Ao Serviço de Gestão Documental e Arquivo compete, designadamente:
- a)Assegurar a tramitação eletrónica de documentos e processos através das plataformas de gestão documental adotadas pelo Município (como MyDoc, MyNet ou outras homologadas), garantindo a desmaterialização e o fluxo digital entre serviços;
- b)Administrar e monitorizar o funcionamento das plataformas digitais, assegurando a sua utilização eficaz, o respeito pelos perfis de acesso e a integridade da informação;
- c)Prestar apoio técnico-operacional aos utilizadores das plataformas, esclarecendo dúvidas, promovendo boas práticas e articulando com fornecedores externos quando necessário;
- d)Implementar procedimentos padronizados de classificação, organização, indexação e arquivo digital, em conformidade com as tabelas de seleção e normas aplicáveis;
- e)Assegurar o controlo de prazos de resposta, alertas de tramitação e fluxos interdepartamentais, garantindo a prestação eficiente do serviço público;
- f)Cooperar com o executivo municipal na gestão administrativa e tecnológica da Câmara Municipal;
- g)Emitir parecer sobre todas as questões relacionadas com a política de gestão documental da Câmara Municipal;
- h)Procurar garantir os procedimentos técnicos, administrativos e legais e a melhoria contínua dos métodos e processos usados;
- i)Procurar harmonizar a informação que deve circular entre os vários serviços da organização;
- j)Gerir o Arquivo Municipal;
- k)Organizar os arquivos municipais correntes (intermédios e definitivos) com a função de guardar e classificar, de forma digital e em suporte físico, os documentos produzidos pelo município, deixando-os preparados para servir de testemunho e informação ao serviço produtor e à população em geral;
- l)Colaborar na gestão do arquivo de fotografia e imagem do Município, de forma digital e física, de modo a preservar esta importante fonte de memória coletiva;
- m)Assegurar aos serviços municipais e aos cidadãos o acesso à documentação administrativa produzida internamente;
- n)Apresentar propostas no sentido de estabelecer um espaço de arquivo que permita uma boa gestão documental, na vertente administrativa, com a recuperação fácil dos documentos e, na vertente cultural, constituindo-o como fonte de informação e memória coletiva;
- o)Implementar um plano de conservação e salvaguarda do espólio documental municipal de modo a preservar esta importante memória coletiva do concelho;
- p)Zelar pela segurança dos locais e dos documentos, seja na conservação e armazenamento ou no manuseamento;
- q)Assegurar a correta aplicação das Tabelas de Avaliação e Seleção (TAS) previstas na Portaria n.º 112/2023, na sua atual redação, garantindo a classificação, avaliação, prazos de conservação e destino final dos documentos do Município;
- r)Acompanhar e validar a classificação dos documentos pelos serviços produtores, garantindo a conformidade com os códigos previstos nas TAS;
- s)Promover e coordenar os procedimentos de avaliação documental, verificando os prazos de conservação administrativa e preparando autos de eliminação nos termos previstos na Portaria;
- t)Implementar e supervisionar operações de eliminação segura e controlada de documentos, em cumprimento das normas legais e garantindo o registo obrigatório dessas operações;
- u)Coordenar os processos de transferência de documentação do arquivo corrente para o arquivo intermédio e do arquivo intermédio para o arquivo definitivo, cumprindo prazos, metodologias e requisitos previstos na Portaria;
- v)Elaborar listas de transferência e assegurar a conferência, receção e registo dos documentos transferidos;
- w)Implementar procedimentos de preservação digital coerentes com as orientações legais e os requisitos da Portaria, garantindo a integridade, autenticidade, preservação e acessibilidade da informação digital;
- x)Promover sessões de formação e sensibilização para os serviços municipais sobre classificação, avaliação, conservação e eliminação documental, garantindo a correta aplicação da Portaria;
- y)Emitir orientações internas, instruções de trabalho e manuais de procedimentos que garantam uniformidade no cumprimento das obrigações legais;
- z)Preparar e disponibilizar informação aos serviços sobre as operações de eliminação e de transferência documental, quando aplicável;
- aa)Assegurar que todas as operações de avaliação, seleção, eliminação, transferência e conservação são devidamente registadas, documentadas e arquivadas conforme previsto na Portaria;
- bb)Manter atualizado o inventário dos documentos existentes em cada fase de arquivo e assegurar a rastreabilidade das operações;
- cc)Apresentar relatórios mensais à Divisão Administrativa e Financeira sobre a atividade desenvolvida no âmbito da gestão documental e de arquivo, incluindo indicadores de processamento, tramitação e organização de documentos;
- dd)Participar em reuniões da Rede de Arquivos, contribuindo para a articulação interserviços, partilha de boas práticas e atualização de procedimentos de gestão documental.