Despacho

Despacho n.º 319/2022

Regulamento UÉLab

Capítulo I - Disposições gerais

Natureza

A Unidade de Gestão dos Laboratórios da Universidade de Évora, doravante designada por UÉLab, é uma unidade que integra as infraestruturas laboratoriais (de ensino, prestação de serviços especializados e/ou investigação) existentes na Universidade de Évora, sendo responsável pela sua gestão integrada.

Artigo 2.º

Missão

1 -A UÉLab tem por missão:
1. a)Gestão dos recursos humanos não docentes afetos aos laboratórios da Universidade de Évora;
2. b)Promoção da valorização profissional dos recursos humanos afetos à UÉLab;
3. c)Implementação de um software de gestão laboratorial nos laboratórios da Universidade de Évora;
4. d)Aquisição de equipamentos e consumíveis de laboratório, de forma centralizada, para a Universidade de Évora;
5. e)Implementação da gestão centralizada de receção de amostras;
6. f)Implementação e/ou uniformização de processos e procedimentos transversais à atividade laboratorial (cumprimento dos requisitos normativos e/ou legais);
7. g)Elaboração e implementação de regulamentos internos aos laboratórios com a definição de regras de funcionamento e de utilização;
8. h)Elaboração de um catálogo de prestação de serviços especializados que integre o conjunto de todas as metodologias laboratoriais disponíveis, mantendo-o permanentemente atualizado e acessível à comunidade;
9. i)Promoção da cooperação interinstitucional;
10. j)Monitorização dos princípios de boa prática científica;
11. k)Promoção dos procedimentos necessários à certificação/acreditação de laboratórios.

Capítulo II - Organização

Artigo 3.º

Estrutura e financiamento

1 -A UÉLab está integrada na Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade (DIC2E), de acordo com o organograma do anexo 1.
2 -A UÉLab é dotada de financiamento anual, correspondente a 15 % dos overheads retidos relativos a financiamento das Unidades de I&D. Despesas efetuadas no âmbito de projetos específicos ou unidade de investigação específica, e nesses sejam elegíveis, devem, preferencialmente, ser imputadas ao respetivo orçamento, total ou parcialmente.
3 -A UÉLab inclui os espaços e equipamentos de natureza laboratorial pertencentes à Universidade de Évora.
4 -Os laboratórios estão integrados em Unidades Laboratoriais que, sempre que se justifique, se dividem em Sectores e Subsectores, de acordo com o esquema do anexo 2.
5 -Em cada Unidade Laboratorial existe um Coordenador Científico que articulará com a Equipa Técnica da UÉLab todos os assuntos relacionados com as atividades de investigação.
6 -Em cada sector existe um Responsável Técnico que articulará com a UÉLab todos os assuntos relacionados com as atividades laboratoriais.
7 -Anualmente, o Responsável Técnico, em articulação com o Coordenador Científico de cada Unidade Laboratorial, deve enviar à UÉLab o plano de atividades laboratoriais.

Artigo 4.º

Coordenação

Compete ao Coordenador da UÉLab a sua gestão e administração em estreita colaboração com o IIFA, no que diz respeito às Unidades de Investigação, e com as restantes Unidades Orgânicas para os outros espaços laboratoriais, incluindo:

a)Garantir a operacionalização do software de gestão laboratorial;
b)Solicitar ao Responsável Técnico, em concordância com o plano anual de atividades laboratoriais, a relação de equipamento e consumíveis indispensáveis ao bom funcionamento das atividades laboratoriais e dos projetos em curso ou previstos;
c)Gerir o pessoal não docente afeto aos laboratórios de acordo com as necessidades indicadas no plano de atividades (incluindo o apoio à docência, investigação e atividades de I&D Aplicada), por solicitação dos diretores das unidades orgânicas;
d)Elaborar mapas de pessoal por edifício e laboratório de acordo com as suas competências, adequando a afetação de recursos em função das necessidades, sejam de caráter letivo, investigação ou I&D Aplicada;
e)Identificar e propor formação adequada ao pessoal não docente, afeto à UÉLab, que opera nos laboratórios;
f)Coordenar os processos de aquisição de novos equipamentos para os laboratórios da Universidade de Évora em articulação com os Diretores das Unidades Orgânicas, e com os Serviços Administrativos;
g)Zelar pelo cumprimento dos contratos de manutenção vigentes focados na operacionalidade do equipamento existente;
h)Assegurar a aplicação e cumprimento das normas e regulamentos de funcionamento dos laboratórios, estabelecidos pela UÉLab;
i)Assegurar o cumprimento da missão da UÉLab.

Artigo 5.º

Recursos Humanos

1 -O pessoal não docente afeto aos laboratórios passa a estar na dependência direta da UÉLab permitindo traçar um mapa de pessoal por edifício e laboratório de acordo com as suas competências e proceder a uma melhor afetação de recursos em função das necessidades, sejam de caráter letivo, investigação ou I&D Aplicada.
2 -A gestão dos trabalhadores não docentes implica marcação de férias, faltas, baixas, afetação entre laboratórios ou outros. O Responsável Científico dará parecer prévio à aprovação.

Artigo 6.º

Competências

São competências da UÉLab:

a)Operacionalizar a informação no software de gestão laboratorial em todas as Unidades Laboratoriais;
b)Acompanhar a instalação do software de gestão nas Unidades Laboratoriais e respetiva formação dos técnicos de laboratório;
c)Gerir as requisições de equipamentos, consumíveis e serviços;
d)Gerir os stocks de material;
e)Manter o inventário de equipamentos atualizado;
f)Promover a manutenção preventiva e calibração dos equipamentos;
g)Manter atualizado o Catálogo de Prestação de Serviços Especializados da Universidade de Évora;
h)Assegurar o cumprimento das normas técnicas e de qualidade de acordo com a legislação em vigor;
i)Assegurar a implementação dos regulamentos internos de funcionamento para os laboratórios.

Capítulo III - Utilização do espaço e do equipamento

Artigo 7.º

Espaços

1 -A utilização dos espaços é feita unicamente dentro do horário de funcionamento instituído pela Universidade de Évora;
2 -Qualquer utilização dos espaços fora do horário vigente carece de pedido prévio, devidamente justificado;
3 -Os pedidos podem ser esporádicos ou contínuos, mas os horários de funcionamento fora de horas usuais de expediente carecem de autorização do coordenador da UÉLab;
4 -Nos laboratórios onde decorram atividades letivas, a utilização dos espaços é prioritária para essas atividades;
5 -Caso a atividade de investigação decorra em espaços partilhados, a prioridade pertence às atividades letivas.

Artigo 8.º

Equipamentos

A gestão da utilização do equipamento laboratorial é da competência da UÉLab, existindo atualmente:

a)O equipamento existente para utilização exclusiva nos espaços laboratoriais não pode sair a das instalações onde está alocado;
b)Existe equipamento passível de requisição para utilização no exterior, desde que tenha parecer favorável prévio do Coordenador da UÉLab;
c)O equipamento adstrito a um projeto específico, durante um período de tempo determinado pela duração do projeto, tem um responsável pelo seu funcionamento;
d)A requisição de equipamentos está condicionada ao número de horas disponíveis ou ao horário de disponibilização do equipamento, devendo esta informação ser enviado à UÉLab para conhecimento e articulação com possíveis interessados;
e)O Responsável de Técnico da Unidade laboratorial deve identificar a existência de responsáveis pela operação dos equipamentos.

Artigo 9.º

Aquisição de Equipamentos e Consumíveis

1 -A aquisição de equipamentos e consumíveis de laboratório passa a ser realizada pela UÉLab para toda a Universidade que, através de uma gestão global dos stocks, procurará evitar roturas ou excedentes de consumíveis, e minimizar custos através do estabelecimento de contratos anuais ou bianuais com os fornecedores.
2 -A proposta para a aquisição de equipamento deve ser apresentada à UÉLab, que face aos equipamentos existentes na Universidade, ao seu estado de conservação e às técnicas de análise que o equipamento permite, emite parecer sobre a eventual pertinência ou não da aquisição.
3 -Os responsáveis pelos laboratórios fazem o pedido de consumíveis à UÉLab, através de formulário interno acompanhado do centro de custo onde a despesa deve ser cabimentada, sendo que todo o procedimento administrativo da aquisição é realizado pela UÉLab em articulação com os Serviços Administrativos.

Artigo 10.º

Manutenção de Equipamentos

A manutenção de equipamentos é competência da UÉLab, permitindo conjugar contratos de manutenção de forma mais eficiente e rentável. A transição de todos estes processos será gradual e feita em articulação com os responsáveis pelas Unidades Laboratoriais e pelas Unidades Orgânicas a que atualmente estão afetos.

Artigo 11.º

Software de Gestão Laboratorial

1 - A implementação da aplicação informática para gestão centralizada dos laboratórios é competência da UÉLab.

2 - A utilização do software compreende os seguintes objetivos:

a) Acrescentar valências na gestão laboratorial, nomeadamente na gestão de equipamentos e consumíveis e inventário de stocks em tempo real;

b) Assegurar a adoção de procedimentos que garantam a qualidade dos fornecedores de equipamentos e consumíveis;

c) Simplificar e uniformizar a gestão das atividades de I&D Aplicada.

2 - O acesso ao software é feito por utilizadores autorizados para o mesmo, sendo concedidas credenciais de acesso individuais. Estes acessos são definidos pela UÉLab.

3 - Serão concedidos diferentes níveis de acesso e permissão no software mediante o tipo de utilizador. A atualização dos inventários de equipamentos e consumíveis será feita pelo pessoal do laboratório autorizado para este efeito, após formação adequada.

Artigo 12.º

Prestação de Serviços Especializados à Comunidade

1 -A prestação de serviços especializados à comunidade é feita de acordo com os procedimentos definidos no Regulamento de I&D Aplicada (Prestação de Serviços Especializados) da Universidade de Évora, Capítulo I, artigos 1.º, 2.º e 4.º
2 -A UÉLab é responsável pela elaboração e atualização permanente do catálogo de oferta da prestação de serviços laboratoriais e respetiva tabela de preços da Universidade de Évora.
3 -Sempre que houver atualização do referido catálogo, este tem que ser aprovado pelo Conselho de Gestão da Universidade de Évora antes da sua entrada em vigor.
4 -Estão previstos valores distintos a aplicar a funcionários, estudantes ou alumni da Universidade de Évora, bem como a entidades com protocolos de cooperação e demais utentes. Solicitações para a realização de metodologias não constantes no catálogo de serviços, se exequíveis, serão objeto de orçamento específico, apresentado ao coordenador da UÉLab para verificação da adequação ao regulamento interno de I&D Aplicada.

Capítulo IV - Disposições finais

Artigo 13.º

Disposições finais

Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente regulamento serão esclarecidos por parecer do Coordenador da UÉLab.

15/12/2021. - A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.

ANEXO 1

Organograma de enquadramento da UÉLab na Universidade de Évora

(ver documento original)

ANEXO 2

Esquema Organizacional dos Laboratórios da UÉLab

(ver documento original)

314823221

Artigo 4.º

Coordenação

a)Garantir a operacionalização do software de gestão laboratorial;
b)Solicitar ao Responsável Técnico, em concordância com o plano anual de atividades laboratoriais, a relação de equipamento e consumíveis indispensáveis ao bom funcionamento das atividades laboratoriais e dos projetos em curso ou previstos;
c)Gerir o pessoal não docente afeto aos laboratórios de acordo com as necessidades indicadas no plano de atividades (incluindo o apoio à docência, investigação e atividades de I&D Aplicada), por solicitação dos diretores das unidades orgânicas;
d)Elaborar mapas de pessoal por edifício e laboratório de acordo com as suas competências, adequando a afetação de recursos em função das necessidades, sejam de caráter letivo, investigação ou I&D Aplicada;
e)Identificar e propor formação adequada ao pessoal não docente, afeto à UÉLab, que opera nos laboratórios;
f)Coordenar os processos de aquisição de novos equipamentos para os laboratórios da Universidade de Évora em articulação com os Diretores das Unidades Orgânicas, e com os Serviços Administrativos;
g)Zelar pelo cumprimento dos contratos de manutenção vigentes focados na operacionalidade do equipamento existente;
h)Assegurar a aplicação e cumprimento das normas e regulamentos de funcionamento dos laboratórios, estabelecidos pela UÉLab;
i)Assegurar o cumprimento da missão da UÉLab.