Art.º 14 · Despacho n.º 4460/2024 — Unidade de Apoio aos Órgãos de Governo

1 -A Unidade de Apoio aos Órgãos de Governo (UAOG) dos Serviços Centrais tem como atribuições as atividades de apoio à gestão e funcionamento da FCUP e assessoria técnica ao Diretor e demais Órgãos de Governo.
2 -A UAOG integra:
1. a)O Secretariado dos Conselhos (SC);
2. b)O Gabinete de Avaliação Institucional e Qualidade (GAIQ);
3. c)O Gabinete de Serviços Transversais (GST);
4. d)O Gabinete de Apoio Jurídico e Auditoria Interna (GAJAI).
3 -O Secretariado dos Conselhos, subdivide-se em:
1. i)Secretariado da Direção;
  1. ii)Secretariado do Conselho de Representantes;
  2. iii)Secretariado do Conselho Científico;
  3. iv)Secretariado do Conselho Pedagógico.
    Exercendo funções de assessoria técnica e de secretariado aos órgãos de governo da FCUP, nomeadamente Diretor, Conselho Executivo, Conselho de Representantes, Conselho Científico e Conselho Pedagógico, compete-lhe, no que respeita a estes órgãos:
2. a)Assegurar o apoio nas áreas de tratamento de texto, comunicações internas e externas, convocatórias várias e informações;
3. b)Manter atualizada e difundir informação;
4. c)Manter organizado e atualizado o arquivo dos órgãos de governo da FCUP;
5. d)Assegurar o atendimento e acolhimento das entidades que contactem os Órgãos de Governo;
6. e)Organizar e coordenar as agendas do Diretor, Conselho Executivo e Presidentes dos Conselhos de Representantes, Científico e Pedagógico;
7. f)Assegurar a preparação, organização e encaminhamento da correspondência dos respetivos Órgãos de Governo;
8. g)Preparar os despachos do Diretor e providenciar a sua execução;
9. h)Colaborar no apoio à realização de eventos institucionais da FCUP;
10. i)Desempenhar outras funções que lhe sejam cometidas.
4 -O Gabinete de Avaliação Institucional e Qualidade (GAIQ) exerce a sua atividade no âmbito do apoio à gestão da FCUP. Compete-lhe:
1. a)Apoiar a elaboração dos planos estratégicos e de atividades;
2. b)Apoiar a elaboração dos relatórios de atividades e contas;
3. c)Apoiar a tomada de decisões de gestão, disponibilizando informação adequada;
4. d)Monitorizar e disponibilizar indicadores de atividade financeiros da FCUP;
5. e)Apoiar a elaboração de estudos históricos e prospetivos no âmbito da gestão da FCUP;
6. f)Disponibilizar estudos sobre os indicadores utilizados pelos rankings e monitorizar o posicionamento da U.Porto nas várias áreas científicas da FCUP;
7. g)Desenvolver e gerir modelos de recolha, organização, tratamento e análise da informação, transformando-a num recurso para apoiar os diferentes processos/atividades da organização;
8. h)Monitorizar o uso dos sistemas de informação, desenvolvendo estudos sobre estado e qualidade dos dados, e identificar e especificar requisitos e necessidades de informação para melhoria dos processos;
9. i)Gerir o sistema de garantia de qualidade da FCUP;
10. j)Desenvolver instrumentos de monitorização e feedback com vista à melhoria contínua, e divulgar os respetivos resultados;
11. k)Organizar e supervisionar os processos de avaliação, acreditação e certificação externos;
12. l)Promover os processos de autoavaliação;
5 -O Gabinete de Serviços Transversais (GST) exerce a sua atividade no âmbito do apoio ao funcionamento dos serviços centrais e departamentais. Compete-lhe:
1. a)Assegurar o expediente geral da FCUP e o registo e a distribuição pelos serviços, departamentos e estabelecimentos dependentes do correio e da correspondência e documentação interna da FCUP;
2. b)Coordenar os contratos de prestações de serviços transversais à FCUP que não estejam integrados noutros serviços, nomeadamente os de limpeza e de restauração, não excluindo outros que possam vir a ser incluídos;
3. c)Administrar a cedência de instalações e apoiar a logística associada à realização de eventos nas instalações da FCUP;
4. d)Administrar as salas que estão sob gestão da direção;
5. e)Coordenar o serviço de motorista e a utilização da(s) viatura(s) da direção e assegurar a sua manutenção;
6. f)Coordenar e supervisionar outros serviços e atividades transversais, internos e externos, de apoio ao funcionamento da FCUP que não estejam integrados noutros serviços.
6 -O Gabinete de Apoio Jurídico e de Auditoria Interna (GAJAI) desenvolve a sua atividade na assessoria de caráter jurídico ao Diretor e demais Órgãos de Governo, Serviços e Departamentos da FCUP, e promove ações de auditoria interna. Compete-lhe:
1. a)Emitir pareceres e informações relativas a questões jurídicas e proceder a estudos de natureza jurídica que lhe sejam solicitados;
2. b)Colaborar na preparação, revisão e interpretação de estatutos, regulamentos, protocolos, acordos, convénios e contratos de diversa natureza;
3. c)Gerir processos, graciosos ou judiciais, de diversa natureza, em razão da matéria de que a FCUP seja parte interessada, preparando-os e acompanhando-os, intervindo e exercendo as competências procedimentais que lhe venham a ser conferidos;
4. d)Intervir e/ou cooperar nos procedimentos relativos a processos de inquérito, averiguações ou disciplinares exercendo os poderes que lhe venham a ser conferidos ou informando conforme solicitado;
5. e)Assegurar a divulgação dos diplomas publicados com interesse para a FCUP;
6. f)Realizar, juntamente com os restantes serviços, ações internas de atualização legislativa;
7. g)Exercer as demais competências que, no domínio jurídico, sejam cometidas pelo Diretor;
8. h)Propor o plano anual de auditoria interna utilizando uma metodologia baseada no risco, e implementar o plano aprovado;
9. i)Desenvolver as ações de auditoria constante do plano anual de auditorias aprovado;
10. j)Aferir sobre o cumprimento das disposições legais e regulamentares, identificando as situações de falta de consistência e conformidade na sua aplicação;
11. k)Elaborar relatórios e propor medidas tendentes à eliminação das eventuais disfunções ou incorreções detetadas;
12. l)Propor melhorias relativas aos processos de gestão de risco, governação e controlo;
13. m)Reportar exposições significativas aos riscos reputacionais e de fraude e propor medidas que levem à eliminação das disfunções ou incorreções detetadas;
14. n)Acompanhar as auditorias externas e coordenar a elaboração de contraditórios em conjugação com a Reitoria;
15. o)No âmbito da emissão das notas de liquidação de propinas, verificar e validar as contas correntes dos estudantes devedores. Após a emissão das notas de liquidação e/ou notas de cobrança de propinas, proceder à análise das exposições recebidas dos estudantes, cumprindo os procedimentos definidos;
16. p)Processar os pedidos de acordos de pagamento de propinas dos estudantes e monitorizar o seu cumprimento, assim como assegurar todos os procedimentos necessários para a emissão de certidões de dívida, e garantir a execução eficiente de todo o processo no sistema de informação.

Artigo 14.º — Unidade de Apoio aos Órgãos de Governo

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