Art.º 17 · Despacho n.º 13492/2022 — Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação

1 -A Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação exerce as suas competências no domínio da gestão da documentação de carácter científico, técnico e cultural e do arquivo e gestão do sistema documental, participando na recolha, seleção, tratamento, difusão, organização e conservação do património documental do IPS.
2 -A Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação é dirigida por um/a dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou por um membro da equipa do/a Presidente.
3 -A Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação integra:
1. a)O Centro de Bibliotecas do IPS;
2. b)O Serviço de Arquivo e Gestão Documental.
4 -Compete ao Centro de Bibliotecas do IPS, designadamente:
1. a)Definir linhas comuns de atuação das Bibliotecas IPS, tanto no domínio da harmonização e normalização de metodologias de trabalho e procedimentos técnicos, como de políticas de cooperação conducentes à otimização da gestão dos recursos humanos e de informação no IPS;
2. b)Selecionar, adquirir, processar e disponibilizar recursos de informação, de forma a satisfazer as necessidades dos seus utilizadores;
3. c)Apoiar a atividade académica, científica e cultural das UO;
4. d)Efetuar o tratamento técnico da documentação recebida, de acordo com as normas nacionais e internacionais em vigor;
5. e)Organizar os fundos documentais e assegurar a sua utilização em condições adequadas;
6. f)Disponibilizar o acesso local e remoto à documentação e informação existente nas Bibliotecas através dos meios disponíveis para o efeito.
7. g)Assegurar a gestão do portal de Bibliotecas, do repositório científico do IPS e do sistema integrado de gestão de Bibliotecas;
8. h)Promover a difusão da informação, relativa às Bibliotecas, para a comunidade IPS;
9. i)Promover a formação contínua e atualizada dos seus utilizadores.
5 -Compete ao Serviço de Arquivo e Gestão Documental, designadamente:
1. a)Promover e gerir a política arquivística e o sistema de gestão documental do IPS;
2. b)Assegurar a organização, o funcionamento, a preservação do arquivo e a formação dos utilizadores;
3. c)Adaptar e aplicar as normas de gestão arquivística e desenvolver procedimentos internos para a recolha, tratamento, recuperação e conservação da informação;
4. d)Promover a função de expediente geral, classificação e arquivo de correspondência.

Artigo 17.º — Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação

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