Despacho

Despacho n.º 5367/2019

Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra

Capítulo I - Disposições Gerais

Artigo 1.º

Organização da Reitoria

1 -A Reitoria integra os serviços de apoio direto aos Órgãos de Governo da Universidade, os Projetos Especiais e outros Órgãos.
2 -Os serviços de apoio direto aos Órgãos de Governo da Universidade são assegurados pelo Gabinete do Reitor, dirigido pelo Chefe de Gabinete.
3 -Os Projetos Especiais são estruturas de caráter temporário, para acorrerem a necessidades não permanentes dos Órgãos de Governo.
4 -Junto do Reitor funcionam ainda o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno, Observatórios, Conselhos, Coordenadores, Provedores e Comissão de Ética.

Capítulo II - Gabinete do Reitor

Artigo 2.º

Competências

Compete ao Gabinete do Reitor:

a)Coordenar e assegurar o apoio técnico e operacional aos Órgãos de Governo da Universidade e ao Senado;
b)Assegurar a preparação, organização e encaminhamento do expediente técnico-administrativo e da correspondência associada à atividade dos Órgãos de Governo e do Senado;
c)Arquivar todos os documentos e zelar pela segurança do arquivo, em articulação com o Arquivo da Universidade de Coimbra;
d)Coordenar e assegurar assessoria direta ao Reitor e Equipa Reitoral;
e)Organizar e coordenar as agendas dos membros da equipa reitoral;
f)Promover a coordenação e articulação entre os pelouros da Equipa Reitoral;
g)Assegurar a interface entre os Órgãos de Governo e Senado e as Unidades Orgânicas, Administração, Serviços de Ação Social e Unidades de Extensão Cultural e de Suporte à Formação;
h)Divulgar a informação relevante sobre as decisões e deliberações dos Órgãos de Governo e Senado;
i)Assegurar a interface da Universidade com os Órgãos de Soberania, nomeadamente com a tutela;
j)Gerir os acontecimentos sociais e protocolares da Universidade, assegurando o cumprimento do Protocolo da Universidade;
k)Assegurar a comunicação interna e externa da Universidade de Coimbra, através da sua Divisão de Comunicação;
l)Gerir a Rede de Antigos Estudantes da UC e ligação com as Associações de Antigos Estudantes nacionais e estrangeiros;
m)Assegurar a igualdade no acesso, pela comunidade universitária, aos titulares dos Órgãos de Governo;
n)Assegurar o atendimento das personalidades ou entidades públicas ou privadas que contactem os Órgãos de Governo;
o)Promover a satisfação e conciliação das necessidades de todas as partes interessadas;
p)Gerir os espaços da reitoria bem como o orçamento atribuído ao Gabinete do Reitor;
q)Desempenhar outras funções que lhe sejam cometidas pelo Reitor.

Artigo 3.º

Chefe de Gabinete

1 -O Gabinete do Reitor é dirigido pelo Chefe de Gabinete, livremente nomeado e exonerado pelo Reitor.
2 -O Chefe de Gabinete exerce as suas funções pelo período do mandato do Reitor.
3 -O Chefe de Gabinete é qualificado como cargo de direção intermédia de primeiro grau, nos termos dos Estatutos da Universidade de Coimbra.
4 -Compete ao Chefe de Gabinete dirigir os trabalhadores que exerçam funções no Gabinete do Reitor.
5 -O Chefe de Gabinete tem as demais competências que lhe forem delegadas pelo Reitor.
6 -O Chefe de Gabinete pode ser coadjuvado no exercício das suas funções por um Adjunto, livremente nomeado e exonerado pelo Reitor.
7 -O Adjunto exerce as suas funções pelo período de mandato do Reitor.
8 -O Adjunto é qualificado como cargo de direção intermédia de segundo grau.
9 -O Chefe de Gabinete é substituído, nas suas faltas, ausências e impedimentos, pelo Adjunto.

Secção I - Secretariado

Artigo 4.º

Secretariado

1 -O Gabinete de Reitor integra um Secretariado que assegura o apoio técnico e operacional necessário ao exercício das competências previstas no artigo 2.º
2 -O Secretariado desempenha ainda outras funções que lhe sejam cometidas pelo Chefe de Gabinete.
3 -O Secretariado é coordenado pelo Secretário do Gabinete do Reitor, a designar pelo Reitor.
4 -As funções de Secretário do Gabinete do Reitor são exercidas por trabalhador integrado na categoria de Coordenador Técnico.

Secção II - Núcleo de apoio à Equipa Reitoral

Artigo 5.º

Núcleo de Apoio à Equipa Reitoral

1 -O Gabinete do Reitor integra o núcleo de apoio à Equipa Reitoral, dirigido pelo Chefe de Gabinete.
2 -Para o exercício das competências previstas nas alíneas d) a h) e m) a o), do artigo 2.º, poderão ser nomeados Assessores que apoiam, nomeadamente em termos de assessoria política e técnica, um ou mais membros da Equipa Reitoral.
3 -Os Assessores são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor, de entre trabalhadores com prévio vínculo de emprego público, e exercem as suas funções pelo período de mandato do Reitor.
4 -Os Assessores são remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de terceiro grau.
5 -Podem ainda prestar serviços de assessoria à Equipa Reitoral personalidades que, em face da especialidade de determinadas áreas, reúnam as condições para o bom desempenho dos mesmos, desde que observado o disposto na legislação aplicável.
6 -Os dirigentes e trabalhadores da Universidade de Coimbra devem cooperar com este núcleo, no sentido de prestar a colaboração necessária ao bom exercício das suas funções de apoio à Equipa Reitoral.

Secção III - Divisão de Comunicação

Artigo 6.º

Divisão de Comunicação

1 -A Divisão de Comunicação exerce as suas competências no domínio da coordenação e gestão das iniciativas de comunicação interna e externa da UC, cabendo-lhe designadamente:
1. a)Gerir e articular os canais de comunicação da UC, designadamente no âmbito das relações com os media, das listas de distribuição de correio eletrónico, da revista Rua Larga, da televisão Web e da presença generalista da UC nas redes sociais;
2. b)Gerir o conteúdo editorial da página base da UC na Internet, e coordenar, em geral, a presença da UC na world wide web;
3. c)Divulgar a atividade da UC, particularmente a sua produção de conhecimento;
4. d)Prestar assessoria de imprensa aos Órgãos de Governo da UC;
5. e)Promover e salvaguardar a identidade e imagem da UC, assegurando a harmonização dessa imagem com as demais utilizadas pelas diversas unidades e serviços da UC;
6. f)Proceder à conceção e desenho dos materiais gráficos e multimédia relevantes para as atividades de comunicação da UC, sejam elas da iniciativa da Divisão de Comunicação ou das demais unidades e estruturas da UC;
7. g)Proceder à gestão do arquivo multimédia da UC;
8. h)Coordenar a comunicação dirigida ao público pré-universitário, designadamente através da organização ou participação na organização de eventos, tais como a Universidade de Verão, a presença em feiras de educação e visitas de escolas à UC;
9. i)Prestar serviços especializados à comunidade nas áreas da produção audiovisual e do design de comunicação;
10. j)Apoiar pontualmente a organização e produção de eventos;
11. k)Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 -A Divisão de Comunicação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Capítulo III - Projetos Especiais

Artigo 7.º

Projetos Especiais

1 -Os Projetos Especiais são equipas operativas, criadas em resposta a necessidades não permanentes dos Órgãos de Governo, para desempenho de tarefas ou cumprimento de obrigações de caráter temporário ou sempre que a natureza interdisciplinar ou a especificidade das tarefas o aconselhe.
2 -As Equipas de Projetos Especiais são criadas por Despacho do Reitor, que determina o objeto e âmbito da ação, a composição da equipa, o membro que coordena e o período de funcionamento da equipa.
3 -Os responsáveis de grupos de trabalho ou de projeto poderão ser remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de segundo grau ou inferior, de acordo com o que for fixado em Despacho Reitoral.

Capítulo IV - Outros Órgãos

Artigo 8.º

Gabinete de Auditoria e Controlo Interno

1 -Compete ao Gabinete de Auditoria e Controlo Interno:
1. a)Assegurar o cumprimento de normas e processos, através de rotinas próprias, e intervenções ad hoc por decisão do Reitor ou deliberação do Conselho de Gestão;
2. b)Elaborar o programa anual de auditorias que possibilite avaliar o grau de eficiência e eficácia da cobrança das receitas e a eficiência, eficácia e economicidade das despesas públicas;
3. c)Elaborar parecer sobre medidas tendentes a melhorar a eficiência dos serviços e a modernização do seu funcionamento;
4. d)Definir normas de realização de auditorias aos sistemas de suporte e de informação e promover a realização dessas auditorias;
5. e)Analisar os sistemas de informação e de controlo interno associados à gestão de despesa e de receita e identificação das áreas de risco;
6. f)Executar as ações de auditoria planeadas e outras que lhe sejam atribuídas que permitam avaliar da boa gestão de recursos e do nível de serviços assegurados pelas Unidades Orgânicas, Administração e demais Serviços da Universidade;
7. g)Recolher e manter atualizados, em bases de dados, as normas gerais e internas;
8. h)Acompanhar as auditorias externas, quer sejam promovidas pelos Órgãos de Governo, quer pelos órgãos de tutela inspetiva ou de controlo jurisdicional, bem como colaborar com o Fiscal único sempre que necessário;
9. i)Coordenar a elaboração dos contraditórios aos relatórios de auditoria externa.
10. j)Desenvolver ações de sensibilização junto das Unidades Orgânicas, da Administração e dos demais Serviços da Universidade no sentido de se atingir um maior aperfeiçoamento dos procedimentos adotados.
11. k)Realizar auditorias e proceder ao controlo de gestão de associações, fundações e sociedades nas quais a Universidade de Coimbra detenha participação.
2 -O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 9.º

Observatórios

1 -Os Observatórios são estruturas flexíveis, de reflexão, que integrando docentes e estudantes de diferentes Unidades Orgânicas, contribuem criticamente para o desenvolvimento de temáticas específicas de interesse para a Universidade.
2 -A constituição de Observatórios é decidida pelo Reitor, por iniciativa própria ou sob proposta da Equipa Reitoral, das Unidades Orgânicas, dos Serviços ou da Administração, sendo, para cada caso concreto, definido o objeto e o âmbito de intervenção, os objetivos e a composição do Observatório.
3 -A atividade dos Observatórios cessa por proposta dos seus membros ou por decisão do Reitor, ouvidas as entidades proponentes da sua constituição.

Artigo 10.º

Conselhos

1 -Os Conselhos são órgãos de natureza técnico-científica e/ou consultiva, instituídos na perspetiva de coadjuvar o Reitor, ou os membros da equipa reitoral, na reflexão sobre a orientação de novos processos ou atividades criados no âmbito da missão da Universidade, competindo-lhes participar na definição das linhas gerais e acompanhar o desenvolvimento da área de atuação que originou a respetiva criação.
2 -A criação de Conselhos é decidida pelo Reitor, por iniciativa própria ou sob proposta da Equipa Reitoral, das Unidades Orgânicas, da Administração da Universidade ou dos Serviços de Ação Social, sendo, para cada caso concreto, definido o objeto e o âmbito de intervenção, os objetivos e a sua composição.
3 -Os Conselhos podem ser extintos por iniciativa do Reitor ou sob proposta dos seus membros, ouvidas as entidades proponentes e o respetivo Conselho, sempre que se justifique.
4 -Os membros dos Conselhos são designados por Despacho Reitoral, por um período, em regra, coincidente com o mandato do Reitor.

Artigo 11.º

Coordenadores

1 -Os Coordenadores são órgãos unipessoais, consultivos e de reflexão, criados por área de atuação, na perspetiva de contribuir criticamente para o desenvolvimento de temáticas específicas de interesse para a prossecução da missão da universidade.
2 -Ao Coordenador compete:
1. a)Emitir orientações no sentido de impulsionar a excelência e fomentar o desenvolvimento de programas específicos para o respetivo âmbito, tendo em vista a promoção do setor e a sua evolução qualitativa, em alinhamento com a estratégia definida pela Universidade de Coimbra;
2. b)Emitir pareceres técnico-científicos com vista a promover e incentivar a melhoria contínua das atividades desenvolvidas pelos Serviços da Universidade de Coimbra na respetiva área de intervenção;
3. c)Desenvolver outras atividades similares, dentro do mesmo âmbito, que venham a ser ponderadas como relevantes.
3 -O Coordenador é designado por Despacho Reitoral, por um período, em regra, coincidente com o mandato do Reitor, de entre individualidades da Universidade de Coimbra de reconhecido mérito na respetiva área de intervenção.
4 -O Coordenador, enquanto órgão, pode cessar, a todo o tempo, pela sua vacatura, por iniciativa do Reitor, ou ainda sob proposta do próprio Coordenador.

Artigo 12.º

Provedores

1 -Os Provedores são órgãos unipessoais, de natureza consultiva, que têm como missão a defesa e a promoção de determinadas áreas específicas ou de direitos e interesses legítimos, nomeadamente dos Docentes, dos Investigadores e do Pessoal Técnico, competindo-lhes, sem prejuízo das competências atribuídas a outros órgãos, nomeadamente:
1. a)Apreciar as petições ou reclamações que lhe sejam dirigidas na sua área de atuação;
2. b)Emitir recomendações, propondo ao Reitor as medidas a adotar para prevenir ou reparar situações ilegais ou injustas;
3. c)Emitir parecer sobre questões que se enquadrem no âmbito das suas competências, por iniciativa própria ou por solicitação do Reitor ou de outros órgãos, unidades e serviços da Universidade de Coimbra.
2 -Os Provedores são designados por Despacho Reitoral, por um período, em regra, coincidente com o mandato do Reitor, de entre pessoas de comprovada reputação, credibilidade e integridade pessoal junto da comunidade universitária, com ligação à área de atuação.
3 -Todos os órgãos e serviços da Universidade e das suas Unidades Orgânicas têm o dever de colaborar com os Provedores, de forma a promover o bom desempenho das suas funções.

Artigo 13.º

Comissão de Ética

1 -A Comissão de Ética é um órgão de natureza consultiva que tem como missão contribuir para a observância de princípios da ética e da bioética nas atividades realizadas pela Universidade de Coimbra, designadamente no âmbito da investigação clínica.
2 -Os princípios e regras aplicáveis à composição, constituição, competências e funcionamento da Comissão de Ética constam da legislação aplicável e de regulamento interno que venha a ser aprovado.

Capítulo V - Disposições Finais

Artigo 14.º

Organograma da Reitoria

O organograma da Reitoria é aprovado por Despacho do Reitor.

Artigo 15.º

Projetos especiais e comissões de serviço em curso

1 -As equipas de projeto criadas ao abrigo do Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, Regulamento n.º 424/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 209, de 28 de outubro, que se encontrem atualmente em funções, mantêm-se nos termos em que tenham sido criadas.
2 -Mantém-se em vigor as comissões de serviço dos dirigentes que se encontrem em curso à data da entrada em vigor do presente Regulamento.

Artigo 16.º

Norma revogatória

É revogado o Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, Regulamento n.º 424/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 209, de 28 de outubro, na sua versão atual.

Artigo 17.º

Casos Omissos

Os casos omissos do presente Regulamento são resolvidos por Despacho do Reitor.

Artigo 18.º

Entrada em vigor

Atendendo à natureza orgânica do presente Regulamento, o mesmo entra em vigor no dia 1 de maio de 2019.

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Artigo 8.º

Gabinete de Auditoria e Controlo Interno

1 -Compete ao Gabinete de Auditoria e Controlo Interno:
1. a)Assegurar o cumprimento de normas e processos, através de rotinas próprias, e intervenções ad hoc por decisão do Reitor ou deliberação do Conselho de Gestão;
2. b)Elaborar o programa anual de auditorias que possibilite avaliar o grau de eficiência e eficácia da cobrança das receitas e a eficiência, eficácia e economicidade das despesas públicas;
3. c)Elaborar parecer sobre medidas tendentes a melhorar a eficiência dos serviços e a modernização do seu funcionamento;
4. d)Definir normas de realização de auditorias aos sistemas de suporte e de informação e promover a realização dessas auditorias;
5. e)Analisar os sistemas de informação e de controlo interno associados à gestão de despesa e de receita e identificação das áreas de risco;
6. f)Executar as ações de auditoria planeadas e outras que lhe sejam atribuídas que permitam avaliar da boa gestão de recursos e do nível de serviços assegurados pelas Unidades Orgânicas, Administração e demais Serviços da Universidade;
7. g)Recolher e manter atualizados, em bases de dados, as normas gerais e internas;
8. h)Acompanhar as auditorias externas, quer sejam promovidas pelos Órgãos de Governo, quer pelos órgãos de tutela inspetiva ou de controlo jurisdicional, bem como colaborar com o Fiscal único sempre que necessário;
9. i)Coordenar a elaboração dos contraditórios aos relatórios de auditoria externa.
10. j)Desenvolver ações de sensibilização junto das Unidades Orgânicas, da Administração e dos demais Serviços da Universidade no sentido de se atingir um maior aperfeiçoamento dos procedimentos adotados.
11. k)Realizar auditorias e proceder ao controlo de gestão de associações, fundações e sociedades nas quais a Universidade de Coimbra detenha participação.
2 -O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.