Todos os utilizadores dos Serviços de Documentação do IPS têm direito à optimização das condições de trabalho: qualidade do espaço (conforto, silêncio, segurança, higiene, luz, limpeza), solicitude dos funcionários (apoio na pesquisa, rápido acesso à informação, organização dos documentos, boa acessibilidade aos espaços, formação do ponto de vista do utilizador), disponibilização dos meios informáticos/multimédia necessários e o reforço e diversificação da política de aquisição de novos documentos.
Os utilizadores terão, como dever, de cumprir rigorosamente o regulamento de utilização dos Serviços de Documentação do IPS, contribuir para o bom funcionamento de cada unidade e promover transversalmente a optimização das condições de trabalho.