Art.º 33 · Despacho n.º 4871/2023 — Secretaria Central (SC)

1 -A Secretaria Central (SC) depende da Divisão de Administração e Finanças.
2 -Compete à Secretaria Central:
1. a)Superintender o Sistema de Gestão Documental, propondo a adoção de planos adequados para a gestão da documentação e informação orgânica, independentemente da sua data e suporte original;
2. b)Organizar e promover soluções informáticas para a gestão integrada e continuada do Sistema de Arquivo e de Gestão Documental;
3. c)Elaborar Manuais e Planos de Classificação documentais;
4. d)Gerir a documentação e informação do Município de Peniche;
5. e)Receber, classificar, registar, encaminhar e expedir a documentação da Câmara Municipal de Peniche;
6. f)Definir o plano de classificação no Município de Peniche;
7. g)Operar o sistema de atendimento telefónico municipal, bem como organizar o pessoal operador telefónico;
8. h)Atendimento ao balcão, encaminhando os Munícipes e demais visitantes para o Serviço respetivo;
9. i)Elaboração de ofícios, notificações e editais de âmbito geral que não sejam da competência de outros Serviços;
10. j)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, notas de serviços e comunicações;
11. k)Promover a distribuição por todos os serviços municipais das normas internas ou outras ordens e instruções de trabalho;
12. l)Emitir certidões, quando autorizadas;
13. m)Assegurar o procedimento de realização de atos eleitorais;
14. n)Elaborar estatísticas relativas à correspondência recebida e expedida;
15. o)Organizar a distribuição interna, manual ou digital, de correspondência e outros documentos;
16. p)Organizar e manter o arquivo intermédio geral do Município;
17. q)Promover a divulgação pelos serviços de normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
18. r)Superintender na manutenção e limpeza das instalações dos serviços administrativos e coordenar o pessoal auxiliar;
19. s)Executar os serviços administrativos de caráter geral não específicos de outros serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
20. t)Remeter os Editais, à exceção dos referentes ao apoio aos Órgãos Municipais, ao Gabinete de Comunicação para publicitação e proceder à sua divulgação junto dos Serviços, Freguesias, e Associações locais;
21. u)Efetuar as diligências necessárias para a assinatura dos Protocolos aprovados pela Câmara Municipal, bem como organizar, arquivar e disponibilizar os Protocolos em pasta própria e de acesso a todos os Serviços;
22. v)Preparar as minutas dos Acordos de Execução a celebrar com as Juntas de Freguesia, no âmbito dos Contratos Interadministrativos de Delegação de Competências, a submeter à Câmara Municipal e efetuar as diligências necessárias para a assinatura dos mesmos, bem como organizar o respetivo arquivo.
3 -Compete ao Arquivo:
1. a)Gerir a documentação e informação do Município de Peniche;
2. b)Definir o plano de classificação no Município de Peniche;
3. c)Avaliar, selecionar e eliminar a documentação e a informação do Município de Peniche;
4. d)Promover a investigação, o conhecimento e a edição de estudos de temática local;
5. e)Garantir o controlo ambiental e condições adequadas para a boa conservação do património arquivístico, sob sua custódia;
6. f)Promover a transferência regular da documentação/informação dos diversos serviços da Câmara Municipal para o Arquivo Municipal;
7. g)Arquivar a documentação e informação remetida pelos diversos serviços da Câmara Municipal;
8. h)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
9. i)Facultar o acesso ao Arquivo Municipal de acordo com a lei em vigor;
10. j)Garantir a defesa e salvaguarda do espólio, coleções e documentos com valor histórico e patrimonial de outras Organizações, públicas ou privadas, quando lhe sejam confiadas;
11. k)Promover o conhecimento dos fundos documentais, quer dos arquivos próprios, quer dos existentes no Município, através do seu recenseamento e da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos;
12. l)Proceder à recolha e tratamento dos arquivos e espólios documentais pertencentes a outras entidades com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, desde que solicitado para esses efeitos;
13. m)Garantir o fornecimento aos utentes internos e externos de reproduções dos documentos à sua guarda, salvo quando estiver em causa o direito de acesso às informações neles contidas ou a sua preservação, nos termos da lei;
14. n)Estabelecer, mediante acordo com os responsáveis pelos restantes serviços municipais, a periodicidade e forma de acondicionamento, entrega e formalidades das remessas de documentos para o Arquivo Municipal;
15. o)Além das competências previstas nas alíneas anteriores, compete-lhe ainda as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores.

Artigo 33.º — Secretaria Central (SC)

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