Na dependência direta do Chefe da Divisão de Gestão Financeira funciona o Serviço de Gestão de Máquinas e Viaturas, ao qual compete, designadamente:
- a)Registar e manter atualizada a informação administrativa relativa às máquinas, viaturas e equipamentos móveis do Município;
- b)Organizar e manter os processos individuais de cada viatura e máquina, assegurando a existência e atualização da respetiva documentação legal e técnica;
- c)Controlar os prazos de seguros, inspeções periódicas, impostos, licenças e demais obrigações legais associadas às viaturas e equipamentos;
- d)Proceder ao registo e controlo administrativo dos quilómetros percorridos, horas de funcionamento e demais indicadores de utilização das máquinas e viaturas;
- e)Registar, conferir e tratar administrativamente os consumos de combustível, lubrificantes e outros materiais associados à frota;
- f)Rececionar, registar e encaminhar os pedidos de manutenção, reparação e revisão de máquinas e viaturas, assegurando a respetiva tramitação administrativa;
- g)Acompanhar administrativamente os processos de manutenção e reparação, incluindo pedidos de orçamento, autorizações internas e registo das intervenções efetuadas;
- h)Proceder ao registo contabilístico ou pré-contabilístico das despesas associadas à gestão da frota, em articulação com os serviços financeiros;
- i)Controlar a afetação das viaturas e máquinas aos diferentes serviços municipais, assegurando o registo das autorizações de utilização;
- j)Registar e tratar administrativamente ocorrências, avarias, acidentes e sinistros, incluindo a comunicação às entidades seguradoras e serviços competentes;
- k)Apoiar administrativamente os processos de aquisição, substituição ou abate de viaturas e máquinas, assegurando a organização do respetivo expediente;
- l)Elaborar mapas, listagens e informação de apoio à gestão corrente da frota, designadamente sobre utilização, custos e estado de conservação;
- m)Assegurar o cumprimento das normas internas relativas à utilização de viaturas e máquinas municipais, procedendo ao respetivo controlo administrativo;
- n)Organizar, atualizar e conservar o arquivo administrativo do serviço, garantindo a rastreabilidade da informação;
- o)Prestar apoio administrativo aos trabalhadores e serviços utilizadores das máquinas e viaturas;
- p)Colaborar na aplicação dos procedimentos definidos na Norma de Controlo Interno no que respeita à gestão administrativa da frota;
- q)Executar outras tarefas de natureza administrativa que lhe sejam superiormente determinadas no âmbito da gestão de máquinas e viaturas.