbito florestal à escala intermunicipal, de unidades de planeamento e gestão;
7. g)Produção e disponibilização de informação agregada de âmbito florestal, nomeadamente cartográfica;
8. h)Difusão de informação de âmbito florestal junto dos GTF municipais;
9. i)Outras atividades que sejam solicitadas pelo ICNF, I. P., em articulação com a entidade intermunicipal.
3 -Constituem atribuições da Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos, na área da Formação e Redes Intermunicipais:
1. a)Efetuar o diagnóstico de necessidades em matéria de formação e aperfeiçoamento profissional;
2. b)Promover candidaturas a programas e projetos cofinanciados, no âmbito da formação profissional autárquica;
3. c)Elaborar o plano de formação e gerir o mesmo;
4. d)Elaborar e acompanhar a atividades dos formadores;
5. e)Avaliar as ações e apresentar os relatórios das mesmas;
6. f)Apoiar os Municípios no desenvolvimento de processos formativos;
7. g)Zelar por manter os equipamentos operacionais e as salas de formação higienizadas;
8. h)Apoiar na criação de Redes Intermunicipais e consequentes grupos de trabalho;
9. i)Fomentar a troca de experiências, de cooperação entre municípios em torno de um plano estratégico comum;
10. j)Elaborar, prepara e submeter candidaturas, no âmbito das Redes Intermunicipais, a cofinanciamento comunitário;
11. k)Gerir mailing list das Redes Intermunicipais;
12. l)Coordenar as atividades relacionadas com a dinamização das redes, bem como a realização de trabalho administrativo necessário para o seu bom desempenho.
4 -Constituem atribuições da Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos, na área do Aprovisionamento e Apoio Jurídico:
1. a)Proceder ao estudo de mercado relativamente às compras a efetuar; Proceder ao controlo de compras, nomeadamente quanto à vigilância dos prazos, renovações e condições contratuais;
2. b)Proceder às aquisições de bens e serviços para a CIMBAL, respeitando o disposto na legislação; Publicitar no portal Base Gov os procedimentos adjudicados, bem como a utilização de software adequado para registo interno;
3. c)Gerir todo o processo junto da plataforma eletrónica de compras públicas;
4. d)Dar apoio e emitir pareceres jurídicos.
5 -Constituem atribuições da Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos, na área dos Serviços Gerais:
1. a)Contribuir para o bom funcionamento da CIMBAL, mediante a sustentação de atividades de logística e manutenção;
2. b)Organizar e auxiliar a preparação de reuniões através da preparação de salas e equipamentos audiovisuais;
3. c)Assegurar os serviços de manutenção e limpeza;
4. d)Garantir os serviços de higiene, segurança e saúde no trabalho, assegurando o cumprimento das normas estabelecida;
5. e)Limpar a frota automóvel e assegurar a operacionalidade dos veículos;
6. f)Assegurar a logística relacionada com a presença da CIMBAL em Eventos;
6 -Constituem atribuições da Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos, na área da Redação do Jornal Diário do Alentejo:
1. a)Conceber e desenvolver a edição semanal do jornal "Diário do Alentejo", na plena observância do estatuto editorial do jornal, do Código Deontológico dos Jornalistas Portugueses, da Lei de Imprensa, do Estatuto do Jornalista e demais legislação aplicável ao setor;
2. b)Planificar, coordenar e orientar, em separado, os setores editorial, administrativo e comercial do "Diário do Alentejo" e zelar pelo bom funcionamento do jornal;
3. c)Definir as abordagens e os temas jornalísticos que integram cada edição do jornal, com autonomia, rigor e isenção, quer em termos de texto, de fotografia, de vídeo, de ilustração ou de qualquer outro recurso editorial;
4. d)Submeter à apreciação superior, propostas relacionadas com aquisição de bens e serviços;
5. e)Apoiar na elaboração do relatório de atividades e apresentar balanço de atividades;
6. f)Acompanhar o exercício da atividade publicitária, com total afastamento e em absoluta autonomia em relação à redação do jornal e aos seus jornalistas, tal como determina a Lei;
7. g)Propor e implementar, na estrita esfera do departamento comercial e administrativo, planos de publicidade, de angariação de assinantes e de comunicação corporativa do "Diário do Alentejo";
8. h)Paginar cada edição do jornal e articular o fecho de edição com as empresas gráfica, distribuidora e expedidora;
9. i)Dinamizar o website institucional do "Diário do Alentejo", fazendo-o interagir com as redes sociais onde o jornal tem presença;
10. j)Assegurar a presença do "Diário do Alentejo" nas dinâmicas sociais e culturais da região;
11. k)Organizar o arquivo fotográfico e documental do jornal.
7 -Constituem atribuições da Unidade de Serviços Técnicos e Valorização de Ativos, na área do Museu Regional de Beja:
1. a)O Museu deve preservar/conservar, inventariar, estudar, interpretar, expor, e divulgar as coleções e objetos à sua guarda, bem como o edifício histórico onde está instalado;
2. b)Apoio à pesquisa e investigação nas suas áreas de responsabilidade: Arte, História, Arqueologia, Pintura, Ourivesaria, Azulejaria, Metrologia, Traje, Escultura;
3. c)Divulgar as suas coleções através da organização de exposições permanentes e temporárias;
4. d)Desenvolver e promover atividades e ações pedagógicas com vista a uma educação (informal) dos seus vários públicos: escolar, sénior, turístico, etc.;
5. e)O Museu deve promover o seu património cultural como recurso educacional, turístico e de inclusão social;
6. f)O Museu deve ser um espaço de investigação científica e de criação cultural;
7. g)Propor linhas de programação museológica ao Conselho Intermunicipal da CIMBAL;
8. h)Gerir os edifícios que lhe estão afetos;
9. i)Estabelecer parcerias com outras instituições nacionais ou internacionais de forma a promover o património museológico;
10. j)Assegurar o atendimento ao público nos vários espaços que estão sob a sua responsabilidade.

Capítulo IV - Mapa de Pessoal

Artigo 13.º

Aprovação do mapa de pessoal

1 -A CIMBAL disporá de mapa de pessoal aprovado anualmente conjuntamente com a proposta de orçamento para o ano seguinte.
2 -Os mapas de pessoal são aprovados, mantidos ou alterados pela Assembleia Intermunicipal da CIMBAL.
3 -Os mapas de pessoal são tornados públicos por afixação no órgão ou serviço e inserção em página eletrónica, assim devendo permanecer.

Artigo 14.º

Afetação de Pessoal e Chefias

1 -A afetação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo Secretariado Executivo Intermunicipal, se tal competência lhe for delegada, ouvidos os dirigentes intermédios.
2 -Os lugares de direção e chefia serão preenchidos de acordo com as regras legais em vigor e em conformidade com o Anexo I.
3 -O pessoal de direção e chefia é responsável perante o Conselho Intermunicipal e/ou Secretariado Executivo Intermunicipal pela execução e orientação dos diferentes serviços.

Capítulo V - Das Disposições Finais

Artigo 15.º

Criação e implementação das unidades orgânicas

Ficam criadas todas as unidades orgânicas, constantes do Anexo II, que integram a estrutura objeto da presente deliberação, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da CIMBAL, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com a legislação em vigor.

Artigo 16.º

Adaptação

1 -As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente regulamento serão resolvidas pelo Conselho Intermunicipal.
2 -Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o Conselho Intermunicipal proceder à alteração de atribuições dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.

Artigo 17.º

Normas Complementares

Sob proposta do Conselho Intermunicipal, a Assembleia Intermunicipal pode aprovar normas complementares a este Regulamento, designadamente no que respeita ao controle interno e ao inventário e cadastro de bens.

Artigo 18.º

Organigrama

O Organigrama dos Serviços consta no Anexo I ao presente Regulamento.

Artigo 19.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor após a sua aprovação pelos órgãos competentes e publicação no Diário da República.

30 de novembro de 2018. - O Presidente do Conselho Intermunicipal da CIMBAL, Jorge Paulo Colaço Rosa.

(ver documento original)

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Artigo 10.º

Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos

1 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área da Contabilidade e Património:
1. a)Organizar os documentos de prestação de contas e fornecer os elementos necessários à elaboração do respetivo relatório de gestão;
2. b)Processar todos os documentos das despesas superiormente autorizadas e das receitas legalmente devidas;
3. c)Assegurar um arquivo organizado e atualizado de toda a documentação inerente ao serviço, depois de devidamente conferida;
4. d)Proceder à descarga das guias de receita pagas e que se encontram debitadas ao tesoureiro;
5. e)Proceder à escrituração do IVA e elaboração de declarações periódicas;
6. f)Manter organizadas e atualizadas as contas correntes com empreiteiros, fornecedores e outras entidades;
7. g)Conferir e promover a regularização dos fundos permanentes nos prazos legais;
8. h)Elaborar ofícios, informações, estatísticas e mapas relacionados com o Serviço;
9. i)Emitir certidões das importâncias entregues pela CIMBAL a outras entidades, se requeridas;
10. j)Assegurar a preparação dos documentos previsionais e respetivas revisões e alterações, coligindo todos os elementos necessários;
11. k)Controlar e articular a atividade financeira, designadamente através de cabimento de verbas e controlo das dotações orçamentais;
12. l)Promover e coordenar a elaboração do Orçamento, respetivas revisões e alterações e apresentar as correspondentes propostas;
13. m)Coordenar a execução financeira do Plano de Ação e a execução do Orçamento de acordo com as opções aprovadas;
14. n)Promover e coordenar a elaboração da norma de controlo interno, bem como eventuais alterações da mesma;
15. o)Preparar para remeter ao Tribunal de Contas, nos termos da lei, as contas da CIMBAL, bem como os documentos que careçam da respetiva apreciação;
16. p)Proceder ao pagamento das despesas realizadas nas condições legais;
17. q)Preparar para submeter o Plano de e Ação e os documentos de Prestação de Contas à aprovação da Assembleia Intermunicipal;
18. r)Preparar os contratos de financiamento, nos termos da lei;
19. s)Administrar o património imobiliário da CIMBAL e proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na CIMBAL ou cedidos a outras entidades;
20. t)Promover a elaboração e submeter à aprovação o inventário de todos os bens imóveis, direitos e obrigações patrimoniais e respetiva avaliação e elaborar propostas de posturas e regulamentos e respetivas alterações;
21. u)Promover arrecadação das receitas e efetuar o pagamento de despesas;
22. v)Organizar, controlar, manter atualizados e processar os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânica.
2 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área de Tesouraria:
1. a)Arrecadar todas as receitas virtuais e eventuais;
2. b)Liquidar juros de mora;
3. c)Efetuar o pagamento de todos os documentos de despesa, depois de devidamente autorizados;
4. d)Promover e registar as entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria;
5. e)Registar o diário de tesouraria, o resumo diário de tesouraria e a conta corrente de documentos;
6. f)Transferir diariamente para o superior hierárquico, todos os documentos de receita e despesa, anulações, guias de débito, guias de reposição e outras, escrituradas no respetivo diário de tesouraria.
3 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área de Recursos Humanos:
1. a)Desempenhar as tarefas e procedimentos inerentes à gestão de pessoal, promovendo a valorização, desenvolvimento e motivação dos mesmos;
2. b)Executar os processos de recrutamento, promoção, nomeação, mobilidade, alteração do posicionamento remuneratório, cessação de funções e outros instrumentos legais relativos aos trabalhadores;
3. c)Processar os vencimentos e outros abonos de pessoal e enviá-los à Contabilidade para que procedam aos respetivos pagamentos;
4. d)Promover a verificação de faltas ou licenças por doença, de acordo com a lei em vigor;
5. e)Elaborar, no início de cada ano, o mapa de férias do pessoal, de acordo com os planos de férias fornecidos pelos vários serviços;
6. f)Executar outros trabalhos, mapas, estatísticas ou informações sobre os serviços próprios do serviço;
7. g)Propor novos métodos de trabalho e de procedimento com vista à melhoria dos resultados obtidos;
8. h)Executar as ações administrativas referentes ao recrutamento, provimento, mobilidade e cessação de funções do pessoal;
9. i)Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, designadamente os inerentes a abono de família;
10. j)Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;
11. k)Assegurar o registo e controlo de assiduidade;
12. l)Assegurar o expediente relativo à avaliação do desempenho dos trabalhadores/SIADAP;
13. m)Zelar pela aplicação da legislação sobre pessoal;
14. n)Elaborar as listas de antiguidade;
15. o)Assegurar o acolhimento e atendimento de pessoal;
16. p)Assegurar o expediente dos procedimentos concursais e efetuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;
17. q)Elaborar as estatísticas necessárias à gestão de recursos humanos;
18. r)Assegurar a elaboração e difusão da informação ao pessoal;
19. s)Elaborar o processo relativo às obrigações fiscais a que estão sujeitos os trabalhadores;
20. t)Assegurar o expediente relativo à organização e modificação do mapa de pessoal;
21. u)Fornecer os elementos necessários à previsão orçamental e sua revisão na área dos recursos humanos;
22. v)Assegurar a execução de exames periódicos aos funcionários da CIMBAL, em função da legislação em vigor;
23. w)Organizar e manter atualizado o sistema e sinalização e de segurança do edifício;
24. x)Organizar o manter atualizados os processos administrativos de seguros, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;
25. y)Identificar e avaliar riscos para a segurança e saúde nos locais de trabalho;
26. z)Promover ações de sensibilização no âmbito da medicina do trabalho.
4 -Constituem atribuições da Unidade de Gestão Administrativa, Financeira e Recursos Humanos, na área administrativa:
1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
2. b)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
3. c)Superintender e assegurar o serviço de telefone, portaria e funcionamento e limpeza de instalações, bem como superintender no pessoal auxiliar;
4. d)Apoiar os órgãos da CIMBAL;
5. e)Realizar todo o expediente relativo a execuções fiscais;
6. f)Assegurar a divulgação, pelos respetivos serviços, de todos os diplomas legais publicados no Diário da República ou de quaisquer outros documentos com interesse para a CIMBAL;
7. g)Executar, em geral, todas as tarefas administrativas não específicas de outros serviços;
8. h)Organização do arquivo geral da CIMBAL, compreendendo, para além da sua classificação e racional arrumação, a elaboração dos ficheiros da documentação entrada e saída permanentemente atualizados;
9. i)Arquivar, depois de classificados, todos os documentos e processos que hajam sido objeto de decisão final;
10. j)Organizar o ficheiro das deliberações dos órgãos da CIMBAL;
11. k)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
12. l)Arquivar, depois de catalogados, todos os processos, livros e documentos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços da CIMBAL;
13. m)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
14. n)Manter em boa conservação o arquivo da CIMBAL.
15. o)Executar as tarefas inerentes à receção e distribuição dos requerimentos, correspondência e outros documentos, dentro dos prazos legais;
16. p)Remeter às diversas entidades oficiais os elementos que por determinação legal lhes tenham de ser enviados;
17. q)Colaborar na elaboração de propostas de instruções, ordens de serviços, despachos, posturas e regulamentos necessários ao exercício das atividades dos serviços administrativos e jurídicos;
18. r)Implementar a gestão documental e estabelecer medidas de desmaterialização de processos;
19. s)Autorizar a passagem de certidões ou fotocópias autenticadas aos interessados, relativas a processos ou documentos constantes de processos arquivados e que careçam de despacho ou de deliberação nos termos da lei, com exceção dos processos ou documentos relativos a escrituras públicas e a contratos escritos e das deliberações da Assembleia Intermunicipal e do Conselho Intermunicipal da CIMBAL;
20. t)Organizar e executar os serviços administrativos de caráter geral, não específicos de outros serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
21. u)Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;
22. v)Coordenação, controlo e registo da atividade relacionada com a limpeza das instalações sob a alçada da CIMBAL, nomeadamente: devem ser limpos diariamente os pavimentos, gabinetes, salas de reunião e casas de banho, ou outros espaços comuns à disposição dos trabalhadores. Devem ser limpos periodicamente: paredes e tetos e equipamentos de uso não diário. As operações de limpeza devem ser feitas durante as horas de trabalho e possam ser realizadas sem prejudicar o normal funcionamento das unidades orgânicas. A remoção do lixo dos gabinetes e casas de banho deve ser diária e no final de cada dia de trabalho;
23. w)Gestão de frotas, registo e controlo de veículos, nomeadamente: controlar custos com combustível, monitorização da manutenção dos veículos, monitorização do registo dos quilómetros registados, escalonamento e indicação de motoristas e delinear estratégias de redução de custos.