Art.º 19 · Despacho n.º 23757/2009 — Processo contabilístico

1 -As entidades promotoras ficam obrigadas a:
1. a)Contabilizar os seus custos segundo o POC aplicável, respeitando os respectivos princípios e conceitos contabilísticos, critérios de valorimetria e método de custeio;
2. b)No caso de custos comuns, identificar, para cada candidatura, a chave de imputação e os seus pressupostos;
3. c)Organizar o arquivo de forma a garantir o acesso célere aos originais dos documentos de suporte dos lançamentos;
4. d)Registar nos documentos originais o número de lançamento na contabilidade e a menção do seu financiamento através do FSE, indicando a designação PNAECPES, o número da candidatura e o correspondente valor imputado;
5. e)No caso de não constar dos documentos originais a indicação das contas movimentadas na contabilidade geral e a chave de imputação utilizada, a entidade deve apresentar, sempre que solicitado, verbete produzido por software de contabilidade adequado, do qual constem essas referências;
6. f)Elaborar e enviar ao ISS, IP, a listagem de todas as despesas pagas por rubrica do pedido de reembolso e de pagamento do saldo final, de acordo com o modelo disponível no site www.seg-social.pt;
7. g)Manter organizado processo onde constem comprovativos dos formulários de candidatura, pedido de reembolso e pedido de pagamento de saldo e respectivos anexos, nomeadamente a listagem das despesas pagas, enviados ao ISS, IP.
2 -As entidades promotoras ficam obrigadas a submeter à apreciação e validação por um técnico oficial de contas (TOC) os pedidos de reembolso e a prestação final de contas, devendo o TOC atestar, no encerramento do projecto, a regularidade das operações contabilísticas.
3 -Quando as entidades promotoras sejam entidades da Administração Pública, a obrigação prevista no número anterior é assumida pelo competente responsável financeiro designado pela respectiva entidade.
4 -As entidades públicas sujeitas à apresentação da conta de gerência ao Tribunal de Contas podem, em situações excepcionais, devidamente fundamentadas, nomeadamente quando assumam a qualidade de entidades beneficiárias responsáveis pela execução de políticas públicas, nos termos do previsto no artigo 65.º do Decreto-Lei n.º 312/2007, de 17 de Setembro, ser dispensadas, pelo ISS, IP, do cumprimento do disposto nas alíneas d) e f) do n.º 1, desde que respeitados os princípios da não duplicação de apoios comunitários e do registo contabilístico e que não resulte prejudicada a verificação da respectiva despesa.
5 -A aquisição de bens e serviços apenas pode ser justificada através de factura e recibo ou documentos equivalentes fiscalmente aceites.
6 -As facturas, os recibos ou os documentos equivalentes fiscalmente aceites, bem como os documentos de suporte à imputação de custos comuns, devem identificar claramente o respectivo bem ou serviço.
7 -As entidades promotoras ficam obrigadas, sempre que solicitadas, a entregar ao ISS, IP, ou a outros organismos responsáveis pelo controlo, cópias dos documentos originais que integrem o processo contabilístico, sem prejuízo da confidencialidade exigível.

Artigo 19.º — Processo contabilístico

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